Hướng dẫn điền biểu mẫu thông báo kế hoạch đào tạo BMDT-08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-08 "Thông báo kế hoạch đào tạo" được Trung tâm Đào tạo ban hành nhằm thông báo chính thức đến Giám đốc các đơn vị trực thuộc về chương trình đào tạo chung trong năm. Văn bản này giúp các đơn vị nắm được lịch trình, nội dung đào tạo tổng thể dựa trên kết quả tổng hợp phiếu yêu cầu đào tạo từ các đơn vị. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để các đơn vị điều chỉnh lịch đào tạo cụ thể, phổ biến thông tin đến cán bộ nhân viên và chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ cần thiết.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ Trung tâm Đào tạo (thường là chuyên viên phụ trách đào tạo) soạn thảo và trình Giám đốc Trung tâm Đào tạo ký duyệt. Thời điểm điền là sau khi Trung tâm Đào tạo đã tổng hợp xong phiếu yêu cầu đào tạo (BMĐT-01) từ các đơn vị và xây dựng kế hoạch đào tạo chung (BMĐT-02). Biểu mẫu được gửi đến Giám đốc các đơn vị trực thuộc để họ nắm thông tin và phản hồi trước thời hạn quy định (thường là trước ngày …/…/…).

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Điền chức danh "Giám đốc các đơn vị trực thuộc" và tên công ty/tổ chức vào chỗ dấu ba chấm (………). Ví dụ: "Giám đốc các đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần ABC".
2. Phần mở đầu: Giữ nguyên nội dung "Căn cứ tình hình thực tế và kết quả tổng hợp phiếu yêu cầu đào tạo từ các đơn vị, Trung tâm Đào tạo của …….. thông báo chương trình đào tạo năm ………. như sau (mẫu BMĐT-02 đính kèm theo thông báo này) đề nghị:". Điền tên Trung tâm Đào tạo và năm hiện tại vào chỗ trống.
3. Nội dung đề nghị thứ nhất: Giữ nguyên câu "Giám đốc các đơn vị căn cứ trên nhu cầu đào tạo thực tế của đơn vị mình và nội dung của kế hoạch đào tạo để điều chỉnh lịch đào tạo theo thời gian cụ thể (theo phiếu yêu cầu BMĐT-01 đính kèm) vào báo về Trung tâm Đào tạo trước ngày ….. / …../……. (nếu có thay đổi)." Điền ngày tháng năm cụ thể vào chỗ trống, ví dụ "15/12/2025".
4. Nội dung đề nghị thứ hai: Giữ nguyên câu "Giám đốc các đơn vị chịu trách nhiệm phổ biến lịch đào tạo đến toàn thể cán bộ nhân viên của đơn vị". Không cần sửa đổi.
5. Nội dung đề nghị thứ ba: Giữ nguyên câu "Cán bộ phụ trách NLHT của các đơn vị được phân công hỗ trợ đào tạo chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ đào tạo cần thiết cho đơn vị mình (đề xuất mượn, mua mới, trang bị thiết bị…) căn cứ theo lịch đào tạo của đơn vị." Không cần sửa đổi.
6. Nơi nhận: Điền các đơn vị nhận văn bản: "Như trên" (các đơn vị trực thuộc), "GĐ (báo cáo)" (báo cáo Giám đốc công ty), "Lưu VP" (lưu văn phòng Trung tâm Đào tạo).
7. Ký tên: Để trống dòng "GIÁM ĐỐC TT ĐÀO TẠO" để Giám đốc Trung tâm Đào tạo ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này phải được đính kèm kế hoạch đào tạo chi tiết (BMĐT-02) và phiếu yêu cầu đào tạo (BMĐT-01) để các đơn vị có đầy đủ thông tin tham khảo.
• Ngày tháng năm trong phần "báo về Trung tâm Đào tạo trước ngày" cần được xác định phù hợp với tiến độ thực tế, thường là ít nhất 7-10 ngày trước khi khóa đào tạo dự kiến bắt đầu.
• Nội dung thông báo phải được soạn thảo bằng văn phong trang trọng, rõ ràng, tránh sai sót về tên đơn vị, chức danh và thời gian.
• Khi gửi thông báo, cần kiểm tra danh sách các đơn vị nhận để đảm bảo không bỏ sót đơn vị nào có nhu cầu đào tạo.
• Văn bản sau khi ký cần được lưu trữ bản gốc tại văn phòng và gửi bản mềm (email) đến các đơn vị để tiện theo dõi.

Lỗi thường gặp

• Quên điền tên công ty/tổ chức vào phần "Kính gửi" hoặc điền sai tên, dẫn đến văn bản không chính xác về mặt hành chính.
• Điền sai năm hoặc ngày tháng trong phần thời hạn báo về, gây nhầm lẫn về tiến độ cho các đơn vị.
• Không đính kèm các biểu mẫu BMĐT-01 và BMĐT-02 khi gửi thông báo, khiến các đơn vị không có đủ thông tin để điều chỉnh lịch đào tạo.
• Gửi thông báo đến sai đối tượng (ví dụ: gửi cho nhân viên thay vì Giám đốc đơn vị) hoặc bỏ sót một số đơn vị trực thuộc.
• Không để trống dòng ký tên hoặc để người không có thẩm quyền ký thay, làm mất hiệu lực pháp lý của văn bản.