Hướng dẫn điền đơn xin nghỉ phép BMNP-01 chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu BMNP-01 là biểu mẫu chính thức dùng để xin nghỉ phép tại công ty. Mục đích của mẫu đơn này là giúp nhân viên trình bày nguyện vọng nghỉ phép lên Ban Giám đốc và Phòng Hành chánh – Nhân sự một cách rõ ràng, có căn cứ. Đồng thời, biểu mẫu cũng là cơ sở để các cấp quản lý xem xét, phê duyệt và theo dõi tình hình nhân sự. Việc sử dụng đúng mẫu đơn giúp quy trình nghỉ phép diễn ra minh bạch, đúng quy định và tránh những tranh chấp không đáng có về sau.

Ai điền và khi nào

Mẫu đơn này do chính nhân viên có nhu cầu nghỉ phép điền và ký tên. Nhân viên cần điền đơn ít nhất 3 ngày làm việc trước ngày bắt đầu nghỉ, trừ trường hợp khẩn cấp hoặc ốm đau đột xuất. Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhân viên gửi đơn cho Trưởng bộ phận trực tiếp để xin ý kiến. Sau đó, đơn được chuyển lên Phòng Hành chánh – Nhân sự và Ban Giám đốc để phê duyệt theo đúng quy trình luân chuyển của công ty.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Kính gửi: Đây là phần mở đầu, nhân viên không cần điền gì thêm vì đã có sẵn "Ban Giám Đốc Công Ty" và "Phòng Hành chánh – Nhân sự".
2. Tôi tên là: Ghi đầy đủ họ và tên của bạn theo đúng giấy tờ tùy thân, viết chữ in hoa hoặc chữ thường rõ ràng, dễ đọc.
3. MSNV: Điền mã số nhân viên do công ty cấp. Đây là thông tin quan trọng để nhân sự tra cứu hồ sơ, cần kiểm tra kỹ trước khi ghi.
4. Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận bạn đang công tác, ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh, Bộ phận Sản xuất.
5. Địa chỉ và số điện thoại liên lạc: Ghi địa chỉ nơi bạn sẽ ở trong thời gian nghỉ phép và số điện thoại có thể liên lạc được. Thông tin này giúp công ty liên hệ khi có việc khẩn cấp.
6. Thời gian nghỉ: Ghi rõ tổng số ngày xin nghỉ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ví dụ: "Trong thời gian 3 ngày (Kể từ ngày 15/05/2025 đến hết ngày 17/05/2025)". Cần tính toán chính xác để tránh sai lệch.
7. Lý do xin nghỉ phép: Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do bạn cần nghỉ phép. Ví dụ: nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng, nghỉ ốm, nghỉ cưới hỏi, tang gia... Không cần viết quá dài dòng nhưng phải đủ ý.
8. Bàn giao công việc: Ghi rõ họ tên người được bàn giao và bộ phận của người đó. Sau đó, liệt kê cụ thể các công việc, hồ sơ, tài liệu đã bàn giao để đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
9. Ký tên: Phần cuối đơn có các ô dành cho Trưởng bộ phận, Người làm đơn, Trưởng phòng HCNS và Ban Giám đốc. Nhân viên chỉ ký vào ô "Người làm đơn", các ô còn lại do cấp có thẩm quyền ký.

Lưu ý quan trọng

• Điền đầy đủ tất cả các thông tin bắt buộc, không bỏ trống bất kỳ mục nào. Nếu không có thông tin, ghi "Không có" hoặc gạch chéo.
• Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa. Nếu sai, nên làm đơn mới thay vì sửa chữa.
• Thời gian nghỉ phải phù hợp với số ngày phép còn lại trong năm. Nhân viên nên kiểm tra với phòng Nhân sự trước khi làm đơn.
• Đơn phải được gửi đúng quy trình: nhân viên → trưởng bộ phận → phòng HCNS → Ban Giám đốc. Không tự ý gửi thẳng lên cấp trên.
• Giữ lại một bản sao hoặc chụp ảnh đơn đã được phê duyệt để đối chiếu sau này khi cần.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi MSNV hoặc ghi sai mã số, gây khó khăn cho nhân sự khi tra cứu hồ sơ và tính phép.
• Không ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc, chỉ ghi số ngày dẫn đến nhầm lẫn về thời gian nghỉ thực tế.
• Lý do xin nghỉ quá sơ sài hoặc không trung thực, khiến cấp quản lý khó xem xét và phê duyệt.
• Không bàn giao công việc hoặc bàn giao không rõ ràng, gây gián đoạn công việc chung của bộ phận.
• Ký tên vào ô dành cho Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc, làm sai quy trình và khiến đơn bị từ chối.
• Gửi đơn quá muộn, không đủ thời gian để các cấp xét duyệt, dẫn đến việc nghỉ không được phép hoặc bị tính là nghỉ không lương.