Mục đích sử dụng

Biểu mẫu hồ sơ hoàn công BTS được sử dụng để ghi nhận và xác nhận việc hoàn thành công trình lắp đặt thiết bị thông tin tại trạm BTS. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng, làm căn cứ để nghiệm thu, thanh quyết toán và bàn giao công trình giữa đơn vị đầu tư và đơn vị thi công. Hồ sơ này giúp kiểm soát chất lượng, khối lượng công việc đã thực hiện, đồng thời là cơ sở để lưu trữ thông tin kỹ thuật của trạm.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do đội trưởng lắp đặt của đơn vị thi công (Công ty CT-ABC) chịu trách nhiệm điền thông tin chi tiết. Sau đó, đại diện đơn vị đầu tư (Trung tâm Dịch vụ EFG) và giám sát thi công sẽ kiểm tra, xác nhận và ký duyệt. Hồ sơ được lập ngay sau khi công trình lắp đặt trạm BTS hoàn thành 100%, trước khi đưa vào vận hành chính thức. Thời điểm lập hồ sơ là khi tất cả các hạng mục trong phòng máy và ngoài trời đã được thi công xong, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phần tiêu đề và thông tin chung: Ghi rõ số hồ sơ theo định dạng "....../năm/HSHC/CT-ABC/", địa điểm lập hồ sơ và ngày tháng năm hoàn thành. Điền tên công trình và tên trạm BTS vào các dòng tương ứng.
2. Mục I - Chỉ tiêu trạm: Ghi loại tháp Anten, khoảng cách từ tháp vào phòng máy, độ dài Feeder và độ cao Anten so với mặt đất. Các số liệu này phải đo đạc thực tế tại hiện trường.
3. Mục II - Thời gian thi công: Ghi chính xác ngày khởi công và ngày hoàn thành công trình. Thời gian phải khớp với nhật ký thi công và biên bản nghiệm thu.
4. Mục III - Mô tả lắp đặt trạm BTS (Phần A - Trong phòng máy): Điền chi tiết các thông số về phòng máy (kích thước, độ cao), thiết bị đã lắp đặt (tủ BTS, tủ RECT, khối ắc quy), hệ thống cầu cáp, tiếp đất, chiếu sáng, cảnh báo và điều hòa. Ghi rõ số lượng, chủng loại và thông số kỹ thuật của từng hạng mục.
5. Mục III - Mô tả lắp đặt trạm BTS (Phần B - Ngoài trời): Ghi số lượng bộ gá Anten, loại Anten, số lượng đầu nối Jumper, số sợi cáp Feeder và độ dài mỗi sợi, số điểm tiếp đất cho cáp Feeder và số tấm bịt lỗ Feeder.
6. Mục IV - Danh mục vật tư thiết bị: Liệt kê tất cả vật tư, thiết bị do Công ty CT-ABC cung cấp. Điền đầy đủ tên vật tư, đơn vị tính, số lượng thực tế đã sử dụng và quy cách phẩm chất. Các mục như bộ gá Anten, kẹp cáp feeder, cao su non, băng dính, đầu cốt, lạt nhựa cần được ghi chính xác.
7. Mục IV - Kết luận: Ghi tên công trình, xác nhận công trình đã thực hiện xong, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và chất lượng. Ghi rõ số bản hồ sơ được lập (04 bản). Cuối cùng, các bên liên quan ký tên và đóng dấu.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ số liệu trong hồ sơ phải được đo đạc, kiểm đếm thực tế tại công trình, không được ước lượng hoặc sao chép từ hồ sơ khác.
• Phần mô tả lắp đặt phải chi tiết, cụ thể, tránh viết chung chung. Mỗi hạng mục cần ghi rõ số lượng, chủng loại, thông số kỹ thuật.
• Danh mục vật tư thiết bị phải khớp với thực tế thi công và phiếu xuất kho. Kiểm tra kỹ đơn vị tính và số lượng của từng loại vật tư.
• Hồ sơ phải được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản. Tất cả các bản đều có giá trị pháp lý như nhau.
• Chữ ký của đại diện đơn vị đầu tư, giám sát thi công và đại diện đơn vị thi công phải đầy đủ, rõ ràng và có đóng dấu (nếu có).

Lỗi thường gặp

• Ghi sai hoặc thiếu số hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, dẫn đến khó khăn trong quản lý và tra cứu sau này.
• Bỏ sót các thông số kỹ thuật quan trọng như độ cao Anten, độ dài Feeder, kích thước phòng máy, gây thiếu cơ sở nghiệm thu.
• Phần mô tả lắp đặt quá sơ sài, không ghi rõ số lượng và chủng loại thiết bị, làm giảm giá trị pháp lý của hồ sơ.
• Danh mục vật tư không khớp với thực tế, thiếu hoặc thừa vật tư so với biên bản nghiệm thu, gây sai lệch trong thanh quyết toán.
• Thiếu chữ ký hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền của các bên liên quan, khiến hồ sơ không hợp lệ.
• Nhầm lẫn giữa các loại thiết bị như tủ BTS, tủ RECT, khối ắc quy, dẫn đến sai sót trong mô tả kỹ thuật.