Hướng dẫn điền bảng đề nghị cấp VPP hàng tháng HC-10-BM03

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-10-BM03 "Bảng đề nghị cấp VPP hàng tháng" được sử dụng để các bộ phận trong công ty đăng ký nhu cầu văn phòng phẩm cho tháng tiếp theo. Mẫu này giúp phòng Hành chính tổng hợp số lượng, chủng loại VPP cần mua sắm, đảm bảo việc cấp phát diễn ra kịp thời, đúng nhu cầu thực tế. Đồng thời, biểu mẫu là cơ sở để Giám đốc phê duyệt ngân sách và kiểm soát chi phí văn phòng phẩm hàng tháng.

Ai điền và khi nào

Người đề nghị là nhân viên hoặc trưởng bộ phận có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm. Biểu mẫu được điền vào cuối tháng, trước ngày quy định của phòng Hành chính (thường là ngày 25-28 hàng tháng) để kịp tổng hợp và mua sắm cho tháng sau. Sau khi điền, người đề nghị ký tên, trình trưởng bộ phận xác nhận, chuyển sang phòng Hành chính kiểm tra, và cuối cùng trình Giám đốc duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bộ phận: Ghi rõ tên bộ phận của người đề nghị, ví dụ: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật. Không viết tắt hoặc ghi chung chung.
2. Tháng ….. năm 20….: Điền tháng và năm của kỳ đề nghị cấp VPP, ví dụ: Tháng 12 năm 2025. Lưu ý viết đầy đủ 4 số của năm.
3. Cột STT (số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết các mặt hàng cần đề nghị. Mẫu đã có sẵn số từ 1 đến 70, bạn chỉ cần điền vào các dòng tương ứng.
4. Cột TÊN VPP: Ghi tên văn phòng phẩm cần đề nghị, ví dụ: Giấy A4, Bút lông bảng xanh, Kéo bấm. Chọn từ danh sách có sẵn trong mẫu hoặc ghi thêm nếu cần.
5. Cột ĐVT (đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của từng loại VPP, ví dụ: Gram, Cây, Quyển, Hộp, Cái, Tờ, Xấp, Cuộn, Chai. Đơn vị tính đã được liệt kê sẵn trong mẫu, bạn chỉ cần điền đúng.
6. Cột Số lượng: Ghi số lượng VPP cần đề nghị, là số nguyên dương. Ví dụ: 36 gram giấy A4, 5 cây bút lông bảng xanh. Không điền số 0 hoặc để trống nếu không có nhu cầu.
7. Phần cuối biểu mẫu: Ghi ngày, tháng, năm lập đề nghị. Sau đó, người đề nghị ký và ghi rõ họ tên. Trưởng bộ phận, Phòng HC, Giám đốc duyệt sẽ ký xác nhận sau khi kiểm tra và phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Chỉ điền số lượng VPP thực sự cần thiết cho hoạt động của bộ phận trong tháng, tránh đề nghị dư thừa gây lãng phí.
• Kiểm tra kỹ tên VPP và đơn vị tính trước khi điền, vì nhiều mặt hàng có tên gọi tương tự nhưng khác quy cách (ví dụ: Keo trong lớn và Keo trong 1,2F).
• Đảm bảo chữ viết rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, nên làm lại phiếu mới để tránh nhầm lẫn khi tổng hợp.
• Trình tự ký duyệt phải đúng: Người đề nghị → Trưởng bộ phận → Phòng HC → Giám đốc. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, phiếu sẽ không được xử lý.
• Nộp phiếu đúng hạn theo quy định của phòng Hành chính. Phiếu nộp trễ có thể không được giải quyết trong kỳ đó.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai đơn vị tính: Ví dụ ghi "Cây" cho giấy A4 thay vì "Gram", hoặc ghi "Hộp" cho kéo bấm thay vì "Cây". Điều này gây khó khăn khi mua sắm và cấp phát.
• Điền số lượng không hợp lý: Ví dụ đề nghị 100 cây bút cho một tháng trong khi bộ phận chỉ có 5 người, dẫn đến bị từ chối hoặc yêu cầu giải trình.
• Bỏ sót cột hoặc để trống: Nhiều nhân viên mới chỉ điền tên VPP mà quên điền số lượng hoặc đơn vị tính, khiến phiếu không hợp lệ.
• Ký sai vị trí: Người đề nghị ký vào ô "Giám đốc duyệt" hoặc trưởng bộ phận ký vào ô "Phòng HC", gây rối quy trình xử lý.
• Không ghi ngày tháng: Phiếu thiếu ngày tháng lập sẽ không xác định được kỳ đề nghị, dễ bị thất lạc hoặc xử lý chậm.