Hướng dẫn điền biểu mẫu nâng bậc lương BHTL-07 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BHTL-07 Nâng bậc lương được sử dụng để ban hành quyết định chính thức về việc tăng bậc lương cho cán bộ, nhân viên trong công ty. Văn bản này là căn cứ pháp lý để phòng Tổ chức – Hành chính (TC-HC) thực hiện các thủ tục thay đổi mức lương trên bảng lương, đồng thời làm cơ sở để kế toán tính lương mới cho người lao động. Biểu mẫu này thuộc danh mục Quy chế Lương, giúp đảm bảo việc nâng lương được thực hiện minh bạch, đúng quy trình và có hiệu lực pháp lý.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám đốc công ty ký ban hành. Tuy nhiên, nội dung trong quyết định thường do cán bộ phòng TC-HC soạn thảo dự thảo dựa trên đề nghị của Hội đồng Lao động Tiền lương. Biểu mẫu được sử dụng khi có nhu cầu nâng bậc lương định kỳ hoặc nâng bậc lương trước thời hạn cho một cá nhân cụ thể, sau khi đã được Hội đồng Lao động Tiền lương thông qua và có tờ trình đề nghị.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề và số hiệu văn bản: Ghi rõ "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" và "Độc lập – Tự do – Hạnh phúc". Ở ô "Số: /QĐ – DN", điền số thứ tự quyết định và năm ban hành, ví dụ: "Số: 12/QĐ – DN" hoặc "Số: 12/QĐ – ABC".
2. Địa danh và ngày tháng: Ghi đúng địa danh công ty đặt trụ sở chính (ví dụ: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh) và ngày tháng năm ban hành quyết định. Ngày tháng này phải trùng hoặc sau ngày có hiệu lực ghi ở Điều II.
3. Căn cứ pháp lý: Điền số và ngày của quyết định thành lập công ty (ví dụ: số /QĐ - NC ngày ...) và các quyết định liên quan khác. Nếu không có số cụ thể, để trống hoặc ghi "số /QĐ – ..." theo đúng quy định hiện hành của công ty.
4. Điều I – Thông tin nhân sự: Ghi họ tên đầy đủ của người được nâng lương (ví dụ: Nguyễn Văn A) và chức vụ hiện tại (ví dụ: Trưởng Phòng TC – HC). Tên phải chính xác theo hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm.
5. Điều II – Mức lương mới: Ghi rõ mức lương mới bằng số và bằng chữ (ví dụ: 1.000.000 đồng/tháng), đồng thời ghi ngày bắt đầu áp dụng mức lương mới (ví dụ: kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2006). Mức lương này phải khớp với quyết định của Hội đồng Lao động Tiền lương.
6. Điều III và nơi nhận: Giữ nguyên nội dung mẫu, chỉ điều chỉnh ngày có hiệu lực nếu cần. Mục "Nơi nhận" liệt kê các phòng ban liên quan như "Như điều III" và "Lưu Phòng TC – HC". Cuối cùng, ghi họ tên và chức danh người ký (ví dụ: Trần Văn Cường – Tổng Giám đốc).

Lưu ý quan trọng

• Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của người được nâng lương: họ tên, chức vụ phải khớp với hồ sơ nhân sự gốc.
• Mức lương mới và ngày áp dụng phải được Hội đồng Lao động Tiền lương phê duyệt bằng văn bản trước khi soạn thảo quyết định.
• Số quyết định phải được đánh số liên tục theo hệ thống quản lý văn bản của công ty, tránh trùng lặp.
• Quyết định phải có chữ ký của Chủ tịch HĐQT hoặc Tổng Giám đốc và đóng dấu công ty để có hiệu lực pháp lý.
• Lưu trữ bản gốc tại phòng TC-HC và gửi bản sao đến các đơn vị liên quan để thực hiện.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "nâng bậc lương" và "nâng ngạch lương": Biểu mẫu này chỉ dùng cho nâng bậc lương trong cùng ngạch, không áp dụng cho thay đổi chức danh công việc.
• Ghi sai ngày tháng: Ngày ban hành quyết định phải sau ngày có hiệu lực của mức lương mới, nếu không sẽ gây mâu thuẫn về thời gian.
• Thiếu căn cứ pháp lý: Không điền đầy đủ số và ngày của các quyết định liên quan (thành lập công ty, quy chế lương) làm giảm tính hợp pháp của văn bản.
• Không cập nhật mức lương mới vào bảng lương: Sau khi ký quyết định, phòng TC-HC và kế toán phải kịp thời cập nhật để tránh sai sót khi tính lương tháng.
• Bỏ sót chữ ký hoặc con dấu: Quyết định thiếu chữ ký của người có thẩm quyền hoặc thiếu dấu công ty sẽ không có giá trị thi hành.