Hướng dẫn điền Phiếu yêu cầu đào tạo bộ phận BMDT-02

Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu đào tạo tổng hợp BMDT-02 được thiết kế để các bộ phận trong công ty đề xuất nhu cầu đào tạo cho nhân viên một cách tập trung và có hệ thống. Biểu mẫu này giúp tổng hợp danh sách nhiều nhân sự cùng một lúc, thay vì phải làm từng phiếu riêng lẻ. Qua đó, Phòng Hành chính Nhân sự (HCNS) và Ban Giám đốc có cơ sở để đánh giá, phê duyệt và lên kế hoạch đào tạo phù hợp với chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do Trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyền (như Trưởng nhóm, Quản lý) chịu trách nhiệm điền và ký duyệt. Thời điểm điền là khi bộ phận phát hiện nhu cầu đào tạo cho một hoặc nhiều nhân viên, ví dụ: khi có nhân viên mới cần đào tạo kỹ năng, khi triển khai công nghệ mới, hoặc khi cần nâng cao năng lực cho đội ngũ hiện tại. Phiếu nên được hoàn thành và gửi về Phòng HCNS ít nhất 2 tuần trước thời điểm dự kiến tổ chức đào tạo để có thời gian xử lý và phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bộ phận: Ghi rõ tên bộ phận của bạn, ví dụ: "Phòng Kỹ thuật", "Phòng Kinh doanh", "Ban Marketing". Không viết tắt nếu chưa có quy ước chung.
2. Ngày: Ghi ngày tháng năm lập phiếu theo định dạng dd/mm/yyyy, ví dụ: 15/03/2025. Đây là ngày bạn bắt đầu soạn thảo yêu cầu.
3. Stt: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng nhân viên trong danh sách. Mỗi nhân viên là một dòng riêng biệt.
4. Họ tên: Ghi đầy đủ họ và tên của nhân viên cần đào tạo, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường theo quy định của công ty, ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
5. Bộ phận: Nhập lại tên bộ phận của nhân viên đó. Nếu tất cả nhân viên trong danh sách đều thuộc cùng một bộ phận, bạn có thể ghi "như trên" hoặc ghi lại tên bộ phận ở dòng đầu tiên.
6. Thời gian đào tạo: Ghi rõ thời gian dự kiến diễn ra khóa đào tạo, có thể là ngày cụ thể (ví dụ: 20-22/03/2025) hoặc khoảng thời gian (ví dụ: Quý II/2025). Nếu chưa xác định chính xác, hãy ghi "dự kiến tháng 4/2025".
7. Nội dung đào tạo: Mô tả ngắn gọn tên khóa học hoặc chủ đề đào tạo, ví dụ: "Kỹ năng đàm phán hợp đồng", "Sử dụng phần mềm SAP cơ bản", "An toàn lao động".
8. Mục đích đào tạo: Giải thích lý do tại sao nhân viên này cần được đào tạo, ví dụ: "Nâng cao kỹ năng bán hàng", "Đáp ứng yêu cầu công việc mới", "Bổ sung kiến thức cho dự án sắp tới".

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng bộ phận, Phòng HCNS và Giám đốc theo đúng thứ tự từ trái sang phải ở cuối biểu mẫu.
• Không được để trống bất kỳ cột nào trong danh sách nhân viên. Nếu chưa có thông tin, hãy ghi "chưa xác định" hoặc "sẽ cập nhật sau".
• Thông tin về thời gian và nội dung đào tạo cần cụ thể, tránh chung chung như "đào tạo kỹ năng mềm" mà không nêu rõ tên kỹ năng.
• Mỗi phiếu chỉ dành cho một bộ phận, không gộp nhiều bộ phận khác nhau vào cùng một phiếu để tránh nhầm lẫn khi phê duyệt.
• Lưu lại bản scan hoặc ảnh chụp phiếu sau khi đã ký đầy đủ để làm bằng chứng cho quá trình theo dõi sau này.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi ngày tháng lập phiếu, khiến Phòng HCNS không biết thời điểm đề xuất để ưu tiên xử lý.
• Ghi thiếu cột "Mục đích đào tạo" hoặc ghi mục đích quá chung chung như "để học hỏi thêm", làm khó khăn cho việc đánh giá tính cần thiết của khóa học.
• Đánh số thứ tự sai hoặc bỏ sót dòng, dẫn đến danh sách nhân viên không khớp với số lượng thực tế.
• Không ký hoặc ký thiếu một trong ba vị trí bắt buộc (Trưởng bộ phận, Phòng HCNS, Giám đốc), khiến phiếu không có hiệu lực.
• Viết tắt tên bộ phận hoặc tên nhân viên không thống nhất, gây nhầm lẫn khi nhập liệu vào hệ thống quản trị nhân sự.