Bước 1 — Khởi tạo hóa đơn
Trên phần mềm hóa đơn điện tử, nhập các thông tin: tên khách hàng, mã số thuế, mặt hàng, số tiền, thuế suất và các nội dung khác theo quy định.
Về thuế suất: hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu cần chọn đúng nhóm ngành nghề của mình — bảng tỷ lệ đầy đủ ở bài Tỷ lệ % thuế GTGT và TNCN theo từng nhóm ngành nghề. Với doanh nghiệp, cần kiểm tra mặt hàng có thuộc nhóm được giảm thuế GTGT hay không — tra tại công cụ Hàng không được giảm thuế GTGT.
Bước 2 — Ký số và gửi cấp mã
Nhấn ký số bằng USB token hoặc HSM. Sau đó luồng xử lý tách làm hai:
| Loại hóa đơn | Ký số | Cấp mã |
|---|---|---|
| Hóa đơn có mã của cơ quan thuế | Ký số bằng USB token/HSM | Phần mềm tự động gửi dữ liệu đến cơ quan thuế để cấp mã |
| Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền | Không bắt buộc ký số trên từng hóa đơn | Không cần gửi cấp mã — chỉ chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế trong ngày |
Bước 3 — Gửi cơ quan thuế
- Hóa đơn có mã: phần mềm gửi ngay khi lập, cơ quan thuế cấp mã và trả về.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: người bán chuyển dữ liệu hóa đơn trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu điện tử.
Bước 4 — Gửi cho người mua
Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, người mua nhận hóa đơn ngay sau thanh toán — đây là một trong các lợi ích được nêu trong tài liệu của Cục Thuế. Với hóa đơn có mã, hóa đơn được gửi cho người mua sau khi cơ quan thuế cấp mã.
Quy tắc quan trọng nhất: thời điểm lập hóa đơn
Trong ba nghĩa vụ mà hộ kinh doanh phải làm đúng khi chuyển sang phương pháp kê khai, xuất hóa đơn đúng thời điểm là nghĩa vụ dễ vi phạm nhất, vì nó phát sinh theo từng giao dịch chứ không theo kỳ.
Thói quen phổ biến dưới cơ chế thuế khoán — gom hóa đơn cuối tháng, hoặc chỉ xuất khi khách yêu cầu — không còn phù hợp. Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, cơ chế được thiết kế để lập ngay khi phát sinh giao dịch và dữ liệu chuyển về cơ quan thuế trong ngày, nên việc lập gộp về sau sẽ lộ ngay trên dữ liệu.
Lập hóa đơn không đúng thời điểm là hành vi vi phạm về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt cụ thể tra tại công cụ tra cứu mức phạt vi phạm hành chính.
Nếu lập sai thì sao
Từ 01/6/2025, quy định mới bãi bỏ việc hủy hóa đơn lập sai. Tất cả sai sót đều xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Quy trình sáu bước và các mốc thời hạn được trình bày ở bài Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Tra cứu hóa đơn đã lập
Hai kênh chính thức:
- Website hoadondientu.gdt.gov.vn;
- Ứng dụng eTax Mobile — nhóm chức năng Hóa đơn điện tử.
Nên tra cứu định kỳ cả hóa đơn đầu ra lẫn đầu vào. Kiểm soát hóa đơn đầu vào là nghĩa vụ thứ ba trong ba nghĩa vụ khi chuyển sang kê khai — hóa đơn nhận từ đơn vị đã ngừng hoạt động sẽ khiến chi phí tương ứng bị loại, ảnh hưởng trực tiếp tới hộ thuộc nhóm doanh thu trên 3 tỷ đồng được trừ chi phí khi tính thuế thu nhập cá nhân.