Hướng dẫn kiểm soát hồ sơ ISO cho công ty xây dựng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "QT kiểm soát hồ sơ" này là tài liệu nền tảng thuộc hệ thống quản lý chất lượng ISO của công ty xây dựng. Mục đích chính của biểu mẫu là thiết lập một phương pháp thống nhất và chuẩn hóa cho toàn bộ hoạt động kiểm soát hồ sơ trong doanh nghiệp. Tài liệu này quy định chi tiết cách thức tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, truy cập và xử lý các loại hồ sơ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhờ có quy trình này, công ty đảm bảo mọi hồ sơ đều được quản lý chặt chẽ, dễ dàng tra cứu khi cần và đáp ứng các yêu cầu khắt khe của tiêu chuẩn ISO cũng như quy định pháp luật.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này được sử dụng bởi nhiều đối tượng khác nhau trong công ty. Cán bộ lưu trữ tại Phòng Tổ chức quản trị hành chính là người trực tiếp thực hiện các bước tiếp nhận, sắp xếp và quản lý hồ sơ theo quy trình. Các trưởng bộ phận, phòng ban chịu trách nhiệm lập danh mục, đóng gói và niêm phong hồ sơ trước khi chuyển giao cho bộ phận lưu trữ. Nhân viên các đơn vị cần truy cập hồ sơ sẽ phải điền Giấy mượn hồ sơ (BM.03A.02) khi có nhu cầu sử dụng tài liệu. Quy trình này được áp dụng thường xuyên, đặc biệt là vào cuối mỗi quý hoặc khi kết thúc một dự án, khi có khối lượng lớn hồ sơ cần được nộp lưu trữ.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục 1 - Mục đích: Ghi rõ mục tiêu của quy trình là "Quy định phương pháp thống nhất trong việc kiểm soát hồ sơ". Đây là phần khái quát, không cần điền thêm thông tin.
2. Mục 2 - Phạm vi áp dụng: Xác định rõ quy trình này áp dụng cho "hoạt động kiểm soát các hồ sơ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Mẹ". Không áp dụng cho các công ty con hay chi nhánh độc lập.
3. Mục 3 - Tài liệu liên quan: Liệt kê các văn bản pháp lý làm căn cứ, bao gồm "Văn bản của Nhà nước về quản lý tài liệu, hồ sơ, TCVN 5814 -1994" và "Các quy định về quản lý tài liệu, hồ sơ của Tổng Công ty".
4. Mục 4 - Định nghĩa: Giải thích hai khái niệm chính: "Hồ sơ là bằng chứng ghi nhận kết quả đã đạt được" và "Kiểm soát hồ sơ là hoạt động tiếp nhận, quản lý, sử dụng hồ sơ". Phần này giúp thống nhất cách hiểu trong toàn công ty.
5. Mục 5 - Nội dung: Đây là phần quan trọng nhất, bao gồm các bước: Tiếp nhận hồ sơ (ghi vào sổ BM.02A.03), Sắp xếp hồ sơ (theo mã hiệu đơn vị và lập danh mục BM.03A.01), Lưu trữ và bảo quản (theo thời gian quy định), Truy cập và sử dụng (cần viết giấy mượn BM.03A.02), Xử lý hồ sơ (lập biên bản BM.02A.06 khi hủy).
6. Mục 6 - Hồ sơ: Xác nhận rằng "Hồ sơ lập được lưu giữ và lưu trữ theo điều kiện cụ thể của đơn vị và quy định của Công ty Mẹ". Mỗi đơn vị cần tuân thủ đúng quy định chung.
7. Mục 7 - Phụ lục: Đính kèm các biểu mẫu liên quan: "Danh mục hồ sơ lưu trữ BM.03A.01" và "Giấy mượn hồ sơ BM.03A.02". Đây là các mẫu biểu cần được in và sử dụng kèm theo quy trình này.

Lưu ý quan trọng

• Hồ sơ tồn tại ở nhiều dạng khác nhau: văn bản giấy, bản vẽ kỹ thuật, ảnh chụp hiện trường, phim tư liệu, băng ghi âm cuộc họp, đĩa cứng và đĩa mềm chứa dữ liệu số. Tất cả đều phải được quản lý theo cùng một quy trình thống nhất.
• Trước khi nộp lưu trữ, hồ sơ bắt buộc phải được sắp xếp, đóng gói, niêm phong và có danh mục rõ ràng. Hồ sơ phải ở trạng thái khô ráo, nguyên vẹn, không ẩm ướt hay hư hỏng.
• Chỉ những người trong cùng bộ phận mới được tự do truy cập hồ sơ của bộ phận mình. Muốn sử dụng hồ sơ của bộ phận khác, phải có sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo Tổng Công ty hoặc phụ trách đơn vị sở hữu hồ sơ.
• Việc chuyển hồ sơ ra bên ngoài công ty là hành vi nhạy cảm, chỉ được thực hiện khi có sự cho phép bằng văn bản của Lãnh đạo Tổng Công ty có thẩm quyền.
• Hàng năm, cán bộ lưu trữ phải rà soát và lập danh sách hồ sơ cần xử lý (hủy hoặc thanh lý) trình phụ trách đơn vị phê duyệt theo quy định.

Lỗi thường gặp

• Không ghi chép vào sổ nhận hồ sơ (BM.02A.03) khi tiếp nhận hồ sơ từ các đơn vị, dẫn đến mất dấu vết và khó kiểm soát số lượng hồ sơ đã nộp.
• Nộp hồ sơ chưa được sắp xếp, đóng gói hoặc không có danh mục kèm theo, khiến bộ phận lưu trữ từ chối tiếp nhận và phải trả về đơn vị gửi để hoàn thiện.
• Xếp lẫn lộn các loại hồ sơ khác nhau vào cùng một cặp, ngăn hoặc tủ mà không có dấu hiệu nhận biết, gây khó khăn cho việc tra cứu và bảo quản sau này.
• Tự ý truy cập hồ sơ của bộ phận khác mà không xin phép lãnh đạo, vi phạm quy định về bảo mật thông tin nội bộ của công ty.
• Không lập biên bản xử lý hồ sơ (BM.02A.06) khi hủy hoặc thanh lý hồ sơ, dẫn đến thiếu căn cứ pháp lý và khó truy xuất nguồn gốc sau này.