Mục đích sử dụng

Phiếu yêu cầu thực hiện hành động khắc phục phòng ngừa (KPPN) là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Cổ phần ABC. Biểu mẫu này được thiết kế để ghi nhận, phân tích và xử lý các sự không phù hợp đã xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Mục tiêu cuối cùng là loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, ngăn chặn tái diễn và liên tục cải tiến quy trình. Việc sử dụng đúng phiếu KPPN giúp doanh nghiệp duy trì chứng chỉ ISO, nâng cao năng suất và giảm thiểu rủi ro.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do bất kỳ nhân viên nào phát hiện sự không phù hợp (lỗi sản phẩm, sai quy trình, khiếu nại khách hàng) hoặc nhận thấy nguy cơ tiềm ẩn có thể gây ra vấn đề trong tương lai chủ động đề xuất. Người yêu cầu thường là nhân viên vận hành, giám sát, kiểm soát chất lượng hoặc trưởng bộ phận. Thời điểm điền là ngay khi phát hiện vấn đề hoặc ngay sau khi có dấu hiệu bất thường, trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng. Đối với các sự cố đã xảy ra, phiếu cần được lập trong vòng 24 giờ để đảm bảo thông tin còn mới và chính xác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số phiếu: Ghi theo mã số quy định: Số thứ tự/năm/KPPN/TÊNĐƠNVỊ. Ví dụ: 01/2025/KPPN/KHO. Nếu chưa có số, để trống và chờ bộ phận hành chính hoặc QMR cấp.
2. Miêu tả sự không phù hợp/sự không phù hợp tiềm năng/vấn đề có thể cải tiến: Mô tả chi tiết, cụ thể vấn đề đã xảy ra hoặc có nguy cơ xảy ra. Ghi rõ thời gian, địa điểm, sản phẩm/quy trình liên quan. Ví dụ: "Ngày 10/01, lô hàng A bị trầy xước do xe nâng va chạm trong kho."
3. Người yêu cầu & Ngày: Ghi họ tên người phát hiện và đề xuất phiếu. Ngày tháng là ngày lập phiếu.
4. Nguyên nhân của sự không phù hợp: Phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng phương pháp 5 Why hoặc Ishikawa. Không chỉ ghi nguