Khi nào phải xử lý
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót: sai thông tin người mua, sai tiền thuế, sai thuế suất, sai hàng hóa, hoặc người mua từ chối vì lỗi. Thủ tục thực hiện theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Ngoại lệ: sai tên, địa chỉ nhưng không sai mã số thuế
Trường hợp sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, người bán chỉ cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và không phải lập lại hóa đơn.
Đây là ngoại lệ tiết kiệm rất nhiều công sức — nên kiểm tra xem sai sót của mình có rơi vào nhóm này trước khi bắt tay lập hóa đơn điều chỉnh.
Điều chỉnh hay thay thế
| Phương án | Bản chất | Dùng khi |
|---|---|---|
| Hóa đơn điều chỉnh | Lập hóa đơn ghi phần chênh lệch tăng/giảm so với hóa đơn gốc | Sai sót nhỏ, chỉ lệch về số tiền hoặc thuế |
| Hóa đơn thay thế | Lập hóa đơn mới đúng thông tin thay cho hóa đơn sai | Sai sót lớn hoặc sai nhiều nội dung |
Về biểu mẫu: sử dụng cùng mẫu hóa đơn điện tử, có thể thêm dòng chữ "Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn ...". Ngoài ra có mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP — sổ tay ghi đây là mẫu khuyến nghị.
Sáu bước xử lý
- Phát hiện sai.
- Thỏa thuận với người mua. Liên hệ người mua và thống nhất lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế. Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho họ qua website (nếu có). Người bán lưu trữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
- Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Trên phần mềm, chọn chức năng lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn số X ký hiệu Y (ghi rõ nội dung và mức điều chỉnh), hoặc lập hóa đơn thay thế (ghi chú "Thay thế hóa đơn ký hiệu… số…, ngày… đã sai…"). Ký số và gửi lên cơ quan thuế cấp mã nếu là hóa đơn có mã.
- Gửi cơ quan thuế. Gửi Thông báo hóa đơn có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT).
- Gửi khách hàng. Gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua.
- Kê khai điều chỉnh. Người bán kê khai điều chỉnh trên tờ khai thuế của tháng có hóa đơn thay thế, điều chỉnh. Nếu điều chỉnh nhiều lần, phần chênh lệch từng lần tiếp tục kê khai điều chỉnh của kỳ hiện tại.
Hai mốc thời hạn phải nhớ
| Việc | Thời hạn |
|---|---|
| Người nộp thuế gửi Thông báo hóa đơn có sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT) đến cơ quan thuế | Chậm nhất vào cuối kỳ kê khai thuế có hóa đơn đó |
| Cơ quan thuế xử lý thông báo sai sót | 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ |
Mốc thứ nhất là mốc quan trọng: thông báo phải gửi trong cùng kỳ kê khai có hóa đơn sai, không được để sang kỳ sau.
Hậu quả nếu xử lý muộn hoặc không đúng
Sổ tay nêu rõ: việc xử lý hóa đơn sai sót phải thực hiện kịp thời trong kỳ kê khai liên quan. Nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế đúng quy định, để hóa đơn sai ảnh hưởng đến kê khai thuế, có thể bị coi là lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc sai nội dung — chế tài tại Điều 24, Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Mức phạt cụ thể cho từng hành vi tra tại công cụ tra cứu mức phạt vi phạm hành chính. Nếu việc xử lý sai kéo theo khai thiếu số thuế phải nộp, khoản tiền chậm nộp ước tính bằng công cụ Tính lãi chậm trả.
Nếu sai sót thuộc về người mua
Sổ tay nêu: trường hợp sai sót thuộc người mua thì người mua sẽ tự tiến hành, nhà cung cấp hoàn thành hóa đơn thay thế; sai nhỏ có thể lập hóa đơn điều chỉnh. Nguyên tắc chung vẫn là hai bên phải có văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn mới.
Phòng hơn chữa
Phần lớn sai sót đến từ khâu nhập liệu ban đầu — sai mã số thuế người mua, sai thuế suất, sai tên hàng hóa. Ba việc giảm được rủi ro:
- Kiểm tra mã số thuế người mua trước khi lập hóa đơn bằng công cụ Tra cứu mã số thuế.
- Xác định đúng thuế suất — với hàng hóa, dịch vụ có thể thuộc diện giảm thuế GTGT, tra tại Hàng không được giảm thuế GTGT.
- Lập hóa đơn đúng thời điểm ngay khi phát sinh giao dịch — xem Quy trình lập hóa đơn điện tử từng bước.