Mục đích sử dụng
Sổ theo dõi tài sản (mẫu HC-21-BM02) được thiết kế nhằm ghi chép, kiểm soát toàn bộ hoạt động xuất nhập tài sản, hàng hóa ra vào cổng công ty. Biểu mẫu này giúp bộ phận quản trị và bảo vệ có cơ sở dữ liệu để đối chiếu, truy xuất nguồn gốc tài sản khi cần thiết. Đồng thời, sổ còn hỗ trợ công tác kiểm kê, đánh giá tình trạng tài sản định kỳ, đảm bảo minh bạch trong quản lý tài sản doanh nghiệp. Việc ghi chép đầy đủ và chính xác vào sổ này là yêu cầu bắt buộc theo Quy định quản lý tài sản, hàng hóa ra vào cổng số 18.
Ai điền và khi nào
Sổ theo dõi tài sản do nhân viên bảo vệ trực cổng hoặc nhân viên kho/ thủ kho chịu trách nhiệm ghi chép. Thời điểm điền sổ là ngay tại thời điểm tài sản được xuất ra khỏi công ty hoặc nhập vào công ty, không được ghi sau khi sự việc đã kết thúc. Đối với mỗi lần xuất hoặc nhập tài sản, dù là tài sản cố định, công cụ dụng cụ hay hàng hóa, đều phải ghi một dòng riêng biệt vào sổ. Người vận chuyển tài sản có trách nhiệm ký xác nhận vào cột "Ký tên" sau khi đã kiểm tra thực tế số lượng và loại tài sản.
Hướng dẫn điền từng mục
- Ngày giờ: Ghi rõ ngày tháng năm và giờ xuất/nhập tài sản theo định dạng DD/MM/YYYY và HH:MM. Ví dụ: 15/03/2025 08:30. Không ghi giờ ước lượng, phải ghi chính xác thời điểm thực tế diễn ra giao nhận.
- Căn cứ xuất/nhập: Ghi số phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, lệnh điều động tài sản hoặc văn bản phê duyệt tương ứng. Đây là cơ sở pháp lý cho việc tài sản được phép ra/vào cổng, nếu thiếu căn cứ thì không được thực hiện xuất nhập.
- Người vận chuyển: Ghi họ tên đầy đủ của người trực tiếp vận chuyển tài sản. Có thể là nhân viên công ty, tài xế, hoặc đơn vị vận chuyển bên ngoài. Trường hợp nhiều người cùng vận chuyển thì ghi tên người đại diện.
- Loại tài sản: Mô tả ngắn gọn tên tài sản hoặc hàng hóa được xuất/nhập. Ví dụ: máy tính xách tay, bàn ghế văn phòng, linh kiện điện tử. Không ghi chung chung như "hàng hóa" hay "tài sản".
- Đơn vị: Ghi đơn vị tính của tài sản như cái, chiếc, bộ, thùng, kg, mét. Đơn vị phải phù hợp với loại tài sản và thống nhất trong toàn bộ sổ theo dõi.
- Số lượng: Ghi số lượng tài sản bằng chữ số Ả Rập, rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu là số thập phân thì ghi chính xác đến hai chữ số sau dấu phẩy. Ví dụ: 5, 10, 2.5.
- Ký tên: Người vận chuyển ký trực tiếp vào sổ sau khi đã kiểm tra và xác nhận đúng loại tài sản, số lượng. Chữ ký phải rõ ràng, có thể kèm theo ghi rõ họ tên bên cạnh.
- Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như tình trạng tài sản (mới, cũ, hỏng), số serial (nếu có), hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận. Nếu không có gì đặc biệt thì để trống hoặc gạch chéo.
Lưu ý quan trọng
- Mỗi dòng trong sổ chỉ ghi một lần xuất hoặc nhập tài sản, không gộp nhiều lần vào một dòng để tránh nhầm lẫn.
- Không được tẩy xóa, bôi đen thông tin đã ghi. Nếu ghi sai, hãy gạch ngang một đường lên phần sai và ghi lại thông tin đúng ở bên cạnh, đồng thời ký xác nhận việc sửa chữa.
- Sổ phải được đánh số trang, đóng dấu giáp lai và bảo quản tại chốt bảo vệ hoặc phòng quản trị. Khi hết sổ phải nộp lại cho bộ phận hành chính để lưu trữ theo quy định.
- Đối với tài sản có giá trị cao hoặc tài sản cố định, cần đối chiếu thêm với danh sách tài sản được phê duyệt trước khi cho phép xuất khỏi công ty.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu thông tin cột "Căn cứ xuất/nhập" dẫn đến không có cơ sở kiểm tra tính hợp lệ của việc xuất nhập tài sản.
- Nhầm lẫn giữa đơn vị tính, ví dụ ghi "thùng" nhưng thực tế tài sản được tính theo "cái", gây khó khăn khi kiểm kê và đối chiếu số lượng.
- Không ghi giờ xuất/nhập hoặc ghi giờ không chính xác, làm mất tính liên tục trong quá trình theo dõi thời gian tài sản ra vào cổng.
- Người vận chuyển không ký hoặc ký không rõ ràng, dẫn đến không xác định được trách nhiệm khi có sai sót về số lượng hoặc chất lượng tài sản.
- Ghi chép bằng bút chì hoặc bút mực dễ phai, khiến thông tin bị mờ sau một thời gian ngắn, ảnh hưởng đến công tác lưu trữ và kiểm tra sau này.
