Hướng dẫn điền Đơn xin nghỉ phép BMNP-01 chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu BMNP-01 là biểu mẫu chính thức dùng để xin nghỉ phép tại công ty. Biểu mẫu này giúp nhân viên trình bày nguyện vọng nghỉ phép lên Ban Giám đốc và Phòng Hành chính – Nhân sự một cách có hệ thống. Việc sử dụng đúng mẫu đảm bảo quyền lợi nghỉ phép của người lao động, đồng thời giúp bộ phận quản lý nhân sự theo dõi và phê duyệt chính xác. Đây là căn cứ pháp lý để tính lương, quản lý ngày công và lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Ai điền và khi nào

Mẫu này do chính nhân viên có nhu cầu nghỉ phép điền. Nhân viên cần điền đơn trước khi nghỉ ít nhất 1-2 ngày làm việc (trừ trường hợp khẩn cấp). Đơn được nộp cho Trưởng bộ phận trực tiếp để xin ý kiến, sau đó chuyển lên Phòng Hành chính – Nhân sự và Ban Giám đốc phê duyệt. Nhân viên mới, nhân viên chính thức hoặc thử việc đều có thể sử dụng mẫu này nếu công ty có quy định nghỉ phép.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Ghi rõ "Ban Giám đốc Công ty" và "Phòng Hành chánh – Nhân sự". Không cần sửa đổi nội dung này.
2. Tôi tên là: Ghi họ và tên đầy đủ của bạn, viết in hoa có dấu hoặc không dấu tùy quy định công ty, ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
3. MSNV: Ghi mã số nhân viên được cấp khi vào làm. Nếu chưa có, để trống hoặc hỏi phòng nhân sự.
4. Bộ phận: Ghi tên phòng/ban/bộ phận bạn đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh.
5. Địa chỉ và số điện thoại liên lạc: Ghi địa chỉ nơi bạn ở hiện tại và số điện thoại di động để công ty liên hệ khi cần trong thời gian nghỉ.
6. Trong thời gian … ngày: Ghi tổng số ngày bạn xin nghỉ. Ví dụ: 03 ngày.
7. Kể từ ngày … đến hết ngày …: Ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc nghỉ theo định dạng ngày/tháng/năm. Ví dụ: từ ngày 15/04/2025 đến hết ngày 17/04/2025.
8. Lý do xin nghỉ phép: Ghi rõ lý do như nghỉ ốm, nghỉ việc riêng, nghỉ phép năm, nghỉ cưới, tang gia… Càng cụ thể càng tốt, nhưng không cần quá dài dòng.
9. Tôi đã bàn giao công việc cho: Ghi họ tên người được bạn bàn giao công việc trong thời gian nghỉ. Người này thường là đồng nghiệp cùng bộ phận.
10. Bộ phận: Ghi tên bộ phận của người nhận bàn giao.
11. Các công việc được bàn giao: Liệt kê ngắn gọn các đầu việc chính bạn đã bàn giao, ví dụ: "Xử lý email khách hàng, theo dõi đơn hàng số 123, báo cáo tuần".
12. Ký tên: Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên. Trưởng bộ phận, TP.HCNS và Ban Giám đốc sẽ ký vào các ô tương ứng sau khi phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Điền đầy đủ, rõ ràng, không bỏ sót mục nào. Chữ viết tay phải dễ đọc, nếu đánh máy thì in ra và ký tay.
• Kiểm tra kỹ ngày tháng nghỉ để tránh sai sót ảnh hưởng đến bảng chấm công và tính lương.
• Phải có chữ ký xác nhận bàn giao công việc của người nhận bàn giao (nếu có thể) trước khi nộp đơn.
• Nộp đơn đúng hạn theo quy định của công ty. Nghỉ đột xuất do ốm đau cần thông báo ngay cho trưởng bộ phận và nộp đơn bổ sung trong vòng 1 ngày làm việc.
• Giữ lại một bản sao hoặc chụp ảnh đơn đã được phê duyệt để đối chiếu khi cần.

Lỗi thường gặp

• Không ghi MSNV hoặc ghi sai mã số, gây khó khăn cho nhân sự khi tra cứu.
• Ghi thiếu ngày kết thúc nghỉ hoặc ghi ngày không hợp lý (ví dụ: ngày bắt đầu sau ngày kết thúc).
• Không ghi rõ lý do nghỉ hoặc lý do quá chung chung như "việc gia đình" mà không nói cụ thể.
• Quên mục bàn giao công việc, dẫn đến công việc bị gián đoạn khi nghỉ.
• Không xin chữ ký của Trưởng bộ phận trước khi nộp lên Phòng HCNS, làm chậm quy trình phê duyệt.
• Viết tẩy xóa, lem mực hoặc sử dụng bút khác màu, khiến đơn không hợp lệ.