Hướng dẫn điền biểu mẫu phân cấp văn hóa doanh nghiệp

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "01 Phân cấp văn hóa doanh nghiệp" được thiết kế để đánh giá toàn diện mức độ phát triển văn hóa của một tổ chức dựa trên 15 yếu tố cốt lõi. Mục đích chính là giúp doanh nghiệp xác định được điểm mạnh, điểm yếu trong từng khía cạnh văn hóa, từ kiến trúc, sản phẩm, máy móc công nghệ cho đến các yếu tố mềm như giai thoại, biểu tượng, phong cách lãnh đạo. Kết quả đánh giá sẽ là cơ sở để xây dựng kế hoạch cải thiện và nâng tầm văn hóa doanh nghiệp một cách bài bản, khoa học.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này dành cho ban lãnh đạo, trưởng các phòng ban, hoặc nhóm chuyên trách về văn hóa doanh nghiệp. Những người có hiểu biết sâu sắc về hoạt động và giá trị cốt lõi của công ty sẽ là đối tượng phù hợp nhất để thực hiện đánh giá. Thời điểm lý tưởng để điền biểu mẫu là vào đầu mỗi quý hoặc cuối năm tài chính, khi doanh nghiệp cần tổng kết và định hướng lại các giá trị văn hóa. Ngoài ra, biểu mẫu cũng nên được sử dụng khi có sự thay đổi lớn về nhân sự cấp cao, sáp nhập, hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp.

Hướng dẫn điền từng mục

Stt (Số thứ tự): Đây là cột đánh số tự động từ 1 đến 15, tương ứng với 15 yếu tố văn hóa. Người điền không cần chỉnh sửa mà chỉ cần theo dõi để đảm bảo đánh giá đúng thứ tự các tiêu chí.
Yếu tố: Cột này liệt kê tên cụ thể của từng yếu tố văn hóa, ví dụ: "Kiến trúc của Doanh nghiệp", "Sản phẩm", "Máy móc, công nghệ". Người điền cần đọc kỹ tên yếu tố để hiểu phạm vi đánh giá trước khi chuyển sang các cột phân cấp.
Phân cấp (Yếu-1, T.bình-2, Khá-3, Mạnh-4): Đây là phần quan trọng nhất. Với mỗi yếu tố, người điền phải đọc các mô tả chi tiết ở từng cấp độ (Yếu, Trung bình, Khá, Mạnh) và chọn cấp độ phù hợp nhất với thực trạng doanh nghiệp. Ví dụ: Ở yếu tố "Kiến trúc", nếu nơi làm việc lộn xộn, dơ bẩn thì chọn cấp "Yếu-1"; nếu có phòng tiếp khách riêng và các phòng làm việc rõ ràng thì chọn "Khá-3".
Yếu-1: Cấp độ thấp nhất, mô tả tình trạng tiêu cực hoặc chưa đạt chuẩn. Người điền chỉ chọn cấp này nếu doanh nghiệp hoàn toàn rơi vào các mô tả được liệt kê, ví dụ: "Các vật dụng để lộn xộn", "Chất lượng sản phẩm không ổn định".
T.bình-2: Cấp độ trung bình, dành cho doanh nghiệp đã có những bước cơ bản nhưng chưa hoàn thiện. Ví dụ: "Bàn ghế làm việc đầy đủ" nhưng chưa có phòng tiếp khách riêng, hoặc "Chất lượng sản phẩm ổn định" nhưng chỉ ở mức tối thiểu.
Khá-3: Cấp độ khá, yêu cầu doanh nghiệp đáp ứng nhiều tiêu chí tích cực hơn. Ví dụ: "Khoảng cách các vị trí làm việc thông thoáng", "Có phòng tiếp khách riêng", "Sản phẩm là một trong 05 sản phẩm hàng đầu".
Mạnh-4: Cấp độ cao nhất, thể hiện sự xuất sắc và nhất quán. Ví dụ: "Kiến trúc thể hiện triết lý của DN", "Sản phẩm là biểu tượng của ngành", "Trên 70% nhân viên thấu hiểu biểu tượng của logo". Người điền chỉ chọn cấp này khi doanh nghiệp vượt trội ở tất cả các mô tả.

Lưu ý quan trọng

Đọc kỹ toàn bộ mô tả của từng cấp độ trước khi quyết định chấm điểm, tránh chọn theo cảm tính hoặc thiếu căn cứ.
Đối với các yếu tố có ghi chú "Không tính điểm" hoặc "Không đánh giá phần này" (ví dụ: Giai thoại, Sứ mạng), người điền cần bỏ qua hoặc chỉ ghi nhận thông tin mà không chấm điểm.
Yếu tố "Tính cách của doanh nghiệp" yêu cầu thiết kế câu hỏi riêng, vì vậy không áp dụng thang điểm chung mà cần có bảng khảo sát bổ sung.
Kết quả đánh giá cần được thảo luận và thống nhất trong nhóm để đảm bảo tính khách quan, tránh sai lệch do góc nhìn cá nhân.

Lỗi thường gặp

Chọn cấp độ "Mạnh-4" một cách dễ dãi mà không đối chiếu với thực tế, dẫn đến kết quả đánh giá không phản ánh đúng tình hình doanh nghiệp.
Bỏ qua các mô tả chi tiết trong từng cấp độ, chỉ nhìn vào tiêu đề chung (Yếu, Trung bình, Khá, Mạnh) và đánh giá theo cảm nhận mơ hồ.
Nhầm lẫn giữa các yếu tố có nội dung tương tự, ví dụ: "Ngôn ngữ, khẩu hiệu" và "Phong cách giao tiếp.ngôn ngữ" – cần phân biệt rõ phạm vi của từng yếu tố.
Không cập nhật thông tin mới nhất về doanh nghiệp, dẫn đến đánh giá dựa trên dữ liệu cũ hoặc không chính xác.
Bỏ qua yếu tố "Lý tưởng" ở cuối biểu mẫu do nội dung bị cắt ngang, cần kiểm tra lại toàn bộ tài liệu để đảm bảo đánh giá đầy đủ 15 tiêu chí.

Nội dung biểu mẫu

TIÊU CHUẨN PHÂN CẤP VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP

Stt	Yêu tố	Phân cấp
Stt	Yêu tố	Yếu-1	T.bình-2	Khá-3	Mạnh-4
1	Kiến trúc của Doanh nghiệp	+ Các vật dụng để lộn xộn. + Nơi làm việc lộn xộn, dơ bẩn. + Không có nơi tiếp khách hoặc có nhưng dơ.	+ Không nằm vào các yếu tố trong phần yếu. + Bàn ghế làm việc đầy đủ.	+ Khoảng cách các vị trí làm việc và lối đi thông thoáng (trên 1.5m). + Có phòng tiếp khách riêng. + Các phòng làm việc rõ ràng (có ký hiệu). + Phòng bảo vệ sạch và nơi để xe gọn gàng.	+ Kiến trúc thể hiện triêt lý của DN. + Vị trí làm việc của nhân viên được cá nhân hoá. + Vị trí của tiếp tân, phòng khách có tính cách. + Toàn bộ các khu vực làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.
2	Sản phẩm	+ Chất lượng sản phẩm không ổn định. + Chất lượng không đảm bảo. + Lợi ích của sản phẩm không thoả mãn khách hang.	+ Chất lượng sản phẩm ổn định. + Mức chất lượng sản phẩm ở mức tối thiểu. + Lợi ích của sản phẩm được thoả mãn ở mức tối thiểu.	+ Chất lượng sản phẩm ổn định. + Hàng VN chất lượng cao hoặc tương đương. + Sản phẩm là một trong 05 sản phẩm hang đầu. + Có thêm các lợi ích về mặt giá trị gia tăng.	Ngoài các mức ở phần phần cấp khá. Sản phẩm là biểu tượng của trong ngành của sản phẩm tương đương.
3	Máy móc, công nghệ	+ Công cụ làm việc thô sơ. + Máy móc dơ bẩn.	+ Có công cụ làm việc, máy móc khá tốt. + Không phạm vào phần yếu.	+ Máy móc, công cụ làm việc sạch sẽ, ngăn nắp. + Các công nghệ sử dụng đều là công nghệ mới, tiên tiến.	Tương tự phần khá (không xếp hạng cao hơn).
4	Các nghi lễ	Không tổ chức hoặc có tổ chức nhưng qua loa	+ Có tổ chức nhưng chưa đầy đủ (các loại nghi lễ theo phần phụ lục các nghi lễ). + Tổ chức chưa chuyên nghiệp.	+ Số lượng nghi lễ đủ hoặc đủ trên 60 % theo danh mục phụ lục. + Tổ chức chuyên nghiệp	+ Tổ chức đủ đến trên 70 % những nghi lễ trong danh mục lien quan. + Tính tổ chức rất chuyên nghiệp. + Toàn bộ nhân viên đều thấu hiểu về các nghi lễ và mong muốn thực hiện chúng một cách “thật lòng”, nhất quán.
5	Giai thoại	Không đánh giá phần này.	+ Công ty không nêu các giai thoại hoặc có nhưng mang tính vô thức.	+ Công ty có nêu về các giai thoại. + Các giai thoại được nêu do nhà quản lý chủ động thực hiện. + Nhân viên có biết, nhưng nhiều người không hiểu ý nghĩa.	+ Có nhiều giai thoại về công ty. + Chúng được nhắc lại thuờng xuyên. + Mang tính chủ động của nhà quản lý nhằm đưa ra các tính cách, giá trị của công ty. + Trên 70 % nhân viên thấu hiểu và coi đó là niềm tự hào, muốn phấn đấu như vậy.
6	Biểu tượng	Công ty không có logo	+ Công ty có logo nhưng nhân viên không hiểu ý nghĩa.	+ Logo có ý nghĩa. + Dưới 70 % nhân viên hiểu ý nghĩa của logo.	+ Logo có ý nghĩa. + Nhất quán với sứ mạng, tầm nhìn và các biểu trưng khác. + Trên 70 % nhân viên thấu hiểu biểu tượng của logo
7	Ngôn ngữ, khẩu hiệu	Không tính điểm	+ Không có khẩu hiệu	+ Công ty có khẩu hiệu + Khẩu hiệu không nhất quán với các biểu tượng khác hoặc có nhưng nhân viên không thấu hiểu hoặc thấu hiểu dưới 70 %	+ Khẩu hiệu nhất quán với các biểu tượng và sứ mạng, tầm nhìn của công ty. + Trên 70 % nhân viên thâu hiểu.
8	Phong cách giao tiếp.ngôn ngữ	+ Dưới 2 điểm.	+ Phong cách giao tiếp được đánh giá từ 2 – dưới 3 điểm	+ Phong cách giao tiếp được khách hang đánh giá 3- dưới 4 điểm	+ Công ty có tiêu chuẩn và huấn luyện nhân viên về phong cách giao tiếp. + Phong cách giao tiếp được khách hang, nhân viên đánh giá từ 4-5 điểm/5 điểm.
9	Sứ mạng của tổ chức, triết lý kinh doanh	Không tính điểm	Công ty không có bản sứ mạng, triết lý kinh doanh, hoặc có nhưng chỉ là hình thức.	+ Công ty có bản sứ mạng… + Đã được triển khai cho nhân viên. + Công ty có các khoá đào tạo cho nhân viên + Dưới 70 % nhân viên thấu hiểu.	+ công ty có sứ mạng liên quan đến ngành, dân tộc. + Đã triển khai cho nhân viên. + Trên 70 % nhân viên thấu hiểu. + Công ty có chương trình hướng nghiệp chi tiết cho nhân viên
