Hướng dẫn điền Kế hoạch tổ chức hội nghị HC-17-BM02 chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-17-BM02 "Kế hoạch tổ chức hội nghị" được thiết kế để các ban, phòng, đơn vị trong công ty lập đề xuất chi tiết trước khi tổ chức bất kỳ sự kiện, hội nghị nào. Mục đích chính là trình lên Tổng Giám đốc xem xét và phê duyệt toàn bộ kế hoạch, chương trình và dự toán kinh phí liên quan. Biểu mẫu này giúp đảm bảo mọi hoạt động được lên kế hoạch bài bản, kiểm soát chi phí chặt chẽ theo đúng Quy chế chi tiêu hành chính của công ty, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho việc giải ngân và quyết toán sau này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ, nhân viên của ban/phòng/đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị hoặc sự kiện lập. Người lập phải là người nắm rõ nhất các nội dung, chương trình và chi phí dự kiến. Biểu mẫu được lập và trình ký trước khi tiến hành tổ chức hội nghị, thông thường cần được phê duyệt ít nhất 5-7 ngày làm việc trước ngày diễn ra sự kiện để đảm bảo thời gian chuẩn bị và thẩm định kinh phí. Sau khi lập, biểu mẫu sẽ được trình qua Trưởng ban/phòng, Kế toán trưởng và cuối cùng là Tổng Giám đốc phê duyệt.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề và căn cứ: Điền tên sự kiện/hội nghị vào dòng đầu tiên. Sau đó, ghi rõ căn cứ pháp lý: thông thường là Quy chế chi tiêu hành chính kèm theo Quyết định số và ngày tháng năm của Giám đốc Công ty. Nếu có các văn bản liên quan khác, bổ sung thêm vào dòng "Căn cứ" phía trên.
2. Mục A - Kế hoạch: Ghi tóm tắt nội dung chính của hội nghị (ví dụ: "Hội nghị tổng kết năm 2024"), thành phần tham dự (số lượng, chức danh), địa điểm cụ thể (hội trường, khách sạn) và thời gian dự kiến (từ ngày... đến ngày...).
3. Mục B - Chương trình thực hiện: Mô tả kịch bản chương trình chi tiết (khai mạc, báo cáo, thảo luận, bế mạc...). Xác định rõ đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp. Liệt kê các đơn vị thuê ngoài (nếu có) như nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng, dịch vụ ăn uống. Phần công tác chuẩn bị cần nêu rõ các đầu việc và thời hạn hoàn thành.
4. Mục C - Dự toán kinh phí: Đây là phần quan trọng nhất. Liệt kê từng khoản mục chi phí theo cột (2) "Nội dung chi phí". Cột (3) ghi đơn vị tính (VD: suất, cái, buổi). Cột (4) ghi đơn giá dự kiến. Cột (5) "Dự toán" là thành tiền = ĐVT x Đơn giá. Cột (6) và (7) phân bổ số tiền do ban/phòng trong công ty thực hiện hay thuê ngoài. Cột (8) ghi chú thêm nếu cần. Cuối bảng, tính tổng cộng và viết bằng chữ.
5. Mục D - Đề xuất, kiến nghị: Phần này để các cấp có thẩm quyền ký xác nhận và phê duyệt. Ban/phòng trình ghi ý kiến đề xuất. Các ban/phòng liên quan và Ban Tài chính ghi ý kiến thẩm định. Tổng Giám đốc ghi quyết định phê duyệt hoặc yêu cầu điều chỉnh.
6. Phần ký duyệt: Người lập và Trưởng ban/phòng ký ở cột bên trái. Kế toán trưởng và Giám đốc ký ở cột "Phê duyệt" bên phải. Đảm bảo đầy đủ chữ ký và ngày tháng năm.

Lưu ý quan trọng

• Mọi số liệu trong bảng dự toán kinh phí phải có căn cứ, báo giá hoặc tham chiếu theo đúng Quy chế chi tiêu hành chính của công ty, tránh tự ước lượng thiếu cơ sở.
• Phần "Căn cứ" phải ghi đúng số và ngày của Quyết định ban hành Quy chế chi tiêu hành chính hiện hành, nếu sai sẽ bị từ chối phê duyệt.
• Khi điền bảng dự toán, cần đảm bảo tổng cột (5) "Thành tiền" phải bằng tổng cột (6) "Ban, phòng trong cty" cộng với cột (7) "Thuê ngoài".
• Phần chữ ký phải đúng thẩm quyền: Người lập không được ký thay Trưởng ban/phòng, Kế toán trưởng phải ký trước khi trình Giám đốc.
• Biểu mẫu cần được lưu trữ bản gốc có chữ ký và đóng dấu (nếu cần) để phục vụ công tác kiểm toán và quyết toán sau này.

Lỗi thường gặp

• Quên hoặc ghi sai số, ngày của Quyết định ban hành Quy chế chi tiêu hành chính, dẫn đến hồ sơ bị trả lại ngay từ khâu tiếp nhận.
• Bảng dự toán kinh phí không khớp: tổng cột (5) không bằng tổng cột (6) cộng cột (7), hoặc đơn giá nhân với số lượng ra kết quả sai.
• Bỏ sót các khoản mục chi phí phát sinh thực tế như chi phí vận chuyển, trang trí, dẫn đến khi tổ chức phải xin bổ sung kinh phí gây gián đoạn.
• Phần ký duyệt thiếu chữ ký của một trong các bên (Trưởng ban, Kế toán trưởng, Giám đốc) hoặc ký không đúng thứ tự quy định.
• Không ghi rõ đơn vị tính và đơn giá cho từng khoản mục, gây khó khăn cho việc thẩm định và phê duyệt kinh phí.