Năm bước thực hiện
- Nộp hồ sơ. Doanh nghiệp nộp Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở qua Sở Tài chính.
- Phê duyệt và thông báo. Sở Tài chính sau khi duyệt sẽ cấp đăng ký kinh doanh mới và đồng thời thông báo cho cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế cũ kiểm tra nghĩa vụ thuế. Nếu doanh nghiệp không còn nợ thuế, không vi phạm nghiêm trọng, cơ quan thuế cũ cập nhật tình trạng "chuyển địa bàn" và phát hành Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu 09-MST). Thời hạn xử lý: 7 ngày làm việc.
- Bàn giao quản lý. Thông báo 09-MST được gửi cho doanh nghiệp và cơ quan thuế mới. Cơ quan thuế mới tiếp nhận quản lý từ ngày ghi trong thông báo. Thời hạn: 5 ngày làm việc.
- Tiếp tục kê khai và nộp thuế với cơ quan thuế mới từ kỳ tiếp theo.
Điều kiện tiên quyết ở bước 3
Cơ quan thuế cũ chỉ phát hành mẫu 09-MST khi doanh nghiệp không còn nợ thuế và không vi phạm nghiêm trọng. Nghĩa là mọi khoản nợ thuế phải được xử lý xong trước, nếu không toàn bộ thủ tục chuyển địa bàn bị treo — kể cả khi Sở Tài chính đã cấp đăng ký kinh doanh mới. Nên tra cứu nghĩa vụ còn lại trước khi khởi động thủ tục, xem Tra cứu nghĩa vụ thuế và xử lý sai sót.
Việc phải làm ở địa điểm cũ
- Hoàn thành các tờ khai và nộp thuế đến thời điểm chuyển.
- Kê khai thuế hết quý hoặc tháng cuối cùng tại địa phương cũ.
- Quyết toán nghĩa vụ tại nơi cũ nếu chuyển giữa kỳ.
Việc ở địa điểm mới
- Thực hiện kê khai với cơ quan thuế mới từ kỳ kế tiếp.
- Mã số thuế không đổi, nhưng mã cơ quan thuế quản lý sẽ thay đổi.
Điểm thứ hai có hệ quả thực tế: mọi cấu hình khai thuế, nộp thuế trên phần mềm và trên hệ thống ngân hàng đều cần cập nhật lại mã cơ quan thuế. Bỏ sót sẽ khiến giấy nộp tiền vào sai nơi quản lý.
Hóa đơn điện tử khi chuyển địa bàn
Đây là phần dễ bị bỏ sót nhất, và cách xử lý khác nhau theo loại hóa đơn:
| Loại hóa đơn | Xử lý |
|---|---|
| Hóa đơn có mã của cơ quan thuế | Hệ thống tự động điều chỉnh thông tin cơ quan thuế quản lý trong dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp |
| Hóa đơn không có mã | Doanh nghiệp phải chủ động cập nhật lại thông tin đơn vị trên các hóa đơn mới — địa chỉ, mã cơ quan thuế — theo thông báo phát hành |
Không cập nhật kịp sẽ dẫn tới hóa đơn xuất ra sai thông tin người bán — sai sót phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, xem Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp cần nộp báo cáo cho cơ quan thuế cũ đến thời điểm chuyển đi. Từ kỳ tiếp theo, báo cáo được nộp cho cơ quan thuế mới.
Danh mục việc cần làm
- Tra cứu và tất toán nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế cũ.
- Nộp Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở qua Sở Tài chính.
- Nhận mẫu 09-MST từ cơ quan thuế cũ.
- Kê khai và quyết toán đến thời điểm chuyển tại nơi cũ.
- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế cũ.
- Cập nhật thông tin hóa đơn nếu dùng hóa đơn không có mã.
- Cập nhật mã cơ quan thuế trên phần mềm kê khai và dịch vụ nộp thuế của ngân hàng.
- Kiểm tra lại thông tin bằng công cụ Tra cứu mã số thuế sau khi hoàn tất.
Nếu việc chuyển địa chỉ không dẫn đến đổi cơ quan thuế quản lý thì thủ tục nhẹ hơn nhiều — xem Thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp.