Hướng dẫn điền biểu mẫu MTCL Phòng Vật tư Lilama

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "MTCL - Phòng Vật tư R" là tài liệu thuộc hệ thống ISO của Lilama, được thiết kế để ghi nhận và theo dõi các mục tiêu chất lượng của Phòng Vật tư trong năm 2012. Mục đích chính của biểu mẫu là xác định rõ ba mục tiêu cốt lõi: cung cấp đầy đủ vật tư, sắp xếp kho bãi khoa học, và đảm bảo an toàn lao động. Đồng thời, biểu mẫu này cũng liệt kê các biện pháp thực hiện cụ thể, phân công trách nhiệm và thời hạn hoàn thành cho từng mục tiêu. Nhờ đó, Phòng Vật tư có thể kiểm soát tiến độ công việc một cách hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu khắt khe của tiêu chuẩn ISO.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Vật tư hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm chính trong việc lập và điền. Các nhân viên trong phòng có thể tham gia cung cấp dữ liệu cho từng biện pháp thực hiện. Biểu mẫu được lập vào đầu năm (năm 2012) để hoạch định các mục tiêu cho cả năm. Sau đó, định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, Phòng Vật tư sẽ cập nhật tình hình thực hiện và báo cáo lên lãnh đạo Công ty. Việc điền biểu mẫu cần được thực hiện một cách nghiêm túc, chính xác và kịp thời để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TT (Số thứ tự): Điền số thứ tự cho từng mục tiêu chất lượng. Trong biểu mẫu có 3 mục tiêu, đánh số lần lượt là 01, 02, 03.
2. ND mục tiêu (Nội dung mục tiêu): Ghi chép lại nội dung cụ thể của từng mục tiêu chất lượng. Ví dụ: "Cung cấp 100% đầy đủ tất cả các chủng loại vật tư..." cho mục tiêu số 01. Nội dung này đã được xác định sẵn trong biểu mẫu, cần sao chép chính xác.
3. Biện pháp thực hiện: Liệt kê các hành động, công việc cụ thể cần làm để đạt được mục tiêu tương ứng. Ví dụ, với mục tiêu số 01, các biện pháp bao gồm: lập kế hoạch mua vật tư, khảo sát thị trường, đánh giá nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng... Mỗi biện pháp được ghi trên một dòng riêng.
4. Trách nhiệm: Ghi rõ bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện từng biện pháp. Trong biểu mẫu, trách nhiệm chính thuộc về "Phòng Vật tư" hoặc "Phòng Vật tư, Bộ phận kho". Cần điền chính xác để xác định đúng người chịu trách nhiệm.
5. Thời hạn hoàn thành: Xác định thời gian cụ thể để hoàn thành từng biện pháp. Có thể là "Định kỳ hàng tháng/Quý", "Thường xuyên", "Quý I/2012", hoặc "Khi có nhu cầu mua hàng hoá". Cần điền rõ ràng để dễ dàng theo dõi tiến độ.
6. Ghi chú: Sử dụng cột này để ghi lại những thông tin bổ sung, những khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện, hoặc các điều chỉnh cần thiết. Nếu không có gì đặc biệt, có thể để trống.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này là tài liệu nội bộ của Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội, thuộc hệ thống ISO. Do đó, cần được bảo quản cẩn thận và chỉ sử dụng cho mục đích công việc.
• Khi điền biểu mẫu, cần sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, tránh viết tắt hoặc sử dụng từ ngữ không chuyên nghiệp. Tất cả các thông tin phải được ghi chép đầy đủ, trung thực.
• Việc cập nhật tình hình thực hiện các mục tiêu cần được thực hiện thường xuyên, định kỳ. Kết quả thực hiện sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của Phòng Vật tư và đề ra các mục tiêu cho năm tiếp theo.
• Biểu mẫu này cần được sự phê duyệt của Trưởng phòng Vật tư trước khi chính thức áp dụng. Mọi sự thay đổi về mục tiêu hoặc biện pháp thực hiện đều phải được cập nhật và phê duyệt lại.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ các biện pháp thực hiện cho từng mục tiêu, dẫn đến thiếu cơ sở để triển khai công việc. Cần đảm bảo mỗi mục tiêu đều có các biện pháp cụ thể, khả thi.
• Nhầm lẫn giữa các cột "Trách nhiệm" và "Thời hạn hoàn thành". Ví dụ, ghi tên người thực hiện vào cột thời hạn hoặc ngược lại. Cần phân biệt rõ: cột "Trách nhiệm" là ai làm, cột "Thời hạn" là khi nào làm xong.
• Bỏ sót hoặc điền không chính xác thông tin ở cột "Ghi chú". Cột này rất quan trọng để ghi lại những vấn đề phát sinh, giúp cho việc đánh giá và cải tiến quy trình sau này.
• Không cập nhật kịp thời tình hình thực hiện, dẫn đến biểu mẫu trở nên lạc hậu và không phản ánh đúng thực tế công việc. Cần có lịch trình cập nhật định kỳ rõ ràng.