Hướng dẫn điền giấy đề nghị đi công tác HC-12-BM01 chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu HC-12-BM01 Giấy đề nghị đi công tác được sử dụng để nhân viên hoặc cán bộ trong công ty đề xuất việc đi công tác phục vụ nhiệm vụ chuyên môn. Biểu mẫu này giúp ghi nhận đầy đủ thông tin về người đề nghị, lý do, thời gian, địa điểm và danh sách cán bộ tham gia. Đồng thời, đây là cơ sở để phê duyệt các chế độ chi phí liên quan như tàu xe, lưu trú, phụ cấp công tác. Việc điền đúng và đầy đủ biểu mẫu sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót về thanh toán công tác phí sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hoặc cán bộ có nhu cầu đi công tác trực tiếp điền. Người đề nghị cần hoàn thành giấy trước khi chuyến công tác diễn ra, tối thiểu 2-3 ngày làm việc để trình lên quản lý trực tiếp và người có thẩm quyền duyệt. Trong trường hợp đi công tác đột xuất, cần báo cáo bằng lời nói trước và hoàn thiện giấy tờ trong vòng 24 giờ. Đối với các chuyến công tác dài ngày từ 2 ngày trở lên, bắt buộc phải có chương trình công tác chi tiết kèm theo biểu mẫu này.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Người đề nghị: Ghi rõ họ và tên đầy đủ của người viết giấy đề nghị, không viết tắt, không dùng biệt danh. Ví dụ: Nguyễn Văn A.
2. Bộ phận: Ghi tên phòng ban hoặc bộ phận mà người đề nghị đang công tác, ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Ban Giám đốc.
3. Lý do đi công tác: Mô tả ngắn gọn, rõ ràng mục đích của chuyến công tác, ví dụ: "Họp đối tác tại Hà Nội", "Kiểm tra tiến độ dự án tại nhà máy B". Cần nêu cụ thể nội dung công việc để quản lý đánh giá được tính cần thiết.
4. Thời gian: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc chuyến công tác theo định dạng ngày/tháng/năm. Nếu đi trong ngày thì ghi cùng ngày, nếu đi dài ngày thì ghi khoảng thời gian từ ngày... đến ngày...
5. Nơi đi công tác: Ghi địa điểm cụ thể nơi đến công tác, bao gồm tỉnh/thành phố, địa chỉ chi tiết nếu cần. Ví dụ: "Thành phố Hồ Chí Minh, số 123 đường Nguyễn Huệ, Quận 1".
6. Danh sách cán bộ đi công tác: Kẻ bảng gồm các cột: Stt, Họ tên, Bộ phận, Ghi chú. Liệt kê tất cả những người tham gia chuyến công tác, bao gồm cả người đề nghị. Cột Ghi chú dùng để ghi thông tin bổ sung như nhiệm vụ cụ thể của từng người.
7. Phần các chế độ được duyệt: Kẻ bảng gồm các cột: Stt, Loại chi phí, Mức, Số tiền định mức, Số lượng, Thành tiền, Ghi chú. Liệt kê các khoản chi phí dự kiến như: vé máy bay, tàu xe, khách sạn, phụ cấp lưu trú, phụ cấp đi đường. Mỗi loại chi phí cần ghi rõ mức áp dụng và số tiền định mức theo quy định của công ty.
8. Ngày tháng năm: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại khi làm giấy đề nghị. Phần này nằm ở cuối biểu mẫu, trước các dòng chữ ký.
9. Người đề nghị: Ký và ghi rõ họ tên sau khi đã điền đầy đủ thông tin.
10. Quản lý: Quản lý trực tiếp của người đề nghị ký xác nhận đồng ý cho đi công tác sau khi kiểm tra tính hợp lệ của thông tin.
11. Duyệt: Người có thẩm quyền (thường là Trưởng phòng, Giám đốc hoặc người được ủy quyền) ký duyệt chính thức, xác nhận phê duyệt chuyến công tác và các chế độ chi phí kèm theo.

Lưu ý quan trọng

• Đối với chuyến công tác dài ngày từ 2 ngày trở lên, bắt buộc phải đính kèm chương trình công tác chi tiết (lịch trình cụ thể từng ngày) vào giấy đề nghị.
• Phần "Số tiền định mức" trong bảng chế độ chi phí cần tra cứu đúng quy định hiện hành của công ty về công tác phí, không tự ý ước lượng.
• Chữ ký tại mục "Người đề nghị" phải là chữ ký tươi, không được ký thay hoặc ký sẵn. Các chữ ký của quản lý và người duyệt cũng phải được thực hiện theo đúng quy trình luân chuyển văn bản.
• Nếu có nhiều người cùng đi công tác, mỗi người đều phải có tên trong danh sách và ký xác nhận vào phần người đề nghị hoặc có văn bản ủy quyền riêng.
• Biểu mẫu cần được in rõ ràng, không tẩy xóa, viết bằng bút mực xanh hoặc đen. Nếu điền sai, nên làm lại tờ mới thay vì sửa chữa.

Lỗi thường gặp

• Không ghi đầy đủ thông tin ở mục "Lý do đi công tác" hoặc ghi chung chung như "đi họp" mà không nêu rõ nội dung, đối tác, dẫn đến bị từ chối duyệt.
• Nhầm lẫn giữa "Số tiền định mức" và "Thành tiền" trong bảng chi phí. Số tiền định mức là mức tối đa được duyệt cho một đơn vị, còn thành tiền = số lượng x đơn giá thực tế.
• Quên ký tên hoặc ký sai vị trí, đặc biệt là thiếu chữ ký của quản lý hoặc người duyệt, khiến giấy đề nghị không có hiệu lực.
• Không đính kèm chương trình công tác khi đi từ 2 ngày trở lên, dẫn đến phải bổ sung hồ sơ và làm chậm tiến độ phê duyệt.
• Ghi sai định dạng ngày tháng, ví dụ ghi "20/1/2024" thay vì "20/01/2024" hoặc nhầm thứ tự ngày và tháng, gây khó khăn cho khâu nhập liệu và lưu trữ.