Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-10 "Danh sách cán bộ được đào tạo" được thiết kế để ghi nhận và quản lý quá trình đào tạo, hướng dẫn nhân viên trong công ty. Mẫu này giúp bộ phận nhân sự và các phòng ban theo dõi ai đã tham gia đào tạo, nội dung đào tạo là gì, thời gian và địa điểm diễn ra. Đồng thời, biểu mẫu là căn cứ pháp lý để xác nhận nhân viên đã được hướng dẫn đầy đủ và không còn thắc mắc trước khi ký tên xác nhận.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do bộ phận có nhu cầu đào tạo (ví dụ: bộ phận sản xuất, kinh doanh, kỹ thuật) hoặc phòng HCNS chủ trì lập. Thời điểm điền là trước hoặc trong quá trình tổ chức đào tạo/hướng dẫn cho nhân viên mới, nhân viên chuyển vị trí, hoặc khi triển khai quy trình, thiết bị mới. Người đào tạo/hướng dẫn (thường là quản lý trực tiếp hoặc chuyên viên đào tạo) sẽ điền các thông tin chính, sau đó nhân viên được đào tạo ký tên xác nhận vào cuối buổi.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Căn cứ: Ghi rõ căn cứ pháp lý hoặc tài liệu yêu cầu đào tạo, ví dụ: "Căn cứ Quy trình đào tạo nội bộ số QT-08" hoặc "Căn cứ kế hoạch đào tạo tháng 6/2025". Nếu không có căn cứ cụ thể, có thể ghi "Theo yêu cầu công việc".
2. Theo yêu cầu của Thủ tục đào tạo: Mục này đã được in sẵn, không cần điền thêm. Nó nhấn mạnh việc lập danh sách này tuân thủ quy trình đào tạo chung của công ty.
3. Bộ phận: Ghi tên bộ phận tiến hành đào tạo, ví dụ: "Bộ phận Kỹ thuật", "Phòng Kinh doanh" hoặc "Phòng HCNS". Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức buổi đào tạo.
4. Nội dung đào tạo/hướng dẫn: Mô tả ngắn gọn nội dung chính của buổi đào tạo, ví dụ: "Hướng dẫn vận hành máy in 3D", "Đào tạo quy trình báo cáo doanh thu", "Phổ biến nội quy an toàn lao động".
5. Thời gian đào tạo/hướng dẫn: Ghi rõ ngày, giờ diễn ra buổi đào tạo, ví dụ: "08:00 - 11:30, ngày 15/07/2025".
6. Địa điểm đào tạo/hướng dẫn: Ghi địa điểm cụ thể, ví dụ: "Phòng họp tầng 3", "Xưởng sản xuất số 2" hoặc "Phòng đào tạo A101".
7. Danh sách người được đào tạo (bảng bên dưới): Điền lần lượt các cột: Stt (số thứ tự), Họ tên (ghi đầy đủ họ và tên nhân viên), Bộ phận (ghi bộ phận nhân viên đó đang làm việc), Ký tên (nhân viên ký sau khi đã được đào tạo và không còn thắc mắc). Phần "TP Hà Nội, Ngày…….tháng…..năm 20.." và "Phòng HCNS" là phần để ký duyệt của phòng nhân sự sau khi hoàn tất.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được điền đầy đủ các mục trước khi buổi đào tạo kết thúc, tránh để trống thông tin quan trọng như nội dung, thời gian, địa điểm.
• Nhân viên chỉ được ký tên vào cột "Ký tên" sau khi đã được hướng dẫn đầy đủ và xác nhận không còn thắc mắc. Không ký trước hoặc ký thay.
• Phần "Căn cứ" cần được ghi chính xác để đảm bảo tính hợp lệ của biểu mẫu khi kiểm tra hoặc lưu trữ hồ sơ.
• Bộ phận HCNS có trách nhiệm kiểm tra, ký duyệt và lưu trữ biểu mẫu này vào hồ sơ đào tạo của từng nhân viên.

Lỗi thường gặp

• Nhân viên ký tên trước khi kết thúc buổi đào tạo hoặc khi vẫn còn thắc mắc, dẫn đến việc đào tạo không hiệu quả và khó truy cứu trách nhiệm sau này.
• Bỏ trống mục "Căn cứ" hoặc "Nội dung đào tạo", khiến biểu mẫu thiếu cơ sở pháp lý và không rõ mục đích đào tạo.
• Ghi sai tên bộ phận hoặc tên nhân viên, gây nhầm lẫn khi đối chiếu với hồ sơ nhân sự.
• Không ghi đầy đủ thời gian và địa điểm, làm mất tính chính xác của biểu mẫu khi cần kiểm tra lại lịch sử đào tạo.
• Phòng HCNS không ký duyệt hoặc không lưu trữ biểu mẫu, dẫn đến thiếu hồ sơ đào tạo khi có kiểm tra nội bộ hoặc thanh tra.