Mục đích sử dụng

Biểu mẫu hồ sơ hoàn công tổng đài SDE được sử dụng để ghi nhận và xác nhận toàn bộ quá trình tháo dỡ, di chuyển và lắp đặt tổng đài viễn thông SDE tại một trạm mới. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng giúp các bên (chủ đầu tư và đơn vị thi công) đối chiếu khối lượng công việc, kiểm tra chất lượng hệ thống và làm cơ sở nghiệm thu, thanh quyết toán công trình. Biểu mẫu này thuộc danh mục hồ sơ hoàn công lắp đặt, yêu cầu phải được điền đầy đủ, chính xác trước khi đưa công trình vào khai thác sử dụng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện thi công (bên B) là kỹ thuật viên trưởng hoặc cán bộ phụ trách thi công lập và điền thông tin. Sau đó, giám sát thi công (bên A) sẽ kiểm tra, đối chiếu thực tế và ký xác nhận. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi hoàn thành việc lắp đặt, chạy thử và kiểm tra toàn bộ hệ thống tổng đài SDE tại trạm mới. Biểu mẫu cần được hoàn thiện trước khi tiến hành họp nghiệm thu chính thức giữa hai bên.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số công văn: Ghi số hồ sơ theo quy định của công ty, ví dụ: 01/2025/HSHC/CT-ABC. Đây là số duy nhất để quản lý hồ sơ.
2. Địa điểm và ngày tháng: Ghi rõ địa danh (ví dụ: Hà Nội) và ngày tháng năm lập hồ sơ. Ngày tháng phải trùng với thời điểm hoàn thành thi công thực tế.
3. Công trình và hạng mục: Ghi tên công trình là "Mạng Viễn thông nội tỉnh" kèm tên tỉnh/thành phố. Hạng mục ghi rõ "Tháo dỡ di chuyển lắp đặt Tổng đài SDE có dung lượng ... số". Điền dung lượng thực tế của tổng đài.
4. Thông tin trạm cũ và trạm mới: Ghi chính xác tên trạm cũ (trạm nguồn) và trạm mới (trạm VT đích). Ví dụ: từ trạm VT A đến trạm VT B. Đây là thông tin quan trọng để xác định phạm vi di chuyển.
5. Phần I - Yêu cầu của trạm tổng đài: Điền kích thước thực tế (dài, rộng, cao) của phòng đặt tổng đài, phòng nguồn ắc quy và phòng đặt giá MDF. Đơn vị tính là mét. Ghi rõ sơ đồ đấu nối điện, máy nắn, ắc quy; hệ thống điều hòa (thiết bị, số lượng); và giá trị điện trở đất đo được.
6. Phần II - Quá trình thực hiện: Chọn loại công trình là "Di chuyển lắp đặt Tổng đài". Ghi hãng cung cấp (SIEMENS), tên và số hiệu tổng đài (SDE – DLUA). Điền dung lượng thuê bao tối đa và đã sử dụng (đơn vị Lines). Với trung kế PCM, ghi số luồng 2Mb/s tối đa và đã sử dụng; với trung kế E&M, ghi số lượng tối đa và đã sử dụng.
7. Phần III - Kiểm tra hệ thống: Ghi kết quả kiểm tra bộ nguồn (tốt/không tốt), kiểm tra Card Test thuê bao, thử thông thoại gọi ra và gọi vào (đều ghi "Tốt"), thử luồng tại tổng đài. Nếu có vấn đề, ghi rõ chi tiết ở dòng trống.
8. Phần IV - Thiết bị và vật tư: Ghi rõ việc sử dụng toàn bộ vật tư thiết bị theo cấu hình cũ tháo dỡ. Ở bảng vật tư phụ trợ, điền đầy đủ danh mục, đơn vị tính, số lượng và ghi chú (nếu có) cho từng loại vật tư do công ty cung cấp.
9. Phần V - Nhận xét chung: Ghi nhận xét về tình trạng hoạt động của tổng đài sau lắp đặt. Mẫu có sẵn câu "Sau khi lắp đặt xong và chạy thử Tổng đài hoạt động ổn định, đủ điều kiện khai thác sử dụng, công trình không còn gì tồn tại". Nếu có vấn đề phát sinh, ghi rõ tại đây.
10. Ký xác nhận: Giám sát thi công (bên A) và Đại diện thi công (bên B) ký, ghi rõ họ tên và chức vụ. Chữ ký phải được thực hiện tại buổi nghiệm thu.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ thông số kỹ thuật (kích thước phòng, dung lượng, số luồng) phải được đo đạc và kiểm tra thực tế, không được ước lượng hoặc sao chép từ hồ sơ cũ.
• Biểu mẫu phải được đánh máy hoặc viết tay bằng mực xanh/đen, không tẩy xóa. Nếu sai, phải làm lại tờ mới.
• Phần kiểm tra hệ thống (mục III) bắt buộc phải có chữ ký xác nhận của kỹ thuật viên kiểm tra trước khi đưa vào biểu mẫu chính thức.
• Bảng vật tư phụ trợ (mục IV.2) cần được đối chiếu với phiếu xuất kho thực tế để đảm bảo số lượng khớp đúng.
• Biểu mẫu này cần được lưu trữ cùng các tài liệu kèm theo như bản vẽ hoàn công, nhật ký thi công, biên bản kiểm tra điện trở đất.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa dung lượng tối đa và dung lượng đã sử dụng của thuê bao và trung kế, dẫn đến sai số liệu thống kê.
• Bỏ sót thông tin về hệ thống điều hòa hoặc điện trở đất ở phần I, gây thiếu cơ sở đánh giá điều kiện vận hành của tổng đài.
• Ghi sai tên trạm cũ và trạm mới, đặc biệt khi có nhiều trạm trung gian hoặc tên trạm dễ nhầm lẫn.
• Không ghi đơn vị tính (m, Lines, luồng 2Mb/s) cho các thông số, làm mất tính chính xác của hồ sơ.
• Phần nhận xét chung để trống hoặc chỉ ghi "đạt" mà không có chữ ký xác nhận của cả hai bên, dẫn đến hồ sơ không hợp lệ.
• Bảng vật tư phụ trợ không điền đầy đủ cột "Ghi chú", đặc biệt khi có vật tư thay thế hoặc phát sinh ngoài thiết kế.