Định nghĩa pháp lý chính thức, trích dẫn từ văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam.
cơ quan tham mưu cho Bộ trưởng về công tác quản lý hồ sơ, được phép sử dụng tài khoản quản trị phần mềm để cấp, phân quyền sử dụng tài khoản người dùng cá nhân và người dùng quản lý cho đơn vị được phân cấp về công tác quản lý hồ sơ, thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ trong cơ quan Bộ.