Hướng dẫn điền mục tiêu chất lượng phòng quản trị tổng hợp

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu MTCL-Phòng Quản trị Tổng hợp (Mục tiêu chất lượng) được thiết kế để giúp Phòng Quản trị Tổng hợp của Công ty Cổ phần Lilama Hà Nội thiết lập, theo dõi và đánh giá các mục tiêu chất lượng trong năm. Biểu mẫu này là một phần của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, nhằm đảm bảo mọi hoạt động của phòng đều được thực hiện một cách có kế hoạch, có kiểm soát và đạt hiệu quả cao nhất. Thông qua việc điền biểu mẫu, các mục tiêu cụ thể như tổ chức cuộc họp hiệu quả hay xử lý công việc nhanh chóng sẽ được lượng hóa và gắn với trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng phòng Quản trị Tổng hợp hoặc cán bộ được ủy quyền phụ trách hệ thống chất lượng của phòng thực hiện. Thời điểm điền biểu mẫu là vào đầu năm (năm 2012 trong mẫu tham khảo) hoặc đầu mỗi kỳ kế hoạch, khi cần xác lập các mục tiêu chất lượng cho phòng. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được cập nhật, bổ sung khi có sự thay đổi về yêu cầu công việc, chỉ đạo của lãnh đạo công ty, hoặc khi cần điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp với tình hình thực tế. Việc điền và cập nhật biểu mẫu cần được thực hiện trước khi triển khai các hoạt động liên quan.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Cột (1) - TT: Điền số thứ tự cho từng mục tiêu chất lượng. Bắt đầu từ số 1, đánh số liên tục cho đến hết danh sách các mục tiêu. Ví dụ: 1, 2, 3...
2. Cột (2) - Mục tiêu chất lượng: Ghi rõ nội dung mục tiêu cần đạt được. Mục tiêu phải cụ thể, có thể đo lường được. Ví dụ: "100% các cuộc họp được chuẩn bị hiệu quả về tài liệu, tư liệu, công tác tổ chức..." hoặc "100% các nội dung công việc thuộc thẩm quyền phòng được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, chính xác".
3. Cột (3) - Biện pháp thực hiện: Liệt kê các hành động cụ thể sẽ được thực hiện để đạt được mục tiêu ở cột (2). Mỗi mục tiêu có thể có nhiều biện pháp. Ví dụ: "Xây dựng kế hoạch, thông báo họp phù hợp", "Nắm bắt nội dung và chuẩn bị các tài liệu, tư liệu tương ứng", "Tiếp nhận văn bản đến, xem xét và vào sổ công văn".
4. Cột (4) - Cá nhân / đơn vị thực hiện: Ghi rõ tên cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm chính thực hiện biện pháp ở cột (3). Thông thường là "Phòng quản trị tổng hợp" hoặc tên cụ thể của cán bộ được phân công.
5. Cột (5) - Thời hạn hoàn thành: Xác định thời điểm hoặc tần suất thực hiện biện pháp. Có thể là "Định kỳ hoặc đột xuất", "Thường xuyên", "Khi có văn bản đến", "Ngay sau xem xét". Cần ghi rõ ràng để dễ theo dõi tiến độ.
6. Cột (6) - Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung, lưu ý đặc biệt hoặc kết quả thực hiện sau này. Cột này có thể để trống nếu không có nội dung cần ghi chú tại thời điểm lập kế hoạch.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi mục tiêu chất lượng phải được xây dựng dựa trên chức năng, nhiệm vụ chính của Phòng Quản trị Tổng hợp và phải phù hợp với mục tiêu chung của Công ty.
• Các biện pháp thực hiện cần phải khả thi, có nguồn lực và thời gian thực hiện rõ ràng. Tránh đưa ra các biện pháp chung chung, khó đo lường.
• Phần "Biện pháp theo dõi thực hiện mục tiêu chất lượng" ở cuối biểu mẫu cần được đọc kỹ và thực hiện nghiêm túc. Định kỳ tổng hợp báo cáo lãnh đạo và sử dụng các hành động khắc phục, phòng ngừa khi cần thiết.
• Biểu mẫu này cần được lưu trữ cẩn thận như một phần của hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng ISO của công ty.

Lỗi thường gặp

• Viết mục tiêu chung chung, không cụ thể, khó đo lường như "Nâng cao hiệu quả công việc" thay vì "100% các cuộc họp được chuẩn bị hiệu quả".
• Bỏ sót cột (4) - Cá nhân/đơn vị thực hiện, dẫn đến không xác định được trách nhiệm khi triển khai.
• Ghi thời hạn hoàn thành không rõ ràng, ví dụ chỉ ghi "Thường xuyên" mà không có tiêu chí cụ thể để đánh giá.
• Không cập nhật biểu mẫu khi có thay đổi về mục tiêu hoặc biện pháp, dẫn đến tài liệu lạc hậu, không sát thực tế.
• Nhầm lẫn giữa "Biện pháp thực hiện" và "Mục tiêu chất lượng", dẫn đến điền sai nội dung vào các cột.