Hướng dẫn điền biểu mẫu BMDT-07 Chương trình đào tạo

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-07 "Chương trình đào tạo" được thiết kế để ghi nhận và phê duyệt toàn bộ kế hoạch đào tạo trong doanh nghiệp. Mẫu này giúp thống nhất các thông tin về đối tượng, nội dung, thời gian, địa điểm và kinh phí đào tạo. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn giúp phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) và Ban Giám đốc dễ dàng theo dõi, kiểm soát và phê duyệt các chương trình đào tạo một cách minh bạch. Đây là căn cứ pháp lý để giải ngân kinh phí đào tạo và đánh giá hiệu quả sau đào tạo.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ phụ trách đào tạo hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu đào tạo lập. Người lập cần hoàn thiện biểu mẫu trước khi chương trình đào tạo diễn ra ít nhất 7-10 ngày làm việc để kịp thời trình duyệt. Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu được chuyển đến Trưởng phòng HCNS để kiểm tra và xác nhận, sau đó trình lên Giám đốc duyệt lần cuối. Thời điểm lập biểu mẫu thường là đầu quý hoặc đầu tháng khi lập kế hoạch đào tạo định kỳ, hoặc khi có nhu cầu đào tạo đột xuất theo yêu cầu công việc.

Hướng dẫn điền từng mục

1. V/v (Về việc): Ghi rõ tên chương trình đào tạo, ví dụ: "Đào tạo kỹ năng bán hàng nâng cao" hoặc "Tập huấn quy trình ISO mới". Không viết chung chung như "Đào tạo nhân viên".
2. Mục 1 - Danh sách những đối tượng được đào tạo: Liệt kê cụ thể họ tên, chức vụ, phòng ban của từng người tham gia. Nếu số lượng lớn, có thể ghi "Xem phụ lục đính kèm" và đính kèm danh sách chi tiết.
3. Mục 2 - Yêu cầu của việc đào tạo: Mô tả lý do cần đào tạo, ví dụ: "Nâng cao năng lực xử lý khiếu nại cho nhân viên CSKH" hoặc "Đáp ứng yêu cầu chứng chỉ cho vị trí mới".
4. Mục 3 - Địa điểm tổ chức đào tạo: Ghi rõ địa chỉ cụ thể, số phòng họp, tên hội trường hoặc đơn vị tổ chức bên ngoài. Ví dụ: "Phòng họp tầng 3, trụ sở chính" hoặc "Khách sạn Melia, Hà Nội".
5. Mục 4 - Cán bộ đào tạo (hướng dẫn): Ghi họ tên, chức danh và đơn vị công tác của giảng viên hoặc người hướng dẫn. Nếu thuê giảng viên ngoài, cần ghi rõ tên công ty đào tạo.
6. Mục 5 - Chương trình, nội dung đào tạo: Mô tả các chuyên đề, bài học chính trong chương trình. Có thể liệt kê theo khung thời gian, ví dụ: "Buổi sáng: Lý thuyết về kỹ năng đàm phán; Buổi chiều: Thực hành tình huống".
7. Mục 6 - Thời gian đào tạo: Ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc và tổng số giờ đào tạo. Ví dụ: "Từ 08:00 ngày 15/06/2025 đến 17:00 ngày 17/06/2025 (tổng 24 giờ)".
8. Mục 7 - Kinh phí đào tạo: Kê chi tiết các khoản chi phí như thù lao giảng viên, tài liệu, địa điểm, ăn uống, đi lại. Tổng hợp thành bảng và ghi tổng số tiền bằng số và bằng chữ.
9. Phần cuối - TP Hà Nội, Ngày … tháng … năm 20..: Ghi địa danh và ngày tháng năm lập biểu mẫu. Ngày tháng phải trùng hoặc trước ngày trình ký.
10. Giám đốc duyệt / Trưởng phòng HCNS / Người lập: Đây là các dòng để ký và ghi rõ họ tên. Người lập ký trước, sau đó Trưởng phòng HCNS ký xác nhận, cuối cùng Giám đốc ký duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ thông tin phải được đánh máy hoặc viết tay rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai sót, phải lập lại biểu mẫu mới.
• Mục kinh phí đào tạo cần có chứng từ dự trù kèm theo (báo giá, hợp đồng) để trình duyệt.
• Biểu mẫu phải được ký đúng thứ tự: Người lập → Trưởng phòng HCNS → Giám đốc. Không được bỏ qua bước nào.
• Lưu giữ biểu mẫu đã phê duyệt tại phòng HCNS ít nhất 3 năm theo quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự.
• Đối với chương trình đào tạo có chi phí lớn, cần có thêm văn bản phê duyệt riêng của Ban Giám đốc.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc sai tên đối tượng đào tạo, dẫn đến việc sắp xếp lịch học bị nhầm lẫn hoặc thiếu người tham gia.
• Không ghi rõ yêu cầu đào tạo, khiến cấp trên khó đánh giá tính cần thiết của chương trình.
• Mục kinh phí chỉ ghi tổng số mà không chi tiết từng khoản, gây khó khăn khi kiểm tra và giải ngân.
• Ký sai thứ tự hoặc thiếu chữ ký của một trong ba bên (người lập, trưởng phòng, giám đốc), làm biểu mẫu không có hiệu lực.
• Ngày tháng lập biểu mẫu sau ngày đào tạo thực tế, vi phạm quy trình phê duyệt trước khi triển khai.