Mẫu biên nhận sổ tay nhân viên – Hướng dẫn điền chi tiết

Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu

Mục đích sử dụng

Mẫu biên nhận sổ tay nhân viên (Acknowledgment of Receipt of Employee Handbook) được thiết kế để xác nhận rằng nhân viên đã nhận được bản sao Sổ tay nhân viên của công ty. Biểu mẫu này không chỉ là bằng chứng về việc phát hành tài liệu, mà còn là cam kết của nhân viên về việc đã đọc, hiểu và đồng ý tuân thủ các chính sách, quy định được nêu trong sổ tay. Đây là một công cụ quản trị nhân sự quan trọng, giúp bảo vệ quyền lợi của cả công ty và người lao động, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý liên quan đến việc không nắm rõ nội quy.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do chính nhân viên điền và ký tên. Thời điểm điền là ngay sau khi nhân viên được cấp bản Sổ tay nhân viên chính thức, thường diễn ra trong buổi định hướng nhân viên mới (onboarding) hoặc khi công ty ban hành bản cập nhật sổ tay. Đối với nhân viên hiện hữu, mẫu này cũng được sử dụng mỗi khi có phiên bản sửa đổi quan trọng của sổ tay, nhằm đảm bảo mọi người đều nắm bắt kịp thời các thay đổi về chính sách. Bộ phận Nhân sự (HR) sẽ lưu trữ bản gốc có chữ ký này trong hồ sơ nhân viên.

Hướng dẫn điền từng mục

  1. Tên công ty ([INSERT COMPANY NAME]): Đây là trường do bộ phận Nhân sự hoặc người phụ trách điền trước khi đưa cho nhân viên. Hãy đảm bảo điền chính xác tên pháp lý đầy đủ của công ty, ví dụ: "Công ty TNHH ABC Việt Nam". Nhân viên không cần điền mục này.
  2. Employee’s Name (printed) – Họ và tên nhân viên (viết in hoa): Nhân viên viết họ và tên đầy đủ của mình bằng chữ in hoa có dấu (nếu tiếng Việt) hoặc không dấu theo đúng giấy tờ tùy thân. Viết rõ ràng, không viết tắt, không viết tay nguệch ngoạc. Ví dụ: NGUYỄN VĂN A.
  3. Employee’s Signature – Chữ ký của nhân viên: Nhân viên ký tên trực tiếp bằng bút mực xanh hoặc đen, đúng với chữ ký thường dùng trên các văn bản pháp lý (ví dụ: hợp đồng lao động). Chữ ký phải nằm gọn trong ô quy định, không ký đè lên dòng kẻ hoặc ra ngoài lề.
  4. Date – Ngày tháng năm ký: Ghi ngày, tháng, năm hiện tại mà nhân viên thực hiện ký biên nhận. Định dạng phổ biến là DD/MM/YYYY (ví dụ: 15/04/2025). Không ghi ngày trong quá khứ hoặc tương lai. Nếu công ty có quy định riêng về định dạng ngày tháng, hãy tuân thủ theo quy định đó.

Lưu ý quan trọng

  • Nhân viên phải đọc kỹ toàn bộ nội dung Sổ tay nhân viên trước khi ký, không ký vào ô trống hoặc ký trước khi nhận tài liệu.
  • Biểu mẫu này không phải hợp đồng lao động, không tạo ra bất kỳ cam kết tuyển dụng nào. Nó chỉ xác nhận việc nhận và hiểu các chính sách.
  • Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm giải thích rõ cho nhân viên về ý nghĩa của biểu mẫu, đặc biệt là các điều khoản về sửa đổi chính sách và trách nhiệm tuân thủ.
  • Bản gốc có chữ ký phải được lưu trữ an toàn trong hồ sơ nhân viên ít nhất trong suốt thời gian nhân viên làm việc tại công ty.
  • Nếu nhân viên có thắc mắc về bất kỳ nội dung nào trong sổ tay, họ nên liên hệ với Phòng Nhân sự trước khi ký biên nhận.

Lỗi thường gặp

  • Nhân viên ký tên trước khi đọc sổ tay, dẫn đến sau này không nắm rõ chính sách và viện lý do "không biết".
  • Viết tên không khớp với giấy tờ tùy thân (ví dụ: viết tên thường gọi thay vì tên trong CMND/CCCD).
  • Bỏ sót mục "Tên công ty" hoặc điền sai tên công ty, làm mất tính pháp lý của biểu mẫu.
  • Không ghi ngày tháng hoặc ghi ngày tháng không chính xác, gây khó khăn khi đối chiếu thời gian phát hành sổ tay.
  • Chữ ký quá khác biệt so với chữ ký trên hợp đồng lao động, có thể bị nghi ngờ về tính xác thực khi cần đối chiếu.

Nội dung biểu mẫu

Acknowledgment of Receipt of Employee Handbook

 

The Employee Handbook describes important information about [INSERT COMPANY NAME], and I understand that I should consult the Human Resources Department regarding any questions not answered in the Employee Handbook.

Since the information, policies, and benefits described here are necessarily subject to change, I acknowledge that revisions to the Employee Handbook may occur. All such changes will be communicated through official notices. I understand that revised information may supersede, modify, or eliminate existing policies.

Furthermore, I acknowledge that this Employee Handbook is neither a contract of employment nor a legal document. I have received the Employee Handbook and I understand that it is my responsibility to read and comply with the policies contained in this Employee Handbook and any revisions made to it.

Employee’s Name (printed): ______________________________________________________

Employee’s Signature: ________________________________ Date: _____________________