Mẫu đơn xin nghỉ phép BMNP-03: Hướng dẫn điền chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu BMNP-03 (Đơn xin nghỉ phép) là biểu mẫu chính thức được sử dụng trong quy trình quản lý nghỉ phép của doanh nghiệp. Mục đích của mẫu đơn này là để người lao động gửi yêu cầu xin nghỉ việc tạm thời lên cấp quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự. Việc sử dụng mẫu đơn chuẩn giúp đảm bảo tính thống nhất, minh bạch trong việc ghi nhận lý do, thời gian nghỉ và tạo cơ sở pháp lý cho việc tính lương, quản lý ngày công. Đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ nhân sự khi nhân viên có nhu cầu nghỉ phép năm, nghỉ không lương hoặc nghỉ việc riêng có lý do.

Ai điền và khi nào

Mẫu đơn này do chính người lao động (nhân viên) điền và ký tên. Thời điểm điền đơn là trước khi bắt đầu kỳ nghỉ, tối thiểu từ 1 đến 3 ngày làm việc (tùy theo quy định của từng công ty), trừ trường hợp khẩn cấp như ốm đau, tai nạn. Sau khi nhân viên điền đầy đủ thông tin, đơn sẽ được chuyển đến Trưởng phòng trực tiếp để xác nhận, sau đó trình lên Giám đốc phê duyệt. Nhân viên mới cần lưu ý hỏi bộ phận nhân sự về quy trình nộp đơn cụ thể của công ty để tránh chậm trễ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày tháng năm (đầu đơn): Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi bạn viết đơn. Ví dụ: Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2025.
2. Họ và tên: Viết đầy đủ họ tên của bạn, viết in hoa hoặc viết thường nhưng phải rõ ràng, khớp với hợp đồng lao động.
3. Sinh ngày: Ghi ngày tháng năm sinh của bạn. Mẫu đã có sẵn định dạng 19/05/1975, bạn chỉ cần sửa lại cho đúng.
4. Chức vụ: Ghi chức danh hiện tại của bạn trong công ty, ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Chuyên viên kỹ thuật, Trưởng nhóm...
5. Đơn vị công tác: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang làm việc, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Xưởng sản xuất.
6. Số ngày nghỉ và thời gian: Điền số ngày bạn muốn nghỉ (bằng chữ hoặc số) và ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Ví dụ: xin nghỉ việc 3 ngày, kể từ ngày 20/10/2025 đến hết ngày 22/10/2025.
7. Hình thức nghỉ việc: Ghi rõ loại phép bạn xin: nghỉ phép năm, nghỉ không lương, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng có lương, nghỉ thai sản... Hãy ghi cụ thể để trưởng phòng và nhân sự dễ xử lý.
8. Nơi nghỉ: Ghi địa chỉ nơi bạn sẽ ở trong thời gian nghỉ, ví dụ: Tại nhà riêng (số nhà, đường, phường, quận) hoặc đi du lịch ở tỉnh/thành phố nào.
9. Điện thoại liên lạc: Ghi số điện thoại di động của bạn để công ty có thể liên lạc khi cần gấp.
10. Lý do xin nghỉ việc: Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do nghỉ. Ví dụ: Bản thân bị sốt cao, gia đình có việc riêng, cần đi khám bệnh... Viết đủ ý, không lan man.
11. Kính trình: Ghi chức danh người phê duyệt, thường là "Giám đốc công ty" hoặc "Trưởng phòng Nhân sự".
12. Ký tên: Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên ở cuối đơn. Trưởng phòng và Giám đốc sẽ ký vào phần phê duyệt bên trái.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ ngày tháng năm và số ngày nghỉ để tránh sai sót, vì đây là căn cứ tính lương và chấm công.
• Không được để trống mục "Lý do xin nghỉ việc" – nếu không có lý do, đơn sẽ bị từ chối hoặc trả về.
• Đơn phải được ký bởi cả ba bên: Người làm đơn, Trưởng phòng và Giám đốc mới có hiệu lực.
• Nếu nghỉ ốm, bạn cần nộp kèm giấy khám bệnh hoặc giấy chứng nhận của cơ sở y tế theo quy định của công ty.
• Giữ lại một bản sao hoặc chụp ảnh đơn đã được phê duyệt để làm bằng chứng khi cần đối chiếu công lương.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "nghỉ phép năm" và "nghỉ không lương" dẫn đến sai hình thức nghỉ, gây khó khăn khi tính lương.
• Ghi thiếu ngày kết thúc kỳ nghỉ hoặc ghi ngày không hợp lý (ví dụ: ngày kết thúc trước ngày bắt đầu).
• Không ghi số điện thoại liên lạc hoặc ghi sai số, khiến công ty không thể liên hệ khi có việc khẩn.
• Viết lý do quá chung chung như "việc gia đình" mà không nói rõ, dễ bị trưởng phòng yêu cầu giải trình thêm.
• Quên ký tên ở mục "Người làm đơn" hoặc ký tên không đúng với họ tên đã khai báo trong hợp đồng.
• Nộp đơn muộn, không đúng thời hạn quy định, dẫn đến đơn không được phê duyệt kịp trước ngày nghỉ.