1. Kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc quý
Doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của nhân viên và từ các khoản chi trả cho cá nhân khác (dịch vụ ngoài, thuê chuyên gia…) phải kê khai và nộp tờ khai định kỳ.
Chọn kỳ khai tháng hay quý
Doanh nghiệp thuộc diện khai thuế TNCN theo tháng theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu đủ điều kiện khai thuế GTGT theo quý (điểm a khoản 1 Điều 9 cùng nghị định) thì được lựa chọn khai thuế TNCN theo quý.
Điều kiện khai theo quý gắn với quy mô: tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống.
Biểu mẫu
- Tờ khai thuế TNCN mẫu số 05/KK-TNCN;
- Bảng kê 05-1/BK-TNCN (nếu cần).
Ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Nhưng cuối năm vẫn phải tổng hợp để quyết toán. Và mọi trường hợp có khấu trừ thuế nhưng không kê khai đúng hạn đều bị phạt tương tự chậm nộp hồ sơ khai thuế — Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bốn bước thực hiện
- Tập hợp số liệu: cuối mỗi kỳ, tổng hợp số thuế TNCN đã khấu trừ của tất cả cá nhân, phân loại theo biểu mẫu yêu cầu.
- Lập tờ khai: dùng mẫu 05/KK-TNCN, kèm phụ lục bảng kê nếu cần.
- Nộp điện tử: ký và gửi tờ khai qua cổng eTax, nhận thông báo xác nhận.
- Nộp tiền thuế: nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước, chậm nhất theo cùng thời hạn nộp tờ khai.
2. Quyết toán thuế TNCN năm
Cuối năm, doanh nghiệp (tổ chức trả thu nhập) tổng hợp thu nhập cả năm đã trả cho cá nhân và số thuế đã khấu trừ để quyết toán. Doanh nghiệp có trách nhiệm quyết toán thay cho các cá nhân ủy quyền — thường là nhân viên chỉ có thu nhập tại doanh nghiệp đó — và cung cấp chứng từ cho cá nhân tự quyết toán nếu họ có nhiều nguồn thu nhập.
| Ai nộp | Biểu mẫu |
|---|---|
| Doanh nghiệp | Tờ khai quyết toán 05/QTT-TNCN; phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN (cá nhân ủy quyền quyết toán), 05-2/BK-QTT-TNCN (cá nhân không ký hợp đồng lao động, cộng tác viên), 05-3/BK-QTT-TNCN (người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh) |
| Cá nhân tự nộp | Tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN; phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có); chứng từ khấu trừ thuế TNCN (CTT56) do tổ chức chi trả cung cấp |
Ba phụ lục của doanh nghiệp phân theo nhóm người nhận thu nhập, nên việc phân loại nhân sự ngay từ đầu năm — ai ký hợp đồng lao động, ai là cộng tác viên, ai ủy quyền quyết toán — quyết định phần lớn công sức cuối năm.
Để đối chiếu số thuế trước khi lập tờ khai, có thể dùng công cụ Tính thuế TNCN; với người lao động nước ngoài, dùng Tính thuế TNCN cho người nước ngoài.
3. Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Kế toán doanh nghiệp thường thay mặt người lao động gửi đăng ký người phụ thuộc qua hệ thống thuế điện tử, nhằm cấp mã số thuế cho người phụ thuộc (nếu chưa có) và cập nhật vào hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
Biểu mẫu
- Mẫu số 07/ĐK-NPT-TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC) hoặc Mẫu số 20-ĐK-TCT;
- Bản tổng hợp đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cơ quan chi trả — mẫu 20-ĐK-TH-TCT.
Bốn bước
- Chuẩn bị: thu thập đầy đủ thông tin người phụ thuộc — họ tên, quan hệ, ngày sinh, số định danh cá nhân. Điền vào Mẫu 07/ĐK-NPT-TNCN hoặc file dữ liệu theo đúng cấu trúc của cơ quan thuế.
- Nộp hồ sơ: truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, theo đường dẫn "Đăng ký thuế" → "Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh". Nhập liệu trực tuyến hoặc tải file XML, ký số và gửi.
- Cơ quan thuế xử lý: hệ thống tự động cấp mã số thuế cho người phụ thuộc nếu chưa có; thông tin được ghi nhận và liên kết với mã số thuế của người lao động.
- Nhận kết quả: doanh nghiệp nhận Mẫu 07/TB-TNCN trên Cổng Thuế điện tử. Người phụ thuộc được chấp thuận sẽ được tính giảm trừ gia cảnh từ tháng tiếp theo.
- Thời điểm tính giảm trừ: đăng ký thành công trước ngày cuối cùng của kỳ tính thuế (31/12) sẽ được tính giảm trừ cho cả năm đó. Lời khuyên trong sổ tay: nên thực hiện ngay khi phát sinh người phụ thuộc.
- Trách nhiệm của người lao động: phải cam kết người phụ thuộc chưa được người khác đăng ký và thông báo kịp thời nếu có thay đổi, ví dụ chuyển người phụ thuộc cho vợ/chồng.
- Xử lý vi phạm: tự ý tính giảm trừ khi chưa đăng ký sẽ dẫn đến việc bị loại khoản giảm trừ và truy thu thuế.
Điểm thứ nhất đáng chú ý về mặt thực hành: giảm trừ được tính cho cả năm nếu đăng ký kịp trước 31/12, nhưng người phụ thuộc chỉ "có hiệu lực" từ tháng tiếp theo kể từ khi được chấp thuận. Nghĩa là đăng ký muộn trong tháng 12 vẫn kịp cho năm đó, nhưng để đến tháng 1 năm sau thì mất phần giảm trừ của cả năm trước.
Các mốc hạn kê khai và quyết toán trong năm theo dõi bằng Lịch pháp lý doanh nghiệp. Nếu phát hiện sai sau khi đã nộp tờ khai, xem Khai bổ sung, điều chỉnh hồ sơ khai thuế.