Hướng dẫn điền mẫu BMNS-11 Thư cảm ơn tuyển dụng

Mục đích sử dụng

Mẫu BMNS-11 – Thư cảm ơn tuyển dụng được sử dụng để gửi đến các ứng viên đã tham gia phỏng vấn nhưng không trúng tuyển. Mục đích chính của thư là thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và trân trọng của công ty đối với thời gian và sự quan tâm của ứng viên. Đồng thời, thư giúp duy trì hình ảnh thương hiệu tuyển dụng tích cực, tạo thiện cảm để ứng viên có thể quay lại ứng tuyển trong tương lai. Đây là một phần quan trọng trong quy trình quản trị nhân sự, thuộc danh mục hệ thống quản trị nhân sự.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận Nhân sự (cụ thể là chuyên viên tuyển dụng hoặc trợ lý nhân sự) thực hiện. Thư được soạn thảo và gửi sau khi kết thúc vòng phỏng vấn và có kết quả tuyển dụng chính thức, thường là trong vòng 3-5 ngày làm việc kể từ ngày phỏng vấn. Người điền cần có thông tin đầy đủ về ứng viên (họ tên, chức danh dự tuyển) và sự phê duyệt từ Giám đốc Nhân sự trước khi gửi thư. Thư này không dành cho ứng viên trúng tuyển – những trường hợp đó sẽ nhận được thư mời nhận việc riêng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Địa danh và ngày tháng: Điền tên thành phố hoặc tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính (ví dụ: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh), sau đó ghi ngày tháng năm hiện tại theo định dạng ngày … tháng … năm 20… Lưu ý viết số ngày và tháng bằng chữ số, năm viết đủ 4 chữ số.
2. Kính gửi Anh/Chị: Ghi đầy đủ họ và tên của ứng viên (ví dụ: Nguyễn Văn A). Không viết tắt, không thêm chức danh hay học vị. Đây là trường quan trọng nhất vì thể hiện sự tôn trọng cá nhân ứng viên.
3. Chức danh công việc dự tuyển: Nhập chính xác tên vị trí mà ứng viên đã ứng tuyển (ví dụ: Chuyên viên Marketing, Nhân viên Kế toán). Thông tin này lấy từ hồ sơ ứng tuyển hoặc email xác nhận phỏng vấn.
4. Phần nội dung thư: Toàn bộ phần văn bản từ "Chúng tôi chân thành cảm ơn..." đến "...hợp tác trong tương lai" là văn bản mẫu cố định, không cần chỉnh sửa. Người điền chỉ cần kiểm tra chính tả và đảm bảo tên ứng viên, chức danh đã được điền đúng ở các trường phía trên.
5. Giám đốc Nhân sự: Dòng này để trống để lãnh đạo ký tên hoặc đóng dấu. Nếu thư được gửi điện tử, có thể để tên và chức danh của Giám đốc Nhân sự kèm chữ ký số. Không tự ý ký thay nếu chưa có sự cho phép.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ tên ứng viên và chức danh công việc trước khi gửi – sai tên là lỗi rất mất thiện cảm.
• Thư này chỉ dành cho ứng viên không trúng tuyển, tuyệt đối không gửi nhầm cho người đã được nhận việc.
• Nên gửi thư trong vòng 1 tuần sau khi có kết quả tuyển dụng để ứng viên không phải chờ đợi quá lâu.
• Giữ lại bản sao hoặc file mềm của thư đã gửi để lưu vào hồ sơ tuyển dụng, phục vụ cho việc kiểm tra sau này.
• Nếu công ty có chính sách gửi thư qua email, hãy scan hoặc chụp lại thư đã ký để đính kèm, thay vì gửi file Word chưa hoàn chỉnh.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa thư cảm ơn tuyển dụng (từ chối) và thư mời nhận việc – dẫn đến gửi sai nội dung cho ứng viên.
• Quên điền ngày tháng hoặc điền ngày tháng không chính xác, gây mất tính chuyên nghiệp.
• Viết tên ứng viên sai chính tả hoặc thiếu dấu, đặc biệt với các tên có dấu tiếng Việt.
• Gửi thư quá muộn (sau 2-3 tuần) khiến ứng viên đã tìm được việc khác và không còn quan tâm đến phản hồi.
• Không lưu lại bản copy thư đã gửi, gây khó khăn khi cần đối chiếu hoặc báo cáo tuyển dụng.