Hướng dẫn điền giấy tạm ứng BMTL-04 chi tiết và đúng quy định

Mục đích sử dụng

Mẫu BMTL-04 (Giấy tạm ứng) được Công ty Cổ phần ABC ban hành nhằm quản lý và kiểm soát các khoản tạm ứng cho nhân viên. Biểu mẫu này giúp nhân viên đề nghị tạm ứng tiền trước khi thực hiện các công việc được giao, đảm bảo tính minh bạch và hợp lý trong chi tiêu của công ty. Việc sử dụng mẫu thống nhất cũng giúp bộ phận kế toán dễ dàng theo dõi, hạch toán và đối chiếu công nợ với từng nhân viên. Đây là chứng từ quan trọng trong quy trình tài chính nội bộ, thuộc danh mục Quy chế Lương.

Ai điền và khi nào

Giấy tạm ứng BMTL-04 do nhân viên có nhu cầu tạm ứng tiền để phục vụ công việc điền và ký tên. Nhân viên cần điền mẫu này trước khi nhận tiền tạm ứng, tức là khi có kế hoạch chi tiêu cho công việc như mua sắm vật tư, đi công tác, tổ chức sự kiện hoặc các khoản chi hợp lệ khác. Sau khi điền, mẫu sẽ được chuyển đến Phụ trách bộ phận xác nhận, sau đó trình Kế toán và cuối cùng là Giám đốc phê duyệt. Nhân viên chỉ được nhận tiền sau khi có đầy đủ chữ ký của các cấp có thẩm quyền.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Điền số văn bản do bộ phận hành chính hoặc kế toán cấp, thường có dạng số/GTƯ. Nhân viên không tự ý đánh số mà để trống hoặc hỏi bộ phận liên quan.
2. Địa danh và ngày tháng: Ghi "Hà Nội, ngày ... tháng ... năm 2008" (theo mẫu có sẵn). Điền ngày tháng năm hiện tại khi làm giấy tạm ứng.
3. Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên người đề nghị tạm ứng, viết chữ in hoa có dấu hoặc chữ thường rõ ràng, đúng với giấy tờ cá nhân.
4. Đơn vị: Ghi tên phòng ban, bộ phận hoặc chi nhánh nơi nhân viên đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật.
5. Tạm ứng số tiền: Ghi số tiền tạm ứng bằng chữ số, đơn vị là đồng Việt Nam. Ví dụ: 5.000.000 đồng. Cần ghi chính xác, không tẩy xóa.
6. Viết bằng chữ: Ghi số tiền tạm ứng bằng chữ, viết hoa chữ cái đầu, ví dụ: Năm triệu đồng chẵn. Phải khớp với số tiền ghi ở mục trên.
7. Nội dung chi: Mô tả chi tiết lý do tạm ứng, mục đích sử dụng tiền. Ví dụ: "Tạm ứng tiền mua văn phòng phẩm cho quý I/2024" hoặc "Tạm ứng chi phí đi công tác Đà Nẵng 3 ngày". Càng cụ thể càng tốt để kế toán và giám đốc dễ phê duyệt.
8. Chữ ký: Mẫu có 4 vị trí ký: Giám đốc, Kế toán, Phụ trách bộ phận và Người đề nghị. Người đề nghị ký trước, sau đó chuyển cho phụ trách bộ phận ký xác nhận, rồi đến kế toán và cuối cùng là giám đốc phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được tạm ứng khi có nhu cầu công việc thực tế, không tạm ứng cho mục đích cá nhân không liên quan đến công ty.
• Số tiền tạm ứng phải phù hợp với dự toán chi phí và quy định về hạn mức tạm ứng của công ty. Nếu vượt quá hạn mức, cần có sự phê duyệt đặc biệt của Giám đốc.
• Nhân viên phải hoàn ứng (thanh toán) trong thời hạn quy định sau khi hoàn thành công việc, thường là 5-7 ngày làm việc. Nếu không hoàn ứng đúng hạn, công ty có quyền khấu trừ vào lương.
• Giấy tạm ứng phải được viết rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa. Nếu sai, phải làm lại mẫu mới.
• Lưu giữ bản sao giấy tạm ứng đã được phê duyệt để đối chiếu khi thanh toán hoàn ứng.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai số tiền bằng chữ và bằng số không khớp nhau, dẫn đến kế toán phải hỏi lại hoặc từ chối thanh toán.
• Bỏ sót chữ ký của một trong các bên (phụ trách bộ phận, kế toán, giám đốc), khiến giấy tạm ứng không có hiệu lực.
• Nội dung chi quá chung chung, không cụ thể, ví dụ chỉ ghi "chi phí công tác" mà không ghi rõ địa điểm, thời gian, mục đích.
• Điền sai đơn vị hoặc không ghi đơn vị, gây khó khăn cho việc xác định bộ phận chịu trách nhiệm.
• Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không chính xác, ảnh hưởng đến thời hạn hoàn ứng và hạch toán kế toán.
• Tự ý đánh số văn bản mà không theo quy tắc của công ty, gây rối trong hệ thống quản lý chứng từ.