Hướng dẫn điền Bảng thanh toán tiền công tác phí HC-12-BM06

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-12-BM06 "Bảng thanh toán tiền công tác phí" được sử dụng để tổng hợp và đề nghị thanh toán tiền công tác phí theo hình thức khoán cho các cá nhân trong đơn vị. Biểu mẫu này giúp kế toán và lãnh đạo có cơ sở để xác nhận số tiền thực tế phải chi trả cho từng nhân viên sau khi hoàn thành nhiệm vụ công tác. Việc sử dụng bảng thanh toán chuẩn giúp đảm bảo tính minh bạch, thống nhất trong quy trình quản lý tài chính nội bộ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hành chính hoặc người được phân công lập tại các ban, phòng, đơn vị trực thuộc. Thời điểm lập là cuối tháng hoặc ngay sau khi kết thúc đợt công tác, khi cần tổng hợp toàn bộ chi phí công tác phí khoán của các cá nhân trong tháng. Sau khi lập, biểu mẫu cần được trình lên Trưởng ban/phòng xác nhận, sau đó chuyển sang Kế toán trưởng kiểm tra và cuối cùng là Giám đốc phê duyệt trước khi thực hiện thanh toán.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị: Ghi rõ tên ban, phòng, đơn vị trực thuộc (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Ban Kỹ thuật).
2. Tháng …. năm 20…: Ghi tháng và năm phát sinh các chuyến công tác cần thanh toán.
3. Cột (1) TT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết danh sách nhân viên trong bảng.
4. Cột (2) Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên của từng nhân viên được thanh toán công tác phí.
5. Cột (3) Chức danh công việc đảm nhận: Ghi chức danh hiện tại của nhân viên (ví dụ: Nhân viên kinh doanh, Trưởng phòng).
6. Cột (6) Số tiền: Ghi số tiền công tác phí khoán được duyệt cho từng người, tính bằng đồng Việt Nam.
7. Cột (7) Xác nhận: Người nhận tiền ký hoặc đóng dấu xác nhận đã nhận đủ số tiền.
8. Cột (8) Ghi chú: Ghi rõ lý do nếu có điều chỉnh, hoặc thông tin bổ sung như số chuyến công tác, địa điểm.
9. Dòng Cộng: Tính tổng số tiền của tất cả các cá nhân ở cột (6), viết bằng số.
10. Bằng chữ: Viết tổng số tiền bằng chữ, khớp với số ở dòng Cộng (ví dụ: Mười triệu đồng).
11. Người lập: Người soạn thảo bảng ký và ghi rõ họ tên.
12. Trưởng ban, phòng: Trưởng đơn vị ký xác nhận danh sách và số tiền đề nghị.
13. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng ký kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ.
14. Giám đốc: Giám đốc ký phê duyệt cho phép thanh toán.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ được điền biểu mẫu khi đã có quyết định cử đi công tác hoặc chấp thuận của cấp có thẩm quyền.
• Số tiền ở cột (6) phải khớp với mức khoán công tác phí quy định tại Quy định chế độ công tác phí của công ty.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa số liệu; nếu sai phải lập lại biểu mẫu mới.
• Chữ ký tại cột (7) phải là chữ ký trực tiếp của người nhận tiền, không được ký thay.
• Biểu mẫu phải được trình duyệt đúng thứ tự: Người lập → Trưởng ban → Kế toán trưởng → Giám đốc.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai đơn vị hoặc tháng năm, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu với bảng chấm công hoặc quyết định công tác.
• Bỏ sót cột (7) Xác nhận, khiến chứng từ không hợp lệ và bị kế toán trả về.
• Viết số tiền bằng chữ không khớp với số tiền bằng số ở dòng Cộng, gây nhầm lẫn khi thanh toán.
• Không có chữ ký của Trưởng ban hoặc Kế toán trưởng trước khi trình Giám đốc, làm chậm tiến độ phê duyệt.
• Nhầm lẫn giữa công tác phí khoán và công tác phí thực tế, dẫn đến sai số liệu cần thanh toán.