Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra sơ bộ (KTSB) là tài liệu kỹ thuật quan trọng trong quy trình sửa chữa thiết bị tại Công ty Cổ phần ABC. Mục đích chính của biên bản này là ghi nhận kết quả kiểm tra ban đầu về chất lượng và tình trạng hoạt động của các linh kiện, thiết bị (đặc biệt là các Card) trước khi đưa vào sửa chữa. Biên bản giúp xác định rõ thiết bị nào còn hoạt động tốt, thiết bị nào đã hỏng hóc, từ đó làm cơ sở cho tổ sửa chữa lên kế hoạch và phương án xử lý phù hợp. Đây là căn cứ pháp lý để đối chiếu, nghiệm thu giữa người kiểm tra và tổ trưởng tổ sửa chữa.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do nhân viên kỹ thuật (người test) được phân công thực hiện. Người test phải có chuyên môn về thiết bị điện tử, có khả năng đánh giá chính xác tình trạng hoạt động của các Card và linh kiện. Biên bản được lập ngay sau khi nhận lô hàng thiết bị từ đơn vị giao, trước khi tiến hành bất kỳ công đoạn sửa chữa nào. Thời điểm lập biên bản là khi có lệnh sửa chữa từ cấp trên, và người test phải hoàn thành việc kiểm tra trong ngày hoặc theo thời hạn quy định. Sau khi điền đầy đủ, biên bản cần có chữ ký của cả người test và tổ trưởng tổ sửa chữa để xác nhận kết quả.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền theo định dạng: Số thứ tự/năm/KTSB. Ví dụ: 01/2025/KTSB. Số thứ tự được đánh liên tục trong năm, không trùng lặp.
2. Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm hiện tại khi tiến hành kiểm tra. Viết bằng chữ số, ví dụ: ngày 15 tháng 3 năm 2025.
3. Tên tôi là, Chức vụ: Điền họ và tên đầy đủ của người thực hiện kiểm tra (người test) và chức vụ hiện tại trong công ty (ví dụ: Kỹ thuật viên, Nhân viên kiểm tra chất lượng).
4. Ngày nhận kiểm tra lô hàng: Ghi ngày, tháng, năm thực tế nhận được lô hàng thiết bị để kiểm tra. Có thể trùng hoặc khác với ngày lập biên bản.
5. Tên lô hàng thiết bị: Ghi rõ tên gọi của lô hàng, ví dụ: "Lô hàng Card mạng", "Lô hàng thiết bị viễn thông".
6. Đơn vị bàn giao: Tên đơn vị hoặc bộ phận đã bàn giao lô hàng cho bạn kiểm tra (ví dụ: Phòng Kho, Công ty ABC).
7. Lệnh sửa chữa số: Điền số hiệu của lệnh sửa chữa do cấp có thẩm quyền ban hành, làm căn cứ cho việc kiểm tra này.
8. Bảng kê chi tiết (các cột từ 1 đến 6): Đây là phần quan trọng nhất. Lần lượt điền:
   - Cột 1 (TT): Số thứ tự từ 1 đến hết.
   - Cột 2 (TÊN VẬT TƯ, THIẾT BỊ): Tên cụ thể của từng Card hoặc thiết bị.
   - Cột 3 (MÃ SỐ): Mã định danh duy nhất của thiết bị (nếu có).
   - Cột 4 (ĐVT): Đơn vị tính (ví dụ: Cái, Bộ, Chiếc).
   - Cột 5 (SỐ LƯỢNG): Số lượng thực tế của từng loại.
   - Cột 6 (CHẤT LƯỢNG QUY CÁCH): Ghi rõ tình trạng: "Tốt", "Hỏng", "Cần kiểm tra thêm" hoặc mô tả ngắn gọn về quy cách kỹ thuật.
9. TỔ TRƯỞNG TỔ SỬA CHỮA: Để trống, chờ tổ trưởng ký xác nhận sau khi xem xét kết quả.
10. NGƯỜI TEST: Người thực hiện kiểm tra ký và ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Phải kiểm tra kỹ từng thiết bị trước khi ghi nhận tình trạng vào biên bản, không được ghi theo cảm tính hoặc ước lượng.
• Mỗi thiết bị chỉ được ghi một dòng riêng biệt, không gộp chung nhiều loại khác nhau vào cùng một dòng.
• Nếu phát hiện thiết bị có dấu hiệu bất thường nhưng chưa thể kết luận ngay, hãy ghi "Cần kiểm tra thêm" và báo cáo riêng cho tổ trưởng.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại tổ sửa chữa, một bản gửi lên bộ phận quản lý chất lượng.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin sau khi đã có chữ ký. Nếu có sai sót, phải lập biên bản mới hoặc ghi chú rõ ràng bên cạnh.

Lỗi thường gặp

• Quên điền số biên bản hoặc điền sai định dạng, dẫn đến khó khăn khi tra cứu sau này.
• Ghi chung chung tên thiết bị, không có mã số hoặc mã số bị sai, gây nhầm lẫn khi đối chiếu với kho.
• Đánh giá chất lượng quá sơ sài, chỉ ghi "Tốt" hoặc "Xấu" mà không mô tả chi tiết tình trạng thực tế (ví dụ: cháy nguồn, đứt chân, phồng tụ).
• Bỏ sót cột "ĐVT" hoặc "Số lượng", làm thiếu thông tin cần thiết cho việc nhập kho và thanh toán.
• Người test và tổ trưởng không ký hoặc ký không đúng vị trí quy định, làm biên bản mất hiệu lực pháp lý.
• Không ghi rõ ngày tháng kiểm tra, dẫn đến tranh chấp về thời gian bảo hành hoặc thời gian xử lý lỗi.