Hướng dẫn điền biểu mẫu Quyết định lương thử việc BMTV-02

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMTV-02 "Quyết định lương thử việc" được sử dụng để ban hành quyết định chính thức về việc tiếp nhận nhân sự mới vào thử việc tại công ty, đồng thời xác lập các chế độ lương, phụ cấp và thời gian thử việc cụ thể. Văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng để thực hiện các thủ tục hành chính, tính lương và quản lý nhân sự trong giai đoạn thử việc. Biểu mẫu giúp đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và tuân thủ đúng quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ nhân sự (Ban Nhân lực) soạn thảo sau khi có tờ trình tiếp nhận thử việc đã được Ban Giám đốc phê duyệt. Thời điểm điền là trước khi nhân sự mới chính thức bắt đầu ngày làm việc đầu tiên, nhằm đảm bảo quyết định có hiệu lực đúng ngày bắt đầu thử việc. Người ký quyết định là người có thẩm quyền theo quy định của công ty (thường là Giám đốc hoặc Trưởng phòng Nhân sự). Cán bộ nhân sự có trách nhiệm nhập đầy đủ thông tin, trình ký và lưu trữ văn bản theo đúng quy trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục (1) - Mã số quyết định: Cán bộ nhân sự đánh số thứ tự ban hành quyết định trong năm, bắt đầu từ 01. Định dạng: Số thứ tự / Năm / QĐNS - Tên đơn vị. Ví dụ: 01/2024/QĐNS-HCNS.
2. Mục (2) - Ngày tháng ban hành: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi văn bản được ban hành. Ngày này thường trùng hoặc trước ngày bắt đầu thử việc.
3. Mục (3) và (4) - Chức vụ người ra quyết định: Ghi chức danh của người có thẩm quyền ký quyết định, ví dụ: "Giám đốc Công ty" hoặc "Trưởng phòng Nhân sự".
4. Mục (5) - Tên đơn vị ban hành: Ghi tên đầy đủ của công ty hoặc chi nhánh nơi ban hành quyết định.
5. Mục (6) - Chức vụ người ra quyết định (nhắc lại): Ghi lại chức vụ như mục (3) để đảm bảo tính thống nhất của văn bản.
6. Mục (7) - Số tờ trình: Ghi rõ số tờ trình tiếp nhận thử việc đã được Ban Giám đốc phê duyệt, ví dụ: "số 12/2024/TT-NS".
7. Mục (8) và (13) và (17) và (18) - Tên người được nhận quyết định: Ghi đầy đủ họ và tên của nhân sự mới vào thử việc. Các mục này phải giống nhau.
8. Mục (9) - Nơi làm việc: Ghi địa điểm cụ thể nơi nhân sự sẽ làm việc, ví dụ: "Văn phòng Hà Nội" hoặc "Nhà máy Bình Dương".
9. Mục (10) - Đơn vị công tác: Ghi tên phòng/ban/bộ phận trực thuộc, ví dụ: "Phòng Kinh doanh" hoặc "Ban Kỹ thuật".
10. Mục (11) - Vị trí công tác: Ghi tên vị trí chính thức mà nhân sự đảm nhận, ví dụ: "Nhân viên Marketing" hoặc "Chuyên viên Tuyển dụng".
11. Mục (12) - Ngày hiệu lực: Ghi ngày bắt đầu thử việc, thường là thứ Hai đầu tuần hoặc ngày đầu tháng.
12. Mục (14) - Lương cơ bản: Ghi số tiền lương cơ bản bằng số, ví dụ: "8.000.000".
13. Mục (15) - Lương bằng chữ: Viết số tiền lương cơ bản bằng chữ, ví dụ: "Tám triệu đồng/tháng".
14. Mục (16) - Phụ cấp: Liệt kê các khoản phụ cấp nếu có, ví dụ: "Phụ cấp ăn trưa: 500.000 đồng/tháng". Nếu không có, ghi "Không".
15. Mục (19) - Tên đơn vị nhận lương: Ghi tên phòng/ban nơi nhân sự nhận lương, thường trùng với mục (10).
16. Mục (20) - Tên công ty: Ghi tên đầy đủ của công ty ban hành quyết định.
17. Mục (21) - Chức danh người ký: Ghi chức danh của người ký quyết định, ví dụ: "Giám đốc".
18. Mục (22) - Họ tên người ký: Ghi họ và tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký.

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ tính thống nhất giữa các mục: tên người lao động phải giống nhau ở mục (8), (13), (17), (18).
• Đảm bảo số tờ trình (mục 7) đã được phê duyệt trước khi soạn thảo quyết định. Không tự ý ban hành nếu chưa có phê duyệt.
• Mức lương cơ bản và phụ cấp phải khớp với tờ trình đã được duyệt và quy chế lương thưởng hiện hành.
• Thời gian thử việc tối đa không quá 02 tháng đối với công việc có trình độ chuyên môn cao, hoặc theo quy định của Bộ luật Lao động.
• Ngày hiệu lực của quyết định không được trước ngày ký. Nếu cần hiệu lực từ ngày trước đó, phải có điều khoản hồi tố rõ ràng.
• Lưu ý mức hưởng 80% tổng mức lương trong thời gian thử việc đã được quy định sẵn, không cần điều chỉnh.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "lương cơ bản" và "tổng mức lương": Lương cơ bản là mức lương chính, tổng mức lương bao gồm cả phụ cấp. Cần phân biệt rõ khi tính 80%.
• Quên điền mục phụ cấp hoặc điền không đúng định dạng: Nếu không có phụ cấp, phải ghi rõ "Không" thay vì để trống.
• Sai số thứ tự quyết định: Đánh số trùng hoặc nhảy số do không kiểm tra sổ theo dõi. Cần đối chiếu với các quyết định đã ban hành trong năm.
• Thiếu chữ ký hoặc con dấu: Quyết định chỉ có hiệu lực khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của công ty.
• Ghi sai ngày tháng: Ngày ban hành, ngày hiệu lực và ngày ký phải logic, không được mâu thuẫn nhau.
• Không ghi rõ nơi nhận: Thiếu thông tin "Ban TGĐ" hoặc "Lưu VP" sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi và lưu trữ.