Mục đích sử dụng
Biểu mẫu HC-01-BM01 "Kế hoạch mua sách, tài liệu" được thiết kế để các bộ phận trong công ty đề xuất và phê duyệt việc mua sắm sách, tài liệu phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu và phát triển chuyên môn. Biểu mẫu này giúp hệ thống hóa nhu cầu mua sắm, đảm bảo tính minh bạch về số lượng, giá cả và lý do mua. Đồng thời, đây là cơ sở để phòng Nhân sự và Ban Giám đốc xem xét, phê duyệt ngân sách, tránh lãng phí và đảm bảo tài liệu mua về đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của tổ chức.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do Cán bộ đào tạo hoặc nhân viên phụ trách thư viện trực tiếp lập. Thời điểm điền là khi có nhu cầu bổ sung sách, tài liệu mới cho thư viện, thường vào đầu quý hoặc đầu năm tài chính, hoặc khi có yêu cầu đột xuất từ các phòng ban. Sau khi lập, biểu mẫu sẽ được chuyển lên Trưởng phòng Nhân sự (TP nhân sự) xem xét, sau đó trình Giám đốc điều hành phê duyệt cuối cùng. Nhân viên mới cần lưu ý chỉ điền biểu mẫu này khi đã có sự đồng ý bằng văn bản hoặc email từ cấp quản lý trực tiếp.
Hướng dẫn điền từng mục
- Cột TT: Ghi số thứ tự từ 1 đến hết cho từng đầu sách/tài liệu. Đánh số liên tục, không trùng lặp.
- Cột Loại tài liệu: Ghi rõ loại tài liệu cần mua, ví dụ: sách giáo trình, sách tham khảo, tạp chí chuyên ngành, tài liệu điện tử, báo cáo kỹ thuật, v.v. Không ghi chung chung như "sách" hay "tài liệu".
- Cột Tên tài liệu: Ghi chính xác tên đầy đủ của tài liệu như trên bìa sách hoặc theo danh mục nhà xuất bản. Nếu là tài liệu nước ngoài, ghi tên gốc kèm tên dịch (nếu có).
- Cột Tác giả: Ghi họ và tên tác giả hoặc nhóm tác giả. Đối với tài liệu dịch, ghi tên tác giả gốc. Nếu là tài liệu tập thể, ghi "Nhiều tác giả" hoặc tên tổ chức biên soạn.
- Cột Nhà XB: Ghi tên nhà xuất bản phát hành tài liệu. Ví dụ: Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, v.v.
- Cột Năm XB: Ghi năm xuất bản của tài liệu (4 chữ số). Ưu tiên chọn các bản in mới nhất để đảm bảo tính cập nhật.
- Cột Số lượng: Ghi số lượng bản cần mua cho mỗi đầu tài liệu. Cần căn cứ vào nhu cầu thực tế và ngân sách được duyệt.
- Cột Giá: Ghi đơn giá dự kiến của một bản tài liệu (theo đồng Việt Nam). Có thể tham khảo giá bìa hoặc báo giá từ nhà cung cấp.
- Cột Thành tiền: Ghi kết quả của phép tính Số lượng x Giá. Đây là tổng chi phí cho từng đầu tài liệu.
- Cột Diễn giải lý do: Ghi ngắn gọn lý do cần mua tài liệu này, ví dụ: "Phục vụ khóa đào tạo kỹ năng mềm Q2/2025", "Cập nhật phiên bản mới cho giáo trình quản trị", "Bổ sung tài liệu tham khảo cho phòng Kỹ thuật".
- Dòng Tổng cộng: Ở cuối bảng, ghi tổng số tiền của tất cả các dòng Thành tiền. Đây là tổng ngân sách đề xuất.
- Ngày tháng năm: Ghi ngày lập biểu mẫu. Định dạng: ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/03/2025).
- Phần ký duyệt: Cán bộ đào tạo ký và ghi rõ họ tên sau khi lập. Sau đó chuyển cho TP nhân sự và Giám đốc điều hành ký phê duyệt theo đúng quy trình.
Lưu ý quan trọng
- Chỉ điền biểu mẫu khi đã có nhu cầu thực tế và được cấp quản lý trực tiếp đồng ý bằng văn bản hoặc email.
- Kiểm tra kỹ thông tin tài liệu (tên, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản) trước khi điền để tránh mua nhầm hoặc trùng lặp với tài liệu đã có.
- Đơn giá và thành tiền phải được tính toán chính xác, không làm tròn sai lệch. Nếu có nhiều đầu mục, nên dùng Excel để tính toán trước khi điền vào biểu mẫu.
- Phần "Diễn giải lý do" là rất quan trọng để thuyết phục cấp phê duyệt. Cần viết cụ thể, tránh chung chung như "cần mua" hay "phục vụ công việc".
- Biểu mẫu phải được ký đầy đủ bởi ba bên: Cán bộ đào tạo, TP nhân sự và Giám đốc điều hành. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, biểu mẫu sẽ không có hiệu lực.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu hoặc sai cột "Loại tài liệu" dẫn đến khó khăn khi phân loại và nhập kho. Ví dụ: chỉ ghi "sách" mà không ghi rõ là sách giáo trình hay sách tham khảo.
- Nhầm lẫn giữa "Giá" và "Thành tiền". Nhiều người mới thường ghi tổng tiền vào cột Giá, hoặc ngược lại, gây sai lệch số liệu.
- Không ghi "Diễn giải lý do" hoặc ghi quá sơ sài, dẫn đến bị từ chối phê duyệt vì không rõ mục đích sử dụng.
- Đánh số thứ tự (TT) sai, bị trùng hoặc nhảy số, gây khó khăn khi kiểm đếm và đối chiếu.
- Quên ký hoặc ký sai vị trí ở phần phê duyệt. Cần đọc kỹ chức danh (Cán bộ đào tạo, TP nhân sự, Giám đốc điều hành) để ký đúng ô.
- Ghi ngày tháng năm không đúng định dạng hoặc để trống, làm mất căn cứ thời gian cho kế hoạch mua sắm.
