Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNS-06 Danh sách ứng viên được thiết kế để tập hợp và quản lý toàn bộ hồ sơ ứng viên trong một đợt tuyển dụng cụ thể. Biểu mẫu này giúp bộ phận Nhân sự hệ thống hóa thông tin ứng viên từ khâu nhận hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn cho đến ghi nhận kết quả tuyển chọn. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra minh bạch, có kiểm soát và dễ dàng tra cứu sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Cán bộ Nhân lực – Hệ thống chịu trách nhiệm lập và cập nhật. Thời điểm lập biểu mẫu là sau khi bộ phận Nhân sự đã tập hợp đầy đủ hồ sơ ứng viên cho một vị trí tuyển dụng. Biểu mẫu được hoàn thiện dần qua các bước: lập danh sách ban đầu, sắp xếp lịch phỏng vấn (cột 6), và ghi nhận kết quả cuối cùng (cột 7). Trưởng phòng Tổ chức Hành chính Nhân sự sẽ ký duyệt biểu mẫu sau khi hoàn tất quy trình.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Lần tuyển dụng: Ghi số lần tuyển dụng cho chức danh này (ví dụ: Lần 1, Lần 2) để phân biệt các đợt tuyển khác nhau.
2. Chức danh tuyển dụng: Ghi rõ tên vị trí công việc cần tuyển, ví dụ: Nhân viên Kế toán, Chuyên viên Marketing.
3. Phòng ban/Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, ví dụ: Phòng Tài chính Kế toán.
4. Cột 1 – Họ tên: Ghi đầy đủ họ và tên của ứng viên, viết chữ in hoa có dấu để tránh nhầm lẫn.
5. Cột 2 – Địa chỉ liên hệ + Điện thoại: Ghi số điện thoại cố định, di động, địa chỉ liên hệ và email (nếu có) của ứng viên. Đây là thông tin quan trọng để liên lạc.
6. Cột 3 – Vị trí dự tuyển: Ghi chính xác vị trí mà ứng viên đăng ký dự tuyển, có thể khác với chức danh tuyển dụng nếu công ty có nhiều vị trí.
7. Cột 4 – Bằng cấp/Trình độ: Liệt kê các bằng cấp, chứng chỉ mà ứng viên đạt được, ví dụ: Cử nhân Kinh tế, Chứng chỉ Tiếng Anh TOEIC 750.
8. Cột 5 – Kinh nghiệm: Ghi tóm tắt kinh nghiệm làm việc của ứng viên, ưu tiên những kinh nghiệm liên quan trực tiếp đến vị trí tuyển dụng.
9. Cột 6 – Thời gian phỏng vấn: Sau khi thành lập Hội đồng tuyển dụng, cán bộ Nhân sự sắp xếp và ghi rõ ngày giờ, địa điểm phỏng vấn của từng ứng viên.
10. Cột 7 – Kết quả/Ghi chú: Ghi kết quả phỏng vấn (Đạt/Không đạt) hoặc các thông tin ưu tiên khác như: ứng viên có kinh nghiệm đặc biệt, có quan hệ giới thiệu, v.v.
11. Phần ký duyệt: Người lập ký ở ô "Người lập", Trưởng phòng TCHCNS ký ở ô "Duyệt" sau khi kiểm tra và xác nhận danh sách.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được lập thành hai bản: một bản lưu tại bộ phận Nhân sự, một bản gửi Trưởng phòng TCHCNS phê duyệt.
• Thông tin ở cột 2 (địa chỉ, điện thoại) phải được kiểm tra kỹ để tránh sai sót khi liên lạc với ứng viên.
• Kết quả phỏng vấn ở cột 7 cần được cập nhật ngay sau khi Hội đồng tuyển dụng có quyết định.
• Biểu mẫu phải được đánh số thứ tự ứng viên liên tục, không bỏ trống hoặc nhảy số.
• Trưởng phòng TCHCNS chỉ ký duyệt sau khi đã kiểm tra đầy đủ thông tin và xác nhận danh sách ứng viên hợp lệ.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin liên hệ của ứng viên ở cột 2, dẫn đến không thể liên lạc để sắp xếp phỏng vấn.
• Nhầm lẫn giữa "Chức danh tuyển dụng" và "Vị trí dự tuyển" – cần phân biệt rõ vị trí công ty cần tuyển và vị trí ứng viên đăng ký.
• Bỏ sót cột "Lần tuyển dụng" khiến không phân biệt được các đợt tuyển khác nhau cho cùng một chức danh.
• Ghi kinh nghiệm làm việc không theo thứ tự ưu tiên, làm khó khăn cho Hội đồng tuyển dụng khi đánh giá.
• Không cập nhật kịp thời kết quả phỏng vấn vào cột 7, gây chậm trễ trong quy trình báo cáo và ra quyết định tuyển dụng.
• Thiếu chữ ký của Người lập hoặc Trưởng phòng TCHCNS, làm biểu mẫu không có giá trị pháp lý trong hồ sơ nhân sự.