Hướng dẫn điền biểu mẫu hồ sơ hoàn công lắp đặt cáp quang

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu hồ sơ hoàn công này được sử dụng để ghi nhận và xác nhận việc hoàn thành công trình lắp đặt mạng truyền dẫn cáp quang, cụ thể là lắp đặt thiết bị đầu cuối cáp quang FLX150/600 của hãng FUJITSU Nhật Bản. Hồ sơ này là căn cứ pháp lý quan trọng để các bên (Bên A - Bưu điện tỉnh và Bên B - Công ty Cổ phần ABC) tiến hành nghiệm thu, thanh quyết toán công trình. Đây là tài liệu bắt buộc phải có sau khi hoàn thành lắp đặt, giúp đảm bảo mọi hạng mục đã được thực hiện đúng thiết kế và đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đại diện Bên B (Công ty Cổ phần ABC) - cụ thể là bộ phận phụ trách lắp đặt hoặc quản lý dự án - chịu trách nhiệm soạn thảo và điền thông tin. Thời điểm điền biểu mẫu là ngay sau khi hoàn thành toàn bộ công việc lắp đặt thiết bị đầu cuối cáp quang tại các trạm, trước khi tiến hành họp nghiệm thu với Bên A. Hồ sơ này cần được hoàn thiện và có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan (Bên A, Bên B, Giám sát thi công) để làm cơ sở thanh toán.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số hiệu hồ sơ (Số: ...../năm/HSHC/CT-ABC): Điền số thứ tự của hồ sơ hoàn công theo quy định của công ty, kèm theo năm lập hồ sơ. Ví dụ: 01/2024/HSHC/CT-ABC.
2. Địa danh và ngày tháng (Hà nội, ngày……tháng…….năm .........): Ghi rõ địa danh (thường là Hà Nội hoặc nơi đặt trụ sở chính) và ngày, tháng, năm lập hồ sơ. Ngày tháng này phải trùng hoặc sau ngày hoàn thành công trình.
3. Công trình (Mạng Truyền dẫn cáp Quang tỉnh ......................................): Ghi tên tỉnh nơi lắp đặt mạng truyền dẫn cáp quang. Ví dụ: tỉnh Hải Dương, tỉnh Bắc Ninh.
4. Tuyến (Tuyến .............................................................................): Ghi tên tuyến cáp quang cụ thể. Ví dụ: Tuyến Hà Nội - Hải Phòng, Tuyến nội hạt thành phố Vinh.
5. Trạm (Trạm :............................................................................................): Ghi tên trạm đầu cuối nơi lắp đặt thiết bị. Ví dụ: Trạm viễn thông huyện A, Trạm BTS số 5.
6. Thuộc bưu điện tỉnh (Thuộc bưu điện tỉnh :........................................................................): Ghi tên Bưu điện tỉnh quản lý trạm đó. Ví dụ: Bưu điện tỉnh Thái Nguyên.
7. Căn cứ hợp đồng số: Ghi số hợp đồng đã ký giữa Bưu điện tỉnh và Công ty Cổ phần ABC, kèm ngày ký hợp đồng. Đây là căn cứ pháp lý cho toàn bộ công trình.
8. Phần nội dung chính (1-5): Đây là các mục mô tả kết quả và tài liệu đính kèm. Người điền cần kiểm tra và đánh dấu các phụ lục đã có (phụ lục 1, 2A, 2B, 3, sơ đồ). Phần "Nhận xét chung" thường được soạn sẵn, chỉ cần điền tên tuyến vào chỗ trống và ký xác nhận.
9. Đại diện các bên ký tên: Phần cuối hồ sơ dành cho chữ ký của Đại diện Bên A (Bưu điện tỉnh), Đại diện Bên B (Công ty ABC), Đại diện Giám sát thi công (Bên A) và Phụ trách lắp đặt (Bên B). Mỗi người ký phải ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có).

Lưu ý quan trọng

• Hồ sơ hoàn công phải được lập thành 04 bản, mỗi bên (Bên A và Bên B) giữ 02 bản, tất cả đều có giá trị pháp lý như nhau.
• Tất cả các thông tin về tên công trình, tuyến, trạm, hợp đồng phải khớp chính xác với hồ sơ thiết kế và hợp đồng đã ký. Sai sót nhỏ cũng có thể gây chậm trễ trong thanh quyết toán.
• Các phụ lục đính kèm (kết quả đo, thiết bị, vật tư, sơ đồ) phải được chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan trước khi đóng vào hồ sơ chính.
• Chữ ký của các bên phải được thực hiện trực tiếp, không được ký thay hoặc ký trước. Người ký phải đúng thẩm quyền theo quy định của từng đơn vị.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn số hiệu hợp đồng hoặc ngày ký hợp đồng, dẫn đến hồ sơ không khớp với thực tế và bị từ chối thanh toán.
• Bỏ sót hoặc điền sai tên tuyến, tên trạm, gây khó khăn cho việc đối chiếu với thiết kế và biên bản nghiệm thu.
• Không đính kèm đầy đủ các phụ lục (phụ lục 1, 2A, 2B, 3, sơ đồ) hoặc phụ lục không có chữ ký xác nhận của các bên.
• Ngày tháng lập hồ sơ không thống nhất giữa các bản sao hoặc không phù hợp với thời gian thực tế hoàn thành công trình.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên (Bên A, Bên B, Giám sát thi công, Phụ trách lắp đặt) hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền.