Hướng dẫn điền biên bản bàn giao sách, tài liệu thư viện

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-01-BM02 – Biên bản bàn giao sách, tài liệu được thiết kế nhằm ghi nhận chính thức việc chuyển giao sách, tài liệu giữa các bên trong tổ chức. Văn bản này giúp thư viện kiểm soát chặt chẽ đầu sách đầu vào, xác định rõ trách nhiệm của bên giao và bên nhận. Đồng thời, biên bản là căn cứ pháp lý để hạch toán, cập nhật kho và theo dõi tình trạng tài liệu trong hệ thống quản lý thư viện.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do đại diện bên A (người giao sách, tài liệu) và đại diện bên B (thư viện) cùng phối hợp điền và ký xác nhận. Thời điểm lập biên bản là ngay khi tiến hành bàn giao thực tế, trước khi nhập kho hoặc đưa tài liệu vào lưu thông. Các trường hợp thường gặp bao gồm: tiếp nhận sách mới mua, nhận tài liệu tặng/biếu, hoặc luân chuyển sách giữa các phòng ban.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Bên A: Ghi rõ họ tên, chức vụ của người đại diện bên giao sách. Ví dụ: "Ông Nguyễn Văn A – Trưởng phòng Hành chính". Sau đó ký vào ô chữ ký tương ứng.
2. Đại diện B (Thư viện): Ghi họ tên, chức vụ của cán bộ thư viện nhận sách. Ví dụ: "Bà Trần Thị B – Thủ thư". Ký xác nhận vào ô chữ ký bên cạnh.
3. Thời gian giao: Ghi ngày, tháng, năm thực hiện bàn giao theo định dạng DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/03/2025.
4. Nội dung: Mô tả ngắn gọn lý do bàn giao (ví dụ: "Bàn giao sách giáo trình học kỳ 1 năm 2025" hoặc "Tiếp nhận tài liệu tham khảo do nhà xuất bản tặng").
5. Mô tả tài liệu (bảng chi tiết): Điền lần lượt các cột: Stt (số thứ tự), Tên tài liệu (ghi đầy đủ tên sách), Tác giả (họ tên tác giả hoặc nhóm tác giả), Nhà XB (tên nhà xuất bản), Năm XB (năm xuất bản), Số lượng (số bản giao), Tình trạng (mô tả: mới, cũ, rách, mất trang…). Mỗi dòng là một đầu sách riêng.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin ở cả hai bên A và B, không bỏ trống họ tên hay chữ ký.
• Thời gian giao phải trùng với ngày thực tế diễn ra việc bàn giao, không được ghi trước hoặc sau.
• Phần mô tả tài liệu cần ghi chính xác tên sách và tác giả để đối chiếu với danh mục thư viện.
• Cột "Tình trạng" rất quan trọng: nếu tài liệu cũ, rách hoặc thiếu trang phải ghi rõ để tránh tranh chấp sau này.
• Nếu danh mục tài liệu quá dài, có thể ghi "Xem danh mục đính kèm" và kẹp phụ lục vào biên bản.

Lỗi thường gặp

• Quên ký tên hoặc ký không đúng vị trí quy định, dẫn đến biên bản không có giá trị pháp lý.
• Ghi thiếu cột "Tình trạng" hoặc ghi chung chung như "bình thường" mà không mô tả cụ thể.
• Nhầm lẫn giữa bên A và bên B: bên A là người giao, bên B là thư viện nhận.
• Không ghi rõ số lượng từng đầu sách, chỉ ghi tổng số dẫn đến khó kiểm kho.
• Bỏ qua mục "Nội dung" khiến sau này không xác định được lý do bàn giao.