Hướng dẫn điền tờ trình công tác phí vượt khung hạng HC-12-BM08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-12-BM08 được thiết kế để nhân viên hoặc trưởng bộ phận đề xuất xin phê duyệt sử dụng phương tiện đi công tác có hạng cao hơn so với khung quy định thông thường của công ty. Mục đích chính là tạo cơ sở pháp lý cho việc chi trả công tác phí vượt mức, đảm bảo tuân thủ Quy chế chi tiêu hành chính nội bộ. Biểu mẫu này giúp Ban lãnh đạo và phòng Kế toán có căn cứ để xem xét, phê duyệt các trường hợp đặc biệt, từ đó kiểm soát chi phí và tránh sai sót trong hạch toán.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do người đi công tác hoặc người được ủy quyền (thường là nhân viên, chuyên viên) soạn thảo và trình lên. Người trình phải là người trực tiếp tham gia chuyến công tác hoặc là người phụ trách bộ phận có nhân viên đi công tác. Thời điểm điền là trước khi chuyến công tác diễn ra, ngay khi phát sinh nhu cầu sử dụng phương tiện vượt khung hạng (ví dụ: đi máy bay hạng thương gia thay vì hạng phổ thông, đi tàu hỏa giường nằm thay vì ghế ngồi). Không nên điền sau khi chuyến công tác đã kết thúc vì sẽ không có giá trị xin phê duyệt trước.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề và căn cứ: Ghi rõ "Tờ trình xin phê duyệt V/v được sử dụng phương tiện đi công tác vượt khung hạng". Ở dòng "Căn cứ", bạn cần ghi số và ngày của Quyết định ban hành Quy chế chi tiêu hành chính của công ty (ví dụ: Quyết định số 123/QĐ-TGĐ ngày 15/01/2025). Nếu có văn bản ủy quyền hoặc quy định khác, ghi thêm vào dòng căn cứ thứ nhất.
2. Mục 1 - Họ và tên người đi công tác: Ghi đầy đủ họ tên và chức danh của người sẽ đi công tác. Nếu có nhiều người cùng đi, ghi lần lượt từng người một, mỗi người một dòng. Chức danh phải đúng với hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm hiện tại.
3. Mục 2 - Phương tiện và hạng: Ghi rõ loại phương tiện dự kiến sử dụng (ví dụ: máy bay, tàu hỏa, tàu thủy, ô tô dịch vụ) và hạng cụ thể (ví dụ: hạng thương gia, hạng nhất, ghế mềm điều hòa, giường nằm khoang riêng). Phải ghi chính xác tên hạng theo quy định của hãng vận chuyển.
4. Mục 3 - Lý do: Trình bày ngắn gọn, rõ ràng lý do tại sao cần sử dụng phương tiện vượt khung hạng. Ví dụ: do yêu cầu đặc thù công việc (cần làm việc trên máy bay), do sức khỏe không đảm bảo đi hạng thấp, do chuyến bay không còn vé hạng phổ thông, hoặc do đối tác yêu cầu. Không viết chung chung như "vì nhu cầu công việc".
5. Phần ký duyệt: Người trình ký và ghi rõ họ tên ở cột "Người trình". Trưởng ban/phòng ký xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý. Sau đó, chuyển lên Kế toán trưởng và cuối cùng là Tổng Giám đốc phê duyệt. Các mục này không cần điền trước, chỉ để trống cho các cấp ký duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được in ra giấy khổ A4, điền đầy đủ thông tin trước khi trình ký. Không điền bằng bút chì hoặc mực dễ phai.
• Phần "Căn cứ" bắt buộc phải ghi đúng số và ngày của Quyết định Quy chế chi tiêu hành chính hiện hành. Nếu sai, tờ trình sẽ bị trả lại.
• Lý do vượt khung phải có tính thuyết phục và phù hợp với quy định nội bộ. Các lý do cá nhân như "muốn đi cho thoải mái" thường không được chấp thuận.
• Chỉ được sử dụng biểu mẫu này khi phương tiện vượt quá hạng tiêu chuẩn theo quy định. Nếu phương tiện đúng hạng, sử dụng biểu mẫu công tác phí thông thường.
• Biểu mẫu sau khi được Tổng Giám đốc phê duyệt phải được lưu giữ tại phòng Kế toán ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm toán.

Lỗi thường gặp

• Không ghi căn cứ hoặc ghi sai số Quyết định Quy chế chi tiêu hành chính, dẫn đến tờ trình không hợp lệ.
• Ghi thiếu chức danh của người đi công tác hoặc ghi chức danh không chính xác so với quyết định bổ nhiệm.
• Phần lý do viết quá ngắn, chung chung như "do nhu cầu công việc" mà không giải thích cụ thể, khiến cấp phê duyệt khó đánh giá.
• Nhầm lẫn giữa "hạng" và "loại" phương tiện. Ví dụ: ghi "máy bay" là loại, nhưng quên ghi hạng "thương gia" hoặc "phổ thông".
• Không xin phê duyệt trước chuyến đi mà làm sau, vi phạm quy trình kiểm soát chi phí của công ty.