Hướng dẫn điền Sổ theo dõi hàng hóa HC-21-BM01 chi tiết

Mục đích sử dụng

Mẫu HC-21-BM01 "Sổ theo dõi hàng hóa" được thiết lập nhằm ghi chép, kiểm soát toàn bộ hoạt động xuất nhập hàng hóa ra vào cổng công ty. Biểu mẫu này giúp bộ phận bảo vệ, thủ kho và kế toán có cơ sở dữ liệu thống nhất để đối chiếu số lượng, chủng loại hàng hóa lưu thông hàng ngày. Đồng thời, sổ theo dõi còn là căn cứ pháp lý để xác định trách nhiệm khi xảy ra thất thoát hoặc sai lệch về hàng hóa. Việc sử dụng đúng biểu mẫu sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài sản doanh nghiệp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên bảo vệ trực cổng hoặc nhân viên kho chịu trách nhiệm ghi chép ngay tại thời điểm hàng hóa được đưa vào hoặc đưa ra khỏi công ty. Mỗi lần có hàng hóa đi qua cổng, dù là nhập từ nhà cung cấp hay xuất đi giao khách, đều phải ghi ngay một dòng mới vào sổ. Không được ghi gộp nhiều lần vào một dòng hoặc ghi lại vào cuối ngày vì dễ dẫn đến sai sót. Đối với ca trực đêm hoặc ngày nghỉ, bảo vệ ca đó vẫn phải hoàn thành việc ghi chép trước khi bàn giao.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày giờ: Ghi chính xác thời điểm hàng hóa đi qua cổng theo định dạng ngày/tháng/năm và giờ:phút. Ví dụ: 15/04/2025 08:30. Không viết tắt ngày tháng.
2. Loại hàng hóa: Mô tả tên hàng cụ thể, ví dụ: "Thép cuộn", "Văn phòng phẩm", "Linh kiện điện tử". Tránh ghi chung chung như "Hàng tạp" hoặc "Đồ linh tinh".
3. Nhà cung cấp: Ghi tên công ty hoặc cá nhân giao hàng (nếu là nhập) hoặc tên khách hàng nhận hàng (nếu là xuất). Nếu là hàng nội bộ, ghi rõ "Nội bộ - bộ phận...".
4. Đơn vị: Ghi đơn vị tính của hàng hóa như "Kg", "Cái", "Thùng", "Bộ", "Mét". Phải thống nhất đơn vị cho từng loại hàng để dễ tổng hợp.
5. Số lượng: Ghi bằng số, rõ ràng, không tẩy xóa. Ví dụ: 150 (Kg) hoặc 5 (Thùng). Nếu là số thập phân, dùng dấu phẩy (,) theo chuẩn Việt Nam.
6. Người vận chuyển: Ghi họ tên tài xế hoặc nhân viên phụ trách vận chuyển hàng. Kèm biển số xe nếu có để dễ truy xuất.
7. Căn cứ xuất/nhập: Ghi số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hợp đồng hoặc lệnh điều động làm căn cứ. Ví dụ: "PXK số 123 ngày 15/04" hoặc "Hợp đồng HD-2025-08".
8. Ghi chú: Dùng để ghi thêm thông tin đặc biệt như hàng hỏng, hàng mượn tạm, hàng trả lại, hoặc tình trạng niêm phong kẹp chì.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi lần xuất hoặc nhập hàng phải ghi một dòng riêng, không ghi chung nhiều loại hàng trên cùng một dòng.
• Không được tẩy xóa thông tin đã ghi. Nếu sai, gạch ngang một đường lên phần sai và ghi lại phía trên hoặc bên cạnh, đồng thời ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.
• Cuối mỗi ca trực hoặc cuối ngày, bảo vệ và thủ kho (nếu có) phải ký xác nhận vào sổ để chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu.
• Sổ phải được đóng dấu giáp lai giữa các trang, đánh số trang và lưu trữ tối thiểu theo quy định của công ty (thường là 5 năm).
• Khi có hàng hóa ra vào ngoài giờ hành chính, vẫn phải ghi sổ đầy đủ và báo cáo lại cho bộ phận liên quan vào sáng hôm sau.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu cột "Căn cứ xuất/nhập" khiến sau này không đối chiếu được với chứng từ gốc, gây khó khăn cho kiểm kê.
• Nhầm lẫn giữa "Đơn vị" và "Số lượng", ví dụ ghi "5 Kg" vào cột đơn vị và "Kg" vào cột số lượng, làm sai lệch dữ liệu tổng hợp.
• Không ghi "Người vận chuyển" dẫn đến khi hàng thất lạc không xác định được trách nhiệm thuộc về ai.
• Ghi ngày giờ không chính xác, thường ghi theo giờ ước lượng hoặc ghi sau khi hàng đã qua cổng 30-60 phút, làm mất tính thời gian thực của sổ.
• Dùng bút chì hoặc bút mực dễ phai để ghi sổ, sau một thời gian chữ mờ không đọc được, ảnh hưởng đến công tác lưu trữ và kiểm tra.