I-MỤC ĐÍCH: chỉ dẫn phương hướng quản lý các khối tài sản một cách chặt chẽ nhất.
II-PHẠM VI ÁP DỤNG: tất cả các tài sản hữu hình loại trừ Hàng hoá ,nguyên phụ liệu
III-TRÁCH NHIỆM: BGĐ soạn thảo các quản trị viên áp dụng
IV-MÔ TẢ:
1-Phân loại tài sản:
Tất cả các tài sản phải được phân loại và mã hoá nhằm dễ dàng theo dõi quản lý và kế toán
-Mã số QL: Nhóm-loại-Phòng QL-STT VD: CCDC-B/HCNS-08
-Nhóm Trang thiết bị: TTB
·Định nghĩa:là các lọai tài sản,không phục vụ cho sản xuất có nguyên giá ban đầu (chưa khấu hao) nhỏ hơn 5 000 000 Đ/1 ĐV .
·Các loại:
+ TTB-A: Là các loại có giá trị trên 200 000
+ TTB-B : Là các loại có giá trị dưới 200 000
+ TTB-H : Là các loại hao mòn nhanh ,có thời hạn sử dụng dưới 3 tháng.
-Nhóm Công cụ dụng cụ: CCDC
·Định nghĩa:là các lọai tài sản, phục vụ cho sản xuất trực tiếp có nguyên giá ban đầu (chưa khấu hao) nhỏ hơn 5 000 000 Đ/1 ĐV .
·Các loại:
+ CCDC-A: Là các loại có giá trị trên 200 000
+ CCDC-B : Là các loại có giá trị dưới 200 000
+ CCDC-H : Là các loại hao mòn nhanh ,có thời hạn sử dụng dưới 3 tháng.
-Nhóm Tài Sản Cố Định : TSCD
·Là các TS có nguyên giá ban đầu (chưa khấu hao) lớn hơn 5 000 000 Đ/1 ĐV .
2-Xác định Đơn vị tính:
Là các đơn vị đo đếm thông thường: Cái,Bộ,Hệ thống.m.kg…nhưng tuân thủ nghuyên tắc: Các TS được kể là thành phần của ĐV (cái,bộ, HT…) thì phải thoả mãn các yêu cầu sau:
-Phải có tác dụng kèm theo bắt buộc: Có nghĩa là nếu không có vật đó đi kèm thì vật chính mất hay sụt giảm khả năng,tính năng sử dụng.
-Phải có giá trị gia tăng: Có nghĩa là nguyên giá của từng thành phần gộp lại thấp hơn tổng nguyên giá của ĐV tài sản đó.
3-Xác định giá trị:
Theo nguyên tắc: Tất cả phải được tính bằng tiền đồng và phải phù hợp với giá trị thực tế từng thời điểm,phản anh chính xác giá trị tài sản côngty.
-Nguyên gía không tính chi phí vận chuyển ,lắp đặt.
-Định lại nguyên giá từng tháng thường quy bằng phép trích khấu hao.theo HD trích khấu hao.
-Định lại nguyên gía bất thường khi có hư hỏng ,mất mát hay sủa chữa.
-Khi tài sản luân chuyển trong công ty thì phải đảm bảo về nguyên giá.
4-Hồ sơ theo dõi:
-Các loại TSCD;TTB-A;CCDC-A đều phải Được mã hoá và có lý lịch theo dõi cụ thể.BM Lý lịch Tài sản.
-Các loại B ,phải mã hoá và mở sổ theo dõi
-Các loại H ,không cần mã hoá,chỉ mở sổ liệt kê theo dõi.
5-Sử dụng-Bảo quản:
-Mổi TS đều phải xác định Thời gian sử dụng:là tg mà tài sản đó còn đầy đủ các tính năng,tính chất sử dụng mà không cần phải sửa chữa nhỏ hay lớn(chỉ bảo trì,bảo hành).
-Các TS phải có hướng dẫn sử dụng và bảo quản nhắm đạt đúng TGSDụng.
-Các TS phải được huấn luyện cho người sử dụng ,sử dụng hiệu quả ,thành thạo và phát huy hết tính năng của tài sản đó.
6-Bảo trì –sửa chữa:
-Bảo hành-Bảo trì: là các sửa chữa do nhà SX TS cung cấp miễn phí (Bảo hành),Hay là các sửa chữa có chi phí 1 lần sửa không quá 1% tổng giá trị tài sản và không quá 1 lần trong 2 tháng và lý do không do sự cố tình gây ra,hay do sự sủ dụng bất cẩn. Các loại này không làm thay đổi nguyên giá ,Chi phí sửa chữa tính vào các loại chi phí.Không bồi thường NVTTSD.
-Sửa chữa nhỏ là các sửa chữa để phục hồi lại các tính năng sử dụng mà không làm thay đổi nguyên giá so với nguyên giá trứơc khi sửa chũa.
-Sửa chữa lớn là các sửa chữa có thay đổi cấu trúc và nguyên giá.
-Sau sửa chữa nhỏ hay lớn phải xác định đánh giá lại TS.theo HD đánh giá TS.
-Theo thủ tục sửa chữa bảo trì.
7-Trách nhiệm:
-Mổi tài sản phải được phân cho 1 NV hay 1 Nhóm NV chịu trách nhiệm trực tiếp.Đấy là những Nv điều khiển trực tiếp các TS này.
-Phòng HCNS chịu trách nhiệm chung về QLTS.
-Khi xảy ra mất mát: NVSDTT trên nguyên tắc sẽ chịu trách nhiệm bồi thường bằng hiện vật tương đương nguyên giá.Nếu do các lý do bất khả kháng hay mất mát ngoài thời gian trách nhiệm( ngoài giờ,nghỉ phép…) đã có bàn giao hợp lý thì phòng HCNS xem xét lại.
-Nếu trong thời gian sử dụng có hư hao cần phải bảo hành mà nguyên do về phía NVSDTT thì NVSDTT trên nguyên tắc phải chịu hoàn toàn chi phí đó
-Nếu trong thời gian sử dụng có hư hao cần phải sửa chữa nhỏ thì NVSDTT trên nguyên tắc phải chịu hoàn toàn chi phí đó.
8-Mua mới –Chuyển đổi- Thanh lý:
-Mua mới TS phải theo thủ tục mua TS.Chú ý khâu đánh giá TS.
-Thanh lý TS theo Thủ tục thanh lý TS
-Khi có sửa chữa lớn TS ,sẽ có văn bản hướng dẫn cụ thể để đánh giá lại TS.
-Khi có chuyển đổi NVTTSD thì làm bàn giao và đánh giá lại.
9-Kiểm tra ,kiểm kê:
-HCNS và kế toán có trách nhiệm kiểm kê theo dõi TS về mặt hoạt động và giá trị.
-Các loại TSCD,A phải kiểm tra về mặt QL hằng tháng ,kiễm kê và báo cáo GĐ hằng quý giá trị.
-Các loại B,H phải kiểm tra ,kiễm kê hằng tháng.