Hướng dẫn điền biểu mẫu kế hoạch đào tạo theo chức danh

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMDT-05B Kế hoạch đào tạo theo chức danh được thiết kế để phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) lập kế hoạch đào tạo bài bản cho từng vị trí công việc cụ thể trong công ty. Mục tiêu chính là xác định rõ nhu cầu đào tạo cho từng chức danh, từ đó xây dựng lộ trình phát triển năng lực nhân viên một cách có hệ thống. Biểu mẫu này giúp ban lãnh đạo và phòng HCNS theo dõi, đánh giá hiệu quả đào tạo dựa trên các tiêu chí như mức độ giải quyết công việc sau đào tạo. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo nguồn nhân lực luôn đáp ứng được yêu cầu công việc và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) chịu trách nhiệm lập và điền thông tin. Việc lập kế hoạch thường được thực hiện vào đầu năm tài chính hoặc đầu mỗi quý, dựa trên các yêu cầu đào tạo tổng hợp từ các bộ phận. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có nhu cầu đào tạo đột xuất cho một chức danh mới hoặc khi cần nâng cao kỹ năng cho một nhóm nhân sự cụ thể. Sau khi phòng HCNS hoàn thiện nội dung, biểu mẫu sẽ được trình lên Giám Đốc để phê duyệt trước khi triển khai. Nhân viên các phòng ban khác không trực tiếp điền biểu mẫu này, nhưng có trách nhiệm cung cấp thông tin về nhu cầu đào tạo cho HCNS.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Thực hiện theo yêu cầu đào tạo về…: Ghi rõ căn cứ lập kế hoạch, ví dụ: "yêu cầu đào tạo từ phòng Kinh doanh quý I/2025" hoặc "kế hoạch phát triển nguồn nhân lực năm 2025". Mục này xác định lý do và nguồn gốc của nhu cầu đào tạo.
2. Chức danh đào tạo (MSCV:……………….): Nhập tên chức danh cụ thể cần đào tạo (ví dụ: Nhân viên Kế toán, Trưởng nhóm Sản xuất) và mã số chức danh (MSCV) tương ứng theo hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
3. Thuộc các Bộ phận: Liệt kê tên (các) bộ phận có nhân sự thuộc chức danh này tham gia đào tạo. Ví dụ: "Phòng Kế toán, Phòng Tài chính" nếu đào tạo chung cho kế toán viên ở hai phòng.
4. Số lượng cần đào tạo: Ghi rõ số lượng nhân viên cụ thể sẽ tham gia khóa đào tạo cho chức danh đó. Đây là con số để dự trù kinh phí và sắp xếp nguồn lực giảng dạy.
5. Mục đích đào tạo: Mô tả ngắn gọn mục tiêu cần đạt được sau khóa đào tạo, ví dụ: "Nắm vững quy trình báo cáo tài chính mới" hoặc "Nâng cao kỹ năng đàm phán hợp đồng".
6. Mức độ giải quyết được công việc sau khi đào tạo: Đánh giá mức độ thành thạo dự kiến, thường theo thang % hoặc cấp độ (ví dụ: 80% công việc, hoàn thành độc lập). Mục này giúp đo lường hiệu quả sau đào tạo.
7. Phương pháp đào tạo: Chọn hoặc ghi rõ hình thức đào tạo như: đào tạo nội bộ, thuê giảng viên bên ngoài, kèm cặp tại chỗ, học online, hoặc kết hợp nhiều phương pháp.
8. Thời gian đào tạo: Ghi rõ thời gian dự kiến diễn ra khóa đào tạo, bao gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc tổng số giờ/buổi học. Ví dụ: "Từ 01/03/2025 đến 15/03/2025" hoặc "2 buổi/tuần trong 4 tuần".
9. Phần ký duyệt: Sau khi điền đầy đủ thông tin, biểu mẫu cần có chữ ký của đại diện Phòng HCNS và Giám Đốc để phê duyệt kế hoạch. Đây là bước bắt buộc để kế hoạch có hiệu lực.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi chức danh đào tạo cần được khai báo riêng trong một khối thông tin riêng biệt. Nếu có nhiều chức danh, hãy sao chép cấu trúc mục 1 và mục 2 để điền đầy đủ.
• Mã số chức danh (MSCV) phải khớp chính xác với mã trong hệ thống quản lý nhân sự, tránh nhầm lẫn giữa các vị trí tương tự nhau.
• Số lượng cần đào tạo phải được xác nhận với trưởng bộ phận liên quan trước khi ghi vào biểu mẫu để tránh thiếu hoặc thừa nhân sự.
• Mục "Mức độ giải quyết được công việc sau khi đào tạo" cần được đặt chỉ tiêu thực tế, có thể đo lường được, không nên đặt mục tiêu quá cao hoặc quá thấp so với năng lực hiện tại.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thiện phải được lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống quản trị nhân sự, thường là bản cứng có chữ ký và bản mềm để theo dõi.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "chức danh đào tạo" và "tên khóa học": Nhiều người viết tên khóa học thay vì tên chức danh. Ví dụ, viết "Khóa học Kỹ năng bán hàng" thay vì "Nhân viên Kinh doanh".
• Bỏ sót mã số chức danh (MSCV) hoặc điền sai mã, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu với dữ liệu nhân sự hiện có.
• Ghi mục đích đào tạo quá chung chung như "nâng cao trình độ" mà không cụ thể hóa kỹ năng hoặc kiến thức cần đạt được.
• Không thống nhất số lượng cần đào tạo với bộ phận liên quan, dẫn đến tình trạng thiếu chỗ hoặc thừa chỉ tiêu khi triển khai thực tế.
• Quên điền mục "Mức độ giải quyết được công việc sau khi đào tạo" hoặc điền mơ hồ, không có cơ sở đánh giá, gây khó khăn cho việc kiểm tra hiệu quả sau đào tạo.
• Thiếu chữ ký phê duyệt của Giám Đốc hoặc Phòng HCNS, khiến kế hoạch không có giá trị pháp lý để triển khai.