Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra (hay còn gọi là Biên bản test) được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng, quy cách và tình trạng hoạt động của vật tư, thiết bị sau khi được sửa chữa. Đây là căn cứ pháp lý để xác nhận thiết bị đã đạt tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi bàn giao lại cho bộ phận sử dụng hoặc xuất kho. Biên bản này giúp đảm bảo tính minh bạch, truy xuất được trách nhiệm của từng cá nhân liên quan trong quy trình sửa chữa và kiểm tra.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do Tổ trưởng Tổ sửa chữa hoặc người được ủy quyền lập sau khi hoàn thành việc sửa chữa lô hàng thiết bị. Người kiểm tra (có thể là kỹ thuật viên hoặc nhân viên QC) sẽ trực tiếp test từng thiết bị và ghi nhận kết quả vào bảng kê. Thống kê viên có trách nhiệm nhập số liệu và ký xác nhận cuối cùng. Biên bản được lập ngay tại thời điểm kiểm tra, trước khi thiết bị được bàn giao hoặc nhập kho.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số biên bản: Điền mã số theo quy tắc: Số thứ tự/năm/BBKT. Ví dụ: 001/2025/BBKT. Số thứ tự được đánh liên tục trong năm.
2. Địa điểm và thời gian: Ghi rõ "Hà Nội" hoặc địa điểm thực tế, sau đó điền ngày, tháng, năm lập biên bản. Ngày tháng phải trùng với thời điểm kiểm tra thực tế.
3. Thông tin người tham gia: Ghi họ tên, chức vụ của tất cả các thành viên có mặt trong buổi kiểm tra. Nếu nhiều người, có thể ghi tóm tắt theo tổ.
4. Ngày nhận kiểm tra và lô hàng: Ghi ngày bắt đầu kiểm tra và mô tả lô hàng thiết bị (ví dụ: "Lô hàng thiết bị BTS Model X, số lượng 10 bộ").
5. Số lệnh sản xuất: Điền chính xác số lệnh sản xuất hoặc phiếu yêu cầu sửa chữa tương ứng để dễ dàng tra cứu.
6. Bảng kê vật tư, thiết bị: Lần lượt điền các cột: TT (số thứ tự), TÊN VẬT TƯ THIẾT BỊ (ghi tên đầy đủ), MÃ SỐ (mã hàng hoặc serial number), SL, ĐVT (số lượng, đơn vị tính), CHẤT LƯỢNG QUY CÁCH (đánh giá kết quả test theo thang: Đạt/Không đạt hoặc ghi thông số kỹ thuật đo được). Các cột 1-9 có thể dùng để ghi kết quả test chi tiết cho từng chỉ tiêu.
7. Ghi chú và địa chỉ liên hệ: Ghi thông tin liên hệ của Tổ sửa chữa hoặc Trung tâm. Đây là thông tin cố định, có thể in sẵn.
8. Chữ ký: TỔ TRƯỞNG TỔ SC, NGƯỜI KIỂM TRA, THỐNG KÊ ký và ghi rõ họ tên bên dưới. Chữ ký phải đúng người thực hiện nhiệm vụ tương ứng.

Lưu ý quan trọng

• Không được để trống bất kỳ trường nào trong bảng kê. Nếu thiết bị không test chỉ tiêu nào đó, ghi "Không áp dụng" thay vì bỏ trống.
• Chữ ký phải là mực xanh hoặc đen, không dùng bút chì. Ngày ký phải trùng với ngày ghi trên biên bản.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại Tổ sửa chữa, một bản giao cho bộ phận kế hoạch hoặc kho.
• Kết quả kiểm tra phải được ghi nhận ngay sau khi test, không được viết lại từ trí nhớ sau nhiều ngày.
• Nếu phát hiện thiết bị không đạt chất lượng, phải ghi rõ lỗi và đề xuất hướng xử lý (sửa lại, thay thế linh kiện, hay loại bỏ).

Lỗi thường gặp

• Quên điền số biên bản hoặc đánh số trùng lặp với biên bản khác trong cùng năm, gây khó khăn cho việc tra cứu và lưu trữ.
• Ghi sai hoặc thiếu mã số thiết bị, dẫn đến nhầm lẫn khi nhập kho hoặc bàn giao cho khách hàng.
• Không ghi đầy đủ thông tin người tham gia kiểm tra, làm mất căn cứ xác định trách nhiệm khi có sự cố.
• Bỏ sót cột "Chất lượng quy cách" hoặc ghi chung chung như "tốt" mà không có số liệu cụ thể, gây khó khăn khi đánh giá lại.
• Người ký không đúng chức danh quy định (ví dụ: Thống kê ký thay Tổ trưởng) làm biên bản mất hiệu lực pháp lý.