10	Tri thức của doanh nghiệp	Không tính điểm	Không có tủ sách hoặc có nhưng mang tính hình thức	+ Công ty có tủ sách doanh nghiệp. + Không có quy định về quản lý và thực hiện tri thức doanh nghiệp	+ Có tủ sách và các loại tri thức khác. + Tri thức được bộ phận có trách nhiệm quản lý tốt. + Có kế hoạch và đã thực hiện chia sẽ tri thức. + Tính chia sẽ trở thành tính cách mạnh trong công ty.
11	Quy trình, thủ tục, hướng dẫn, các biểu mẫu	+ Công ty hầu như không có văn bản quản lý nào.	+ Công ty đã có những văn bản quy trình quản lý. + Chưa thực hiện theo tiêu chuẩn. + Còn mang tính hình thức.	+ Công ty đã thực hiện theo các tiêu chuẩn quản lý. + Tính thực tế của các quy trình còn yếu. + Tính cải tiến chưa thực hiện được nhiều.	+ Công ty thực hiên có hiệu quả toàn bộ các quy trình quản lý theo các tiêu chuẩn mới nhất trong thời gian ít nhất 2 năm trở lên.
12	Phong cách lãnh đạo	Làm việc theo tính chất mệnh lệnh gia đình.	+ Kiến thức yếu về quản trị. + Quản lý theo thói quen.	+ Kiển thức quản trị khá vững.	+ Quản lý theo tình huống. + Phong cách lãnh đạo chính (thường xuyên) phù hợp với loại hình và tính chất kinh doanh
13	Sự phân chia quyền lực	+ Công ty chưa phân chia quyền lực. Hầu như GD quyết định mọi việc + Không có bộ phận rõ ràng	+ Công ty chưa phân chia quyền lực. + Đã phần thành các phòng ban.	+ Công ty có bản phân chia quyền lực. + Loại quyền lực theo ài chính, nhân sự, chuyên môn chưa đầy đủ hoặc còn chung chung.	+ Công ty có bản phân chia quyền lực rõ ràng cho mọi cấp quản lý. + Quyền lực được phân đủ gồm về nhân sự, về chuyên môn, về tài chính.
14	Tính cách của doanh nghiệp: Phần đánh giá tính cách của doanh nghiêp, bạn phải thiết kế câu hỏi riêng.	Không tính điểm	Không tính điểm	Công ty có tuyên bố hoặc quy định các tính cách của mình (theo bản danh mục tính cách).	+ Gồm phần tiêu chuẩn bên + tính cách đó được giải thích phù hợp với sứ mạng, tầm nhìn và triết lý kinh doanh của doanh nghiệp. + Trên 50 % nhân viên thấu hiểu và đồng thuận tính cách này.
15	Lý tưởng	+ Dưới 50 % nhân viên có lý tưởng phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.	+ Từ 50 – dưới 70 % nhân viên có lý tưởng phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.	+ Từ 70 – dưới 90 % nhân viên có lý tưởng phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.	+ Trên 90 % nhân viên có lý tưởng phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.
16	Niềm tin (được đánh giá theo mức cao nhất, các chỉ số khác là cơ sở để đánh giá thêm)	+ Dưới 30 % nhân viên cho rằng sứ mạng, tầm nhìn của công ty là hoàn toàn đúng. + Dưới 30 % nhân viên cho rằng công ty sẽ thành công. + Dưới 30 % nhân viên tự hào về công ty. + Dưới 30 % nhân viên thoả mãn về các chế độ của công ty.	+ Từ 30 đến dưới 50 % nhân viên cho rằng sứ mạng, tầm nhìn của công ty là hoàn toàn đúng. + Từ 30 đến dưới 50 % nhân viên cho rằng công ty sẽ Từ 30 đến dưới 50 % nhân viên tự hào về công ty. + Từ 30 đến dưới 50 % nhân viên thoả mãn về các chế độ của công ty.	+ Từ 50 đến dưới 70 % nhân viên cho rằng sứ mạng, tầm nhìn của công ty là hoàn toàn đúng. + Từ 50 đến dưới 70 % nhân viên cho rằng công ty sẽ thành công. + Từ 50 đến dưới 70 % nhân viên tự hào về công ty. + Từ 50 đến dưới 70 % nhân viên thoả mãn về các chế độ của công ty.	+ Trên 70 % nhân viên cho rằng sứ mạng, tầm nhìn của công ty là hoàn toàn đúng. + Trên 70 % nhân viên cho rằng công ty sẽ thành công. + Trên 70 % nhân viên tự hào về công ty. + Trên 70 % nhân viên thoả mãn về các chế độ của công ty.
17	Chuẩn mực đạo đức	Không tính điểm	Công ty không có chuẩn mực đạo đức được quy định.	+ Công ty có một số chuẩn mực trong các quy định rải rác.	+ Công ty có quy định về các chuẩn mực đạo đức của công ty. + Trên 90 % nhân viên thấu hiểu về nó và cho nó là đúng.