Hướng dẫn điền phiếu thông tin đào tạo cá nhân BMDT-18

Mục đích sử dụng

Phiếu thông tin đào tạo cá nhân BMDT-18 được thiết kế nhằm hệ thống hóa toàn bộ quá trình học tập, bồi dưỡng chuyên môn của từng nhân viên trong doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp bộ phận Nhân sự theo dõi lộ trình phát triển năng lực của mỗi cá nhân, từ giai đoạn trước khi gia nhập công ty cho đến khi đang làm việc. Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả các chương trình đào tạo nội bộ, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch phát triển nhân tài trong tương lai.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do chính nhân viên hoặc cán bộ phụ trách đào tạo tại các phòng ban điền. Thời điểm điền thường là khi nhân viên mới gia nhập công ty (cập nhật quá trình đào tạo trước đó) và sau mỗi khóa đào tạo nội bộ hoặc bên ngoài mà nhân viên tham gia. Ngoài ra, phiếu cũng được rà soát và cập nhật định kỳ vào cuối quý hoặc cuối năm để đảm bảo thông tin luôn chính xác và kịp thời.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày cập nhật: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi bạn tiến hành điền hoặc cập nhật phiếu, theo định dạng ngày/tháng/năm.
2. Họ và tên: Viết đầy đủ họ, tên đệm và tên chính của nhân viên, viết hoa chữ cái đầu mỗi từ, không viết tắt.
3. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của nhân viên theo quyết định bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động (ví dụ: Nhân viên Kinh doanh, Trưởng phòng Kỹ thuật).
4. Đơn vị: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận trực thuộc mà nhân viên đang công tác (ví dụ: Phòng Nhân sự, Ban Marketing).
5. Phần 1 - Quá trình đào tạo trước khi gia nhập Công ty: Liệt kê các khóa đào tạo, chứng chỉ, bằng cấp mà nhân viên đã đạt được trước ngày ký hợp đồng lao động. Mỗi dòng gồm: Số thứ tự, Nội dung khóa đào tạo (tên khóa học/chuyên ngành), Hình thức đào tạo (chính quy, tại chức, online...), Đơn vị đào tạo (trường, trung tâm), Văn bằng/Chứng chỉ (loại bằng, số hiệu nếu có).
6. Phần 2 - Quá trình đào tạo từ khi gia nhập Công ty: Ghi lại tất cả các khóa đào tạo do công ty tổ chức hoặc cử đi học sau ngày nhân viên chính thức làm việc. Mỗi dòng gồm: Số thứ tự, Nội dung khóa đào tạo, Mã số khóa ĐT (theo danh mục của phòng Nhân sự), Hình thức (nội bộ, bên ngoài, trực tuyến), Kết quả (Đạt/Không đạt hoặc điểm số cụ thể).
7. Ngày và Người lập: Ghi ngày tháng năm hoàn thành phiếu và ký tên người lập (có thể là nhân viên hoặc cán bộ phụ trách).

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền thông tin vào các ô trống có dấu chấm hoặc gạch dưới, không tự ý thay đổi cấu trúc biểu mẫu.
• Đối với phần "Văn bằng/Chứng chỉ" và "Mã số khóa ĐT", nếu không có thông tin thì ghi "Không" hoặc để trống, không gạch xóa.
• Thông tin phải trung thực, có thể đối chiếu với bản sao văn bằng, chứng chỉ hoặc quyết định cử đi học.
• Phiếu sau khi điền cần được kiểm tra bởi trưởng bộ phận hoặc cán bộ Nhân sự trước khi lưu vào hồ sơ nhân viên.
• Luôn cập nhật phiếu ngay sau khi hoàn thành một khóa đào tạo mới, không để dồn cuối năm.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa phần "trước khi gia nhập" và "từ khi gia nhập": nhiều nhân viên vô tình ghi các khóa học cũ vào phần mới hoặc ngược lại, gây sai lệch dữ liệu.
• Bỏ sót cột "Mã số khóa ĐT" ở phần 2: đây là thông tin quan trọng để đối chiếu với hệ thống quản lý đào tạo của công ty.
• Ghi thiếu ngày tháng năm hoặc không ký tên người lập, làm phiếu không có giá trị pháp lý trong hồ sơ nhân sự.
• Viết tắt tên khóa học hoặc đơn vị đào tạo không theo quy ước chung, gây khó khăn khi tra cứu sau này.
• Không cập nhật kết quả đào tạo (cột Kết quả ở phần 2) sau khi có thông báo điểm hoặc chứng chỉ hoàn thành.