Hướng dẫn điền biểu mẫu báo cáo họp xem xét lãnh đạo

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu báo cáo họp xem xét của lãnh đạo (Mẫu số …/2007/BC/ABC) được thiết kế để các đơn vị trong Công ty Cổ phần ABC tổng hợp và trình bày tình hình hoạt động định kỳ lên Ban Lãnh đạo và Ban ISO. Mục đích chính của biểu mẫu là giúp lãnh đạo công ty có cái nhìn tổng quan về kết quả thực hiện công việc, mức độ đạt được các mục tiêu chất lượng, tình hình xử lý khiếu nại, cũng như các vấn đề tồn đọng trong hệ thống quản lý chất lượng. Thông qua báo cáo này, lãnh đạo sẽ đưa ra các quyết định điều chỉnh, phân bổ nguồn lực và định hướng chiến lược cho kỳ tiếp theo. Đây là công cụ quan trọng để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Trưởng các đơn vị/phòng ban (Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính, Phòng Hành chính Quản trị, Phòng Vật tư Thiết bị, Trung tâm Cmobile, Trung tâm Ctelecom, Xưởng Sản xuất, Trung tâm NGN, Trung tâm TH, Chi nhánh MN) hoặc người được ủy quyền lập và ký xác nhận. Thời điểm lập báo cáo thường là trước mỗi kỳ họp xem xét của lãnh đạo định kỳ (hàng tháng, hàng quý hoặc theo yêu cầu đột xuất từ Ban ISO). Báo cáo cần được hoàn thành và gửi về Ban ISO ít nhất 3-5 ngày làm việc trước ngày họp để lãnh đạo có thời gian nghiên cứu. Ngoài ra, biểu mẫu cũng được sử dụng khi có các thay đổi lớn trong công ty ảnh hưởng đến hệ thống chất lượng, hoặc khi cần đề xuất các nguồn lực mới.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị: Ghi rõ tên phòng ban, trung tâm hoặc chi nhánh của mình (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Xưởng SX, TT Cmobile). Đây là thông tin để xác định trách nhiệm báo cáo.
2. Số hiệu báo cáo: Điền số thứ tự báo cáo theo quy định của đơn vị, thường có dạng Số …/2007/BC/ABC. Ví dụ: Số 05/2024/BC/ABC.
3. Địa điểm, ngày tháng năm: Ghi rõ địa điểm lập báo cáo (Hà Nội hoặc nơi đặt trụ sở đơn vị) và ngày tháng năm lập báo cáo.
4. Mục 1 - Những công việc đã thực hiện: Liệt kê chi tiết các công việc đơn vị đã làm trong kỳ, yêu cầu báo cáo số lượng cụ thể (ví dụ: đã xử lý 15 khiếu nại, hoàn thành 3 dự án). Bao gồm: mức độ thực hiện mục tiêu của đơn vị, kết quả đánh giá nội bộ gần nhất, các hành động tuân thủ theo xem xét lần trước. Mỗi phòng ban cần tập trung vào lĩnh vực chính của mình (ví dụ: Phòng KD báo cáo chất lượng dịch vụ và mức độ hài lòng khách hàng; Phòng TC báo cáo công nợ, tài chính; Xưởng SX báo cáo chất lượng sản phẩm).
5. Mục 2 - Kế hoạch công việc: Trình bày kế hoạch cho kỳ tới, bao gồm: các khiếu nại của khách hàng và mức độ giải quyết, các hành động khắc phục phòng ngừa đã thực hiện và hiệu quả, đề xuất mục tiêu chất lượng mới, xem xét các vấn đề liên quan đến hệ thống chất lượng và các thay đổi trong công ty có thể ảnh hưởng đến hệ thống.
6. Mục 3 - Kiến nghị với lãnh đạo: Nêu rõ các vấn đề cần lãnh đạo xem xét và quyết định, như đề xuất phương án giải quyết các khó khăn, đề xuất nguồn lực cần thiết (nhân sự, tài chính, thiết bị) để duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng.
7. Nơi nhận: Ghi rõ nơi nhận báo cáo: Ban ISO và lưu tại đơn vị. Có thể bổ sung thêm các bộ phận liên quan nếu cần.
8. Đơn vị BC: Ký và ghi rõ họ tên của người lập báo cáo (Trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền).

Lưu ý quan trọng

• Báo cáo phải được lập bằng tiếng Việt, rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xóa. Số liệu phải chính xác và có căn cứ kiểm chứng.
• Mỗi đơn vị chỉ tập trung báo cáo đúng lĩnh vực phụ trách của mình, không lan man sang lĩnh vực khác. Ví dụ: Phòng TC chỉ báo cáo về tài chính, công nợ; Xưởng SX chỉ báo cáo về sản xuất và chất lượng sản phẩm.
• Yêu cầu báo cáo số lượng cụ thể ở mục 1: không viết chung chung như "đã làm tốt" mà phải ghi rõ "đã hoàn thành 8/10 mục tiêu", "đã xử lý 12 khiếu nại, đạt tỷ lệ 95%".
• Khi đề xuất mục tiêu chất lượng mới ở mục 2, cần nêu rõ chỉ số đo lường và thời gian hoàn thành dự kiến.
• Kiến nghị ở mục 3 phải cụ thể, khả thi và có phân tích lợi ích/chi phí kèm theo để lãnh đạo dễ dàng ra quyết định.
• Báo cáo phải được ký duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi gửi lên Ban ISO. Không gửi báo cáo chưa ký hoặc ký tay không rõ họ tên.

Lỗi thường gặp

• Không ghi số hiệu báo cáo hoặc ghi sai định dạng số hiệu, dẫn đến khó khăn trong việc lưu trữ và tra cứu.
• Báo cáo chung chung, không có số liệu cụ thể ở mục 1, ví dụ chỉ viết "đã thực hiện tốt công việc" mà không nêu rõ số lượng, tỷ lệ hoàn thành.
• Nhầm lẫn giữa mục 2 (kế hoạch) và mục 3 (kiến nghị): nhiều người viết kiến nghị lẫn vào kế hoạch hoặc ngược lại, gây khó hiểu cho lãnh đạo.
• Bỏ sót thông tin về kết quả đánh giá nội bộ gần nhất hoặc các hành động tuân thủ từ lần xem xét trước, làm mất tính liên tục của hệ thống.
• Không ghi rõ nơi nhận hoặc ghi thiếu Ban ISO, dẫn đến báo cáo không đến đúng người xử lý.
• Đề xuất nguồn lực quá chung chung (ví dụ: "cần thêm nhân sự") mà không nêu rõ số lượng, vị trí, thời gian cần và lý do cụ thể.