Hướng dẫn điền giấy đề nghị thanh toán mẫu 04c-TT chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu giấy đề nghị thanh toán (mẫu số 04c-TT) được sử dụng để nhân viên hoặc bộ phận trong công ty đề xuất việc chi trả một khoản tiền cho các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mẫu này thuộc danh mục quản lý sản xuất thiết bị viễn thông, truyền hình, điện thoại và cơ khí. Khi được lãnh đạo và kế toán trưởng phê duyệt, giấy đề nghị thanh toán sẽ là căn cứ để phòng kế toán thực hiện chi tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người thụ hưởng. Việc sử dụng đúng biểu mẫu giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của chứng từ kế toán.

Ai điền và khi nào

Người điền biểu mẫu này là nhân viên hoặc cán bộ có nhu cầu thanh toán các khoản chi phí đã ứng trước hoặc cần được công ty chi trả trực tiếp. Thông thường, người đề nghị là người trực tiếp thực hiện giao dịch mua sắm vật tư, thiết bị, dịch vụ hoặc chi phí công tác. Biểu mẫu được điền sau khi có đầy đủ chứng từ gốc như hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và trước khi trình lãnh đạo phê duyệt. Thời điểm điền lý tưởng nhất là ngay khi phát sinh chi phí hoặc khi cần thanh toán cho nhà cung cấp, đối tác theo đúng tiến độ hợp đồng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Đơn vị, Địa chỉ: Ghi tên đơn vị trực thuộc (ví dụ: Phòng Kỹ thuật, Xưởng Sản xuất) và địa chỉ cụ thể của đơn vị đó. Không ghi tên công ty mẹ nếu không phải là đơn vị đề nghị.
2. Ngày tháng năm: Ghi ngày hiện tại khi lập giấy đề nghị. Định dạng ngày/tháng/năm, viết bằng số.
3. Họ và tên người đề nghị: Ghi đầy đủ họ tên người trực tiếp đề xuất thanh toán, viết chữ in hoa có dấu hoặc viết thường rõ ràng.
4. Số giấy GT, CMT: Ghi số chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đề nghị để đối chiếu khi cần.
5. Bộ phận công tác: Ghi tên phòng ban, bộ phận nơi người đề nghị đang làm việc.
6. Số tiền đề nghị thanh toán: Ghi tổng số tiền cần thanh toán bằng số, ví dụ: 5.000.000. Lưu ý viết liền, không cách, dùng dấu chấm phân cách hàng nghìn.
7. Bằng chữ: Viết số tiền bằng chữ, ví dụ: "Năm triệu đồng chẵn". Viết hoa chữ cái đầu, không viết tắt.
8. Hình thức thanh toán: Đánh dấu "q" vào ô tương ứng: Tiền mặt, Ngân hàng hoặc Mở L/C. Chỉ chọn một hình thức duy nhất.
9. Thời hạn thanh toán: Ghi ngày tháng năm dự kiến thanh toán, theo định dạng ngày/tháng/năm.
10. Tên dự án/hợp đồng: Ghi tên dự án hoặc hợp đồng liên quan đến khoản chi. Nếu không có, ghi "Không".
11. Mã dự án: Ghi mã số dự án được cấp bởi phòng kế hoạch hoặc kế toán. Nếu không có, để trống hoặc ghi "N/A".
12. Trả cho đơn vị: Ghi tên đơn vị thụ hưởng (cá nhân hoặc tổ chức nhận tiền).
13. Số tài khoản: Ghi số tài khoản ngân hàng của đơn vị thụ hưởng nếu thanh toán qua ngân hàng.
14. Tại Ngân hàng: Ghi tên ngân hàng và chi nhánh nơi mở tài khoản.
15. Nội dung thanh toán: Mô tả chi tiết lý do thanh toán, ví dụ: "Thanh toán tiền mua linh kiện điện tử cho dự án ABC theo hóa đơn số 123 ngày 01/01/2025".
16. Kèm theo…chứng từ: Ghi số lượng chứng từ gốc đính kèm như hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ tất cả các trường bắt buộc, đặc biệt là số tiền, nội dung thanh toán và chữ ký người đề nghị.
• Chữ ký ở phần cuối phải có đủ bốn chữ ký: Lãnh đạo công ty, Kế toán trưởng, Lãnh đạo đơn vị và Người đề nghị. Thiếu bất kỳ chữ ký nào, giấy đề nghị sẽ không có hiệu lực.
• Số tiền bằng số và bằng chữ phải khớp nhau tuyệt đối. Nếu sai lệch, kế toán sẽ từ chối xử lý.
• Hình thức thanh toán phải được chọn rõ ràng, không được để trống hoặc chọn nhiều ô cùng lúc.
• Nội dung thanh toán cần mô tả cụ thể, tránh viết chung chung như "chi phí phát sinh" vì sẽ gây khó khăn khi kiểm tra chứng từ.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa số tiền bằng số và bằng chữ, dẫn đến sai lệch giá trị thanh toán.
• Quên ghi ngày tháng năm hoặc ghi ngày không hợp lệ (ví dụ: ngày trong tương lai xa).
• Không đánh dấu hình thức thanh toán hoặc đánh dấu vào hai ô cùng lúc, gây khó khăn cho kế toán.
• Bỏ sót chữ ký của một trong bốn vị trí bắt buộc, đặc biệt là chữ ký của lãnh đạo đơn vị hoặc kế toán trưởng.
• Ghi tên dự án hoặc mã dự án không chính xác, không khớp với hệ thống quản lý dự án của công ty.
• Không đính kèm đủ chứng từ gốc hoặc đính kèm chứng từ không liên quan đến nội dung thanh toán.