Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất BMDT-03

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu đào tạo đột xuất BMDT-03 được sử dụng khi có nhu cầu đào tạo phát sinh ngoài kế hoạch đào tạo định kỳ hàng năm. Biểu mẫu này giúp cá nhân hoặc bộ phận đề xuất một khóa học, chương trình đào tạo cụ thể để nâng cao năng lực chuyên môn, bổ sung kiến thức hoặc đáp ứng yêu cầu công việc mới. Phiếu là cơ sở để lãnh đạo đơn vị, giám đốc và trung tâm đào tạo xem xét, phê duyệt kinh phí và tổ chức thực hiện. Việc sử dụng đúng mẫu phiếu giúp quy trình đào tạo đột xuất được minh bạch, có kiểm soát và đúng quy định của công ty.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do nhân viên hoặc cán bộ quản lý có nhu cầu đào tạo đột xuất điền. Người đề xuất có thể là cá nhân tự đề xuất đi học hoặc lãnh đạo bộ phận đề xuất cử cán bộ đi học. Thời điểm điền phiếu là khi phát sinh nhu cầu đào tạo ngoài kế hoạch, ví dụ: khi có khóa học nghiệp vụ mới, khi cần bổ sung kiến thức để xử lý công việc đặc thù, hoặc khi có chương trình đào tạo chuyên đề phù hợp. Phiếu cần được hoàn thành và trình ký trước khi khóa học bắt đầu ít nhất 5-7 ngày làm việc để đảm bảo thời gian xét duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên người đề xuất hoặc người được cử đi học (nếu là đề xuất cử cán bộ). Viết chữ in hoa có dấu, ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
2. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của người đề xuất hoặc người được cử đi học, ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng nhân sự.
3. Bộ phận: Ghi tên phòng/ban nơi người đề xuất hoặc người được cử đi học đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật.
4. Đơn vị: Ghi tên đơn vị/chi nhánh trực thuộc, ví dụ: Công ty ABC, Chi nhánh Hà Nội.
5. Đề xuất cử cán bộ đi học / Cá nhân tự đề xuất: Đánh dấu chọn (✓) vào ô tương ứng. Nếu lãnh đạo bộ phận đề xuất cử người khác đi học thì chọn ô đầu; nếu tự mình đề xuất đi học thì chọn ô thứ hai.
6. Danh sách đề cử tham gia: Nếu đề xuất cử nhiều người, ghi rõ họ tên từng người vào các dòng trống. Nếu chỉ cử một người hoặc tự đề xuất, ghi tên người đó hoặc để trống.
7. Đào tạo trong nước / Nước ngoài: Đánh dấu chọn (✓) vào ô phù hợp với địa điểm tổ chức khóa học.
8. Địa điểm: Ghi rõ địa chỉ tổ chức khóa học, ví dụ: Hội trường A, tầng 3, số 123 đường XYZ hoặc tên trung tâm đào tạo.
9. Thời gian từ... đến...: Ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc khóa học theo định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 01/06/2025 đến 05/06/2025.
10. Loại hình đào tạo: Đánh dấu chọn (✓) vào một trong các loại: Khóa đào tạo nghiệp vụ, Khóa đào tạo bổ sung kiến thức, Khóa đào tạo quản lý, hoặc Khóa đào tạo chuyên đề. Nếu không có lựa chọn phù hợp, có thể ghi thêm vào ô trống.
11. Nguồn thông tin: Đánh dấu chọn (✓) vào nguồn biết đến khóa học: Quảng cáo trực tiếp, Báo chí, Mạng Internet, hoặc Giới thiệu. Có thể chọn nhiều nguồn.
12. Nội dung cụ thể: Mô tả chi tiết nội dung khóa học, mục tiêu đào tạo, kiến thức sẽ học và lý do cần tham gia. Viết ngắn gọn, rõ ràng, khoảng 3-5 dòng.
13. Ý kiến lãnh đạo: Mục này do lãnh đạo đơn vị (trưởng/phó phòng) ghi nhận xét và ký tên, đóng dấu (nếu có) sau khi xem xét đề xuất.
14. Ý kiến đề xuất: Người đề xuất ký và ghi rõ họ tên, ngày tháng năm tại dòng cuối cùng của mục này.
15. Ý kiến phê duyệt (Giám đốc): Do Giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền ghi ý kiến phê duyệt, ký tên và ghi ngày tháng năm.
16. Ý kiến phê duyệt (Giám đốc TT Đào tạo): Do Giám đốc Trung tâm Đào tạo ghi ý kiến phê duyệt cuối cùng, ký tên và ghi ngày tháng năm.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ thông tin, không bỏ trống các mục bắt buộc như họ tên, bộ phận, nội dung đào tạo, thời gian và địa điểm.
• Chữ ký và ngày tháng năm phải được ghi đúng tại từng mục ý kiến, đảm bảo tính pháp lý và trình tự phê duyệt.
• Nội dung đào tạo cần mô tả cụ thể, tránh chung chung như "học nâng cao" – nên ghi rõ tên khóa học, đơn vị tổ chức và kiến thức thu nhận được.
• Thời gian đề xuất phải phù hợp với lịch công tác của người học và không trùng với các hoạt động quan trọng của đơn vị.
• Phiếu sau khi được phê duyệt đầy đủ cần được lưu trữ tại bộ phận nhân sự và trung tâm đào tạo để theo dõi, đánh giá hiệu quả sau khóa học.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa mục "Đề xuất cử cán bộ đi học" và "Cá nhân tự đề xuất": nhiều người đánh dấu cả hai ô hoặc không đánh dấu ô nào, gây khó khăn cho người xét duyệt.
• Không ghi rõ địa điểm đào tạo: chỉ ghi "tại công ty" hoặc "online" mà không ghi cụ thể tên phòng học hoặc đường link, dẫn đến không xác định được nơi tổ chức.
• Bỏ sót chữ ký ở mục "Ý kiến lãnh đạo" hoặc "Ý kiến đề xuất": phiếu bị trả lại vì thiếu chữ ký theo quy trình.
• Ghi thời gian không đúng định dạng: ví dụ ghi "1/6 - 5/6" thay vì "01/06/2025 đến 05/06/2025", gây nhầm lẫn về ngày tháng năm.
• Nội dung đào tạo quá sơ sài: chỉ ghi "học kỹ năng mềm" mà không nêu rõ tên khóa học, đơn vị đào tạo và lợi ích cho công việc, khiến lãnh đạo khó đánh giá tính cần thiết.