Hướng dẫn điền bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự BMNS-02

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMNS-02 Bảng kế hoạch tuyển dụng được thiết kế để các phòng ban, bộ phận trong công ty lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo từng quý và năm. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp ban lãnh đạo và phòng nhân sự nắm rõ nhu cầu tuyển dụng thực tế của từng đơn vị, từ đó chủ động xây dựng ngân sách, lịch trình và phương án tuyển dụng phù hợp. Biểu mẫu này cũng là cơ sở để Giám đốc Nhân sự và Ban Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng, đảm bảo việc bổ sung nhân lực diễn ra đúng tiến độ và đáp ứng yêu cầu công việc.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền của phòng/ban chịu trách nhiệm lập và điền. Thời điểm điền biểu mẫu là vào đầu mỗi quý hoặc đầu năm, khi các đơn vị có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới hoặc cần thay thế nhân sự nghỉ việc. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có phát sinh đột xuất về nhân sự trong quý, yêu cầu phải bổ sung ngay. Sau khi điền đầy đủ thông tin, Trưởng bộ phận ký xác nhận, sau đó chuyển lên Giám đốc Nhân sự và Ban Giám đốc phê duyệt trước khi tiến hành tuyển dụng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Phòng/ban: Ghi rõ tên phòng hoặc ban có nhu cầu tuyển dụng, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Ban Kỹ thuật, Phòng Hành chính Nhân sự. Không viết tắt nếu không có quy định chung.
2. Quý và Năm: Điền quý (I, II, III, IV) và năm kế hoạch tuyển dụng, ví dụ: Quý I Năm 2025. Đây là thông tin quan trọng để xác định thời gian thực hiện kế hoạch.
3. STT: Số thứ tự các dòng tuyển dụng, đánh từ 1 đến 5 tương ứng với từng cấp bậc. Không bỏ trống hoặc đánh số trùng.
4. Cấp cần tuyển: Chọn một trong năm cấp: Cấp Lãnh Đạo, Vị Trí Cấp Cao, Vị Trí Cấp Trung, Vị Trí Nhân Viên, Vị Trí Công Nhân. Mỗi dòng chỉ chọn một cấp duy nhất.
5. Chức danh: Ghi chức danh cụ thể của vị trí cần tuyển, ví dụ: Trưởng phòng Marketing, Kỹ sư phần mềm, Nhân viên kế toán, Công nhân sản xuất. Không ghi chung chung như "nhân viên" hay "lao động phổ thông".
6. Số lượng (người): Điền số lượng nhân sự cần tuyển cho từng chức danh, bằng số nguyên dương. Ví dụ: 2, 5, 10. Nếu không có nhu cầu ở cấp nào thì ghi 0 hoặc để trống.
7. Thời gian cần nhân sự: Ghi rõ thời điểm cần nhân sự đi làm, có thể là tháng cụ thể hoặc quý, ví dụ: Tháng 3/2025, Đầu quý II. Thông tin này giúp phòng nhân sự lên lịch tuyển dụng phù hợp.
8. Lý do tuyển: Đánh dấu (q) vào một trong ba ô: Thay thế nghỉ việc (khi có nhân sự cũ nghỉ), Tuyển mới (khi mở rộng quy mô hoặc bổ sung vị trí mới), Trù bị nhân lực (khi dự kiến có biến động nhân sự trong tương lai). Mỗi dòng chỉ chọn một lý do.
9. Tổng cộng: Dòng cuối cùng của bảng, ghi tổng số lượng nhân sự cần tuyển của tất cả các cấp. Đây là số tổng hợp để ban lãnh đạo nắm được quy mô tuyển dụng.
10. Ngày tháng và chữ ký: Ghi ngày, tháng, năm lập kế hoạch tại Hà Nội. Sau đó, Trưởng Bộ Phận ký xác nhận vào ô thứ nhất, Giám đốc Nhân sự ký phê duyệt vào ô thứ hai, và Ban Giám đốc ký duyệt cuối cùng vào ô thứ ba. Các chữ ký phải đúng thẩm quyền và có đầy đủ họ tên, chức danh.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ thông tin, không bỏ trống các mục bắt buộc như phòng/ban, quý, năm, chức danh, số lượng và lý do tuyển.
• Chỉ được đánh dấu một lý do tuyển duy nhất cho mỗi dòng tuyển dụng, không đánh dấu nhiều ô cùng lúc.
• Số lượng tuyển phải là số nguyên dương và phải khớp với tổng cộng ở cuối bảng. Kiểm tra kỹ trước khi trình ký.
• Chữ ký của Trưởng Bộ Phận, Giám đốc Nhân sự và Ban Giám đốc phải được thực hiện theo đúng quy trình: không ký trước, không ký thay khi chưa được ủy quyền.
• Biểu mẫu sau khi được phê duyệt phải được lưu trữ tại phòng nhân sự ít nhất 2 năm để phục vụ công tác kiểm tra và báo cáo.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin phòng/ban hoặc quý, năm, dẫn đến kế hoạch không xác định được đơn vị và thời gian thực hiện.
• Đánh dấu nhiều lý do tuyển trên cùng một dòng, gây khó khăn cho việc xác định mục đích tuyển dụng thực tế.
• Ghi chức danh không rõ ràng hoặc quá chung chung, ví dụ chỉ ghi "nhân viên" mà không nói rõ chuyên môn, khiến phòng nhân sự không biết cần tuyển vị trí nào.
• Số lượng tuyển và tổng cộng không khớp, thường do tính toán sai hoặc bỏ sót dòng. Cần rà soát kỹ trước khi ký.
• Quên ký hoặc ký không đúng thẩm quyền, ví dụ Trưởng bộ phận ký vào ô của Giám đốc Nhân sự, làm mất hiệu lực của biểu mẫu.