Hướng dẫn điền Thư mời phỏng vấn lần 1 BMNS-08 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNS-08 Thư mời phỏng vấn lần 1 được thiết kế để chính thức mời ứng viên đã vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ hoặc vòng phỏng vấn sơ bộ đến tham dự vòng phỏng vấn chuyên sâu tại công ty. Mục đích chính của thư là xác nhận thông tin về thời gian, địa điểm và đầu mối liên hệ, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và trân trọng của doanh nghiệp đối với ứng viên. Thư này cũng giúp bộ phận Nhân sự quản lý lịch trình tuyển dụng một cách bài bản, tránh nhầm lẫn giữa các ứng viên ở các vị trí khác nhau.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do chuyên viên tuyển dụng hoặc nhân viên Phòng Quản lý Nguồn Nhân lực (HR) trực tiếp soạn thảo và gửi đi. Thư được tạo ra ngay sau khi ứng viên hoàn thành vòng phỏng vấn đầu tiên (vòng sơ loại qua điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp sơ bộ) và được đánh giá là đủ điều kiện để bước vào vòng phỏng vấn lần 1 chính thức. Thông thường, thư sẽ được gửi cho ứng viên trước ngày phỏng vấn ít nhất 2-3 ngày làm việc để ứng viên có thời gian sắp xếp công việc cá nhân. Giám đốc Nhân sự hoặc người có thẩm quyền sẽ ký duyệt thư trước khi gửi.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Địa danh và ngày tháng: Điền tên tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính (ví dụ: TP. Hồ Chí Minh) và ngày tháng năm hiện tại khi soạn thảo thư. Ngày tháng này không phải là ngày phỏng vấn.
2. Kính gửi (Anh/Chị …): Ghi rõ họ tên đầy đủ của ứng viên, viết hoa chữ cái đầu, không viết tắt. Ví dụ: Anh/Chị Nguyễn Văn A.
3. Tên công ty: Điền tên đầy đủ của công ty bạn, có thể kèm tên viết tắt nếu có quy định. Đây là phần tiêu đề thư.
4. Ngày tiếp xúc trước đó: Ghi lại ngày tháng năm diễn ra buổi tiếp xúc/ phỏng vấn sơ bộ giữa ứng viên và đại diện Phòng Nhân sự. Điền đúng định dạng ngày/tháng/năm.
5. Vòng phỏng vấn đã qua: Xác định rõ ứng viên đã vượt qua vòng nào (ví dụ: vòng sơ loại qua điện thoại, vòng phỏng vấn trực tiếp lần 1, vòng test chuyên môn). Ghi số vòng tương ứng.
6. Thời gian phỏng vấn lần 1: Ghi chính xác giờ (theo định dạng 24h) và ngày tháng năm của buổi phỏng vấn sắp tới. Ví dụ: 14 giờ 00 ngày 15/06/2025.
7. Địa điểm phỏng vấn: Ghi rõ địa chỉ trụ sở công ty, bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, thành phố. Nếu có tên tòa nhà hoặc số tầng, cần ghi thêm để ứng viên dễ tìm.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của ứng viên (họ tên, vị trí dự tuyển) trước khi in ấn hoặc gửi email để tránh nhầm lẫn giữa các ứng viên khác nhau.
• Thời gian và địa điểm phỏng vấn phải được xác nhận trước với người phỏng vấn (trưởng bộ phận chuyên môn) để đảm bảo không trùng lịch.
• Thư mời nên được đóng dấu công ty (nếu gửi bản cứng) hoặc ký số (nếu gửi email) để tăng tính pháp lý và chuyên nghiệp.
• Lưu lại bản scan hoặc bản mềm của thư đã gửi vào hồ sơ tuyển dụng của ứng viên để phục vụ cho việc đối chiếu sau này.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ngày soạn thảo thư và ngày phỏng vấn: Nhiều nhân viên mới thường điền ngày phỏng vấn vào phần ngày tháng ở đầu thư, gây sai sót về mặt hành chính.
• Bỏ sót thông tin vòng phỏng vấn đã qua: Nếu không ghi rõ vòng, ứng viên có thể bối rối không biết mình đang ở giai đoạn nào của quy trình tuyển dụng.
• Ghi địa điểm thiếu chi tiết: Chỉ ghi tên công ty mà không ghi số nhà, tên đường khiến ứng viên khó tìm đường đến đúng địa điểm.
• Không cập nhật tên người ký: Thư phải được ký bởi Giám đốc Nhân sự hoặc người được ủy quyền, nếu thay đổi nhân sự cần cập nhật ngay.