Hướng dẫn điền biểu mẫu chỉ số KPI cung ứng khác BMCU-KPI-03

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BMCU-KPI-03 Chỉ số KPI cung ứng khác được thiết kế nhằm theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận cung ứng trong doanh nghiệp. Các chỉ số này tập trung vào những khía cạnh quan trọng như chi phí giao hàng, thời gian xử lý đơn hàng, độ chính xác của hóa đơn và hiệu suất mua hàng. Việc sử dụng biểu mẫu này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về hiệu suất cung ứng, từ đó đưa ra các quyết định cải tiến kịp thời. Đây là công cụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý KPI cung ứng của công ty.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên bộ phận cung ứng hoặc quản lý chuỗi cung ứng trực tiếp điền. Thời điểm điền biểu mẫu là vào cuối mỗi tháng hoặc cuối mỗi quý, tùy theo quy định của từng phòng ban. Đối với các chỉ số mang tính thời gian thực như thời gian giao hàng, nhân viên cần cập nhật ngay sau khi hoàn tất mỗi đơn hàng. Riêng các chỉ số tổng hợp như chi phí giao nhận hay chính xác invoice, dữ liệu sẽ được tổng hợp vào cuối kỳ báo cáo. Người quản lý trực tiếp có trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt số liệu trước khi nộp lên cấp trên.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Chi phí giao hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm: Nhập tổng chi phí vận chuyển chia cho số lượng sản phẩm đã giao trong kỳ. Đơn vị tính là VNĐ/sản phẩm. Ví dụ: nếu tổng chi phí giao hàng là 10 triệu đồng cho 1.000 sản phẩm, nhập 10.000.
2. Thời gian từ khi order đến khi giao hàng: Ghi số ngày trung bình tính từ lúc đặt hàng (order) đến khi hàng được giao đến kho. Tính bằng cách lấy tổng số ngày của tất cả đơn hàng chia cho số lượng đơn hàng trong kỳ.
3. Chi phí giao nhận: Nhập tổng chi phí phát sinh cho hoạt động giao nhận hàng hóa, bao gồm phí bốc xếp, phí lưu kho tạm thời, phí kiểm đếm. Đơn vị tính là VNĐ, không làm tròn số.
4. Chính xác invoice: Nhập tỷ lệ phần trăm hóa đơn chính xác so với tổng số hóa đơn phát hành. Công thức: (Số invoice đúng / Tổng số invoice) x 100%. Ví dụ: 95% nghĩa là có 95% hóa đơn không có sai sót.
5. Thời gian trung bình để mua từng loại hàng: Ghi số ngày trung bình cần để hoàn tất quy trình mua một loại hàng cụ thể, từ lúc phát sinh nhu cầu đến khi ký hợp đồng hoặc đặt cọc. Phân loại theo từng nhóm hàng riêng biệt.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra số liệu đầu vào từ hệ thống quản lý kho hoặc phần mềm kế toán trước khi nhập vào biểu mẫu.
• Đối với chỉ số chi phí giao hàng, cần loại trừ các khoản phí phát sinh bất thường như phí phạt vi phạm hợp đồng vận chuyển.
• Chỉ số thời gian order đến giao hàng chỉ tính các đơn hàng đã hoàn tất, không tính đơn hàng đang xử lý hoặc bị hủy.
• Khi nhập chỉ số chính xác invoice, cần đối chiếu với biên bản đối soát công nợ hàng tháng để đảm bảo độ tin cậy.
• Biểu mẫu này phải được lưu trữ dưới dạng file PDF hoặc Excel có chữ ký điện tử của người phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Nhập sai đơn vị tính: nhiều nhân viên nhập chi phí giao hàng theo đơn vị nghìn đồng thay vì VNĐ, dẫn đến sai lệch dữ liệu báo cáo.
• Không loại trừ đơn hàng hủy: khi tính thời gian giao hàng trung bình, một số người vẫn tính cả đơn hàng bị hủy giữa chừng, làm sai số liệu thực tế.
• Nhập tỷ lệ phần trăm chính xác invoice dưới dạng số thập phân (ví dụ 0.95 thay vì 95), gây nhầm lẫn khi tổng hợp.
• Bỏ sót chi phí giao nhận phát sinh: các khoản phí nhỏ như phí cầu đường, phí bảo hiểm hàng hóa thường bị bỏ qua khi tính chi phí giao nhận.
• Không cập nhật kịp thời: nhân viên để dồn số liệu cuối kỳ dẫn đến sai sót do nhớ nhầm hoặc thiếu chứng từ gốc.