Hướng dẫn điền Thư mời nhận việc BMNS-13 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNS-13 Thư mời nhận việc được sử dụng để chính thức thông báo cho ứng viên đã trúng tuyển về quyết định tuyển dụng của công ty. Văn bản này xác nhận các điều khoản làm việc cơ bản như chức danh, nơi làm việc, ngày nhận việc, thời gian thử việc và mức lương. Đây là cơ sở pháp lý để hai bên tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức sau này. Đồng thời, thư mời cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng của công ty đối với ứng viên.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Nhân sự (cụ thể là chuyên viên tuyển dụng hoặc Giám đốc Nhân sự) chịu trách nhiệm soạn thảo và điền thông tin. Thời điểm điền là ngay sau khi ứng viên vượt qua tất cả các vòng phỏng vấn và hội đồng tuyển dụng đã thống nhất phương án tuyển dụng. Thư mời cần được gửi đến ứng viên trước ngày nhận việc dự kiến ít nhất 3-5 ngày làm việc để ứng viên có thời gian cân nhắc và chuẩn bị. Trong một số trường hợp, Giám đốc Nhân sự hoặc người có thẩm quyền ký duyệt sẽ ký tên và đóng dấu công ty trước khi gửi.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Dòng đầu tiên (địa danh và ngày tháng): Điền địa danh nơi công ty đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh tuyển dụng (ví dụ: TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội). Sau đó điền ngày, tháng, năm hiện tại theo đúng định dạng ngày ….. tháng …. năm 20…
2. Kính gửi: Anh/Chị …: Ghi đầy đủ họ tên của ứng viên trúng tuyển, viết hoa chữ cái đầu và không viết tắt. Ví dụ: Nguyễn Văn A.
3. Địa chỉ và Điện thoại: Ghi chính xác địa chỉ thường trú hoặc liên lạc của ứng viên theo hồ sơ đã nộp. Số điện thoại ghi đủ 10 số, có mã vùng nếu là số cố định.
4. Làm việc tại: Ghi rõ tên công ty, chi nhánh hoặc địa điểm làm việc cụ thể (ví dụ: Công ty ABC – Lầu 3, Tòa nhà XYZ, số 123 đường Lê Lợi, Quận 1).
5. Chức danh công việc: Ghi chính xác tên vị trí công việc mà ứng viên sẽ đảm nhận, đúng với thông tin đã trao đổi trong buổi phỏng vấn (ví dụ: Chuyên viên Marketing, Nhân viên Kế toán).
6. Báo cáo trực tiếp cho: Ghi họ tên và chức vụ của người quản lý trực tiếp mà ứng viên sẽ báo cáo công việc (ví dụ: Ông Trần Văn B – Trưởng phòng Kinh doanh).
7. Ngày nhận việc và Thời gian thử việc: Điền ngày tháng năm cụ thể mà ứng viên bắt đầu đi làm. Thời gian thử việc ghi rõ số tháng (thường là 1-2 tháng đối với nhân viên, 2-3 tháng đối với quản lý).
8. Thời giờ làm việc: Ghi rõ khung giờ làm việc hàng ngày và số ngày làm việc trong tuần (ví dụ: Từ thứ Hai đến thứ Sáu, 8h00 – 17h00, nghỉ trưa 12h00 – 13h00).
9. Lương và Lương thử việc: Ghi rõ mức lương chính thức sau thử việc và mức lương thử việc (thường bằng 85% lương chính thức). Ghi bằng số và bằng chữ để tránh nhầm lẫn.
10. Các khoản phụ cấp khác (nếu có): Liệt kê các khoản phụ cấp như tiền xăng, tiền điện thoại, tiền ăn trưa, phụ cấp nhà ở… Nếu không có, ghi “Không” hoặc để trống.
11. Người liên hệ và Chức vụ: Ghi họ tên và chức vụ của người sẽ tiếp nhận và hướng dẫn ứng viên trong ngày đầu nhận việc (thường là nhân viên Nhân sự hoặc quản lý trực tiếp).

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của ứng viên (họ tên, địa chỉ) để tránh sai sót gây mất thiện cảm.
• Đảm bảo mức lương và các điều khoản trong thư mời khớp hoàn toàn với quyết định của hội đồng tuyển dụng và ngân sách đã phê duyệt.
• Thư mời phải được ký bởi Giám đốc Nhân sự hoặc người có thẩm quyền, và đóng dấu công ty (nếu có quy định).
• Lưu bản scan hoặc bản cứng của thư mời đã gửi vào hồ sơ tuyển dụng của ứng viên để làm căn cứ sau này.
• Gửi thư mời đúng hạn, tránh để ứng viên chờ đợi quá lâu dẫn đến mất cơ hội tuyển dụng.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa lương thử việc và lương chính thức, ghi ngược hai giá trị này với nhau.
• Quên điền ngày nhận việc hoặc điền ngày đã qua, gây khó khăn cho ứng viên trong việc sắp xếp thời gian.
• Ghi sai chức danh công việc so với vị trí đã phỏng vấn, dẫn đến hiểu lầm và khiếu nại sau này.
• Không ghi rõ thời gian thử việc, hoặc ghi thời gian thử việc dài hơn quy định của Bộ luật Lao động.
• Bỏ sót các khoản phụ cấp đã hứa trong buổi phỏng vấn, khiến ứng viên cảm thấy không được tôn trọng.