Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Sơ yêu cầu vật tư" được thiết kế để các bộ phận sản xuất trong công ty Cổ phần ABC chính thức ghi nhận và đề xuất nhu cầu về vật tư, nguyên liệu cần thiết cho một công trình, dự án hoặc lệnh sản xuất cụ thể. Tài liệu này đóng vai trò là cầu nối thông tin giữa đơn vị sản xuất, phòng kinh doanh, phòng vật tư thiết bị và ban lãnh đạo. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn giúp quy trình cung ứng vật tư diễn ra minh bạch, có kiểm soát, đảm bảo đúng chủng loại, số lượng và thời gian phục vụ sản xuất. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để tiến hành xuất kho, mua sắm hoặc điều chuyển vật tư nội bộ.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ phụ trách đơn vị sản xuất (như tổ trưởng, quản đốc phân xưởng hoặc cán bộ kỹ thuật) trực tiếp lập và điền thông tin. Thời điểm điền là ngay sau khi có lệnh sản xuất chính thức từ cấp trên hoặc khi bắt đầu triển khai một công trình/dự án mới. Trước khi tiến hành sản xuất, đơn vị thực hiện cần xác định chính xác khối lượng công việc và định mức vật tư tương ứng để lập phiếu yêu cầu này. Sau khi hoàn thành, biểu mẫu sẽ được trình lên các cấp thẩm quyền gồm Phòng Kinh doanh/Phòng Vật tư Thiết bị, Phụ trách đơn vị sản xuất và cuối cùng là người Duyệt cấp để xin phê duyệt trước khi nhập kho hoặc xuất vật tư.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị thực hiện: Ghi rõ tên bộ phận, phân xưởng hoặc đội sản xuất chịu trách nhiệm thi công công trình này.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày lập phiếu yêu cầu vật tư, thông thường là ngày hiện tại khi bắt đầu quy trình.
3. Tên công trình/dự án thực hiện: Nhập chính xác tên công trình hoặc dự án mà vật tư này phục vụ, ví dụ: "Lắp đặt trạm BTS quận 1".
4. Mã số dự án: Ghi mã số dự án đã được phòng dự án hoặc phòng kế hoạch cấp, giúp tra cứu và đối chiếu nhanh chóng.
5. Căn cứ lệnh sản xuất số... Ngày...: Ghi số hiệu và ngày ban hành của lệnh sản xuất làm cơ sở pháp lý cho việc yêu cầu vật tư.
6. Đơn vị đặt hàng: Ghi tên đơn vị hoặc khách hàng đã đặt hàng sản phẩm/dịch vụ, giúp xác định nguồn gốc yêu cầu.
7. Xuất tại kho: Ghi tên kho cụ thể dự kiến sẽ xuất vật tư (ví dụ: Kho A, Kho B).
8. TT (Số thứ tự): Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư trong danh sách.
9. Tên và quy cách vật tư: Ghi rõ tên gọi đầy đủ, chủng loại, kích thước, quy cách kỹ thuật của vật tư (ví dụ: Cáp quang 4 sợi, Ống nhựa PVC D27).
10. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị đo lường tương ứng như mét, cái, kg, bộ, cuộn...
11. Định mức: Ghi lượng vật tư cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một hạng mục công việc.
12. Tổng nhu cầu: Tính toán và ghi tổng số lượng vật tư cần dùng cho toàn bộ công trình, bằng Định mức nhân với khối lượng công việc.
13. Vật tư duyệt: Cột này do cấp có thẩm quyền (phụ trách đơn vị SX hoặc duyệt cấp) ghi sau khi xem xét, phê duyệt số lượng thực tế được xuất.
14. Ghi chú: Ghi các thông tin bổ sung như vật tư thay thế, yêu cầu kỹ thuật đặc biệt, hoặc lý do điều chỉnh số lượng.
15. Thống kê P.KD/P.VTTH: Dành cho cán bộ phòng Kinh doanh hoặc phòng Vật tư Thiết bị ký xác nhận sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu.
16. Phụ trách đơn vị SX: Người phụ trách trực tiếp đơn vị sản xuất ký tên xác nhận tính chính xác của nhu cầu vật tư.
17. Duyệt cấp: Lãnh đạo cấp cao hơn (Giám đốc hoặc Trưởng phòng) ký duyệt lần cuối, cho phép thực hiện xuất/mua vật tư.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các trường thông tin ở phần đầu (tên công trình, mã dự án, lệnh sản xuất) trước khi liệt kê danh sách vật tư.
• Đảm bảo tên và quy cách vật tư được ghi chính xác, thống nhất với danh mục vật tư chuẩn của công ty để tránh nhầm lẫn khi xuất kho.
• Số liệu ở cột "Tổng nhu cầu" phải được tính toán cẩn thận dựa trên định mức kỹ thuật đã được phê duyệt, không tự ý ước lượng.
• Chỉ những người có thẩm quyền mới được ký vào các cột "Thống kê", "Phụ trách đơn vị SX" và "Duyệt cấp". Nhân viên điền không được tự ý ký thay.
• Biểu mẫu sau khi hoàn thành cần được lưu trữ cẩn thận làm căn cứ đối chiếu với phiếu xuất kho và quyết toán công trình sau này.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Định mức" và "Tổng nhu cầu": Nhiều người ghi tổng số lượng cần dùng vào cột định mức, dẫn đến sai sót khi tính toán lại.
• Bỏ sót thông tin ở phần tiêu đề: Quên ghi mã số dự án hoặc số lệnh sản xuất, khiến biểu mẫu không có giá trị pháp lý và bị trả về.
• Ghi tên vật tư không đúng quy cách: Ví dụ chỉ ghi "Cáp đồng" mà không ghi rõ loại dây, tiết diện, dẫn đến xuất sai vật tư.
• Không có chữ ký đầy đủ: Thiếu chữ ký của một trong ba cấp (P.KD/P.VTTH, Phụ trách đơn vị SX, Duyệt cấp) làm quy trình bị đình trệ.
• Sử dụng đơn vị tính không thống nhất: Ví dụ vừa dùng "mét" vừa dùng "cây" cho cùng một loại vật tư, gây khó khăn cho việc kiểm kê và xuất kho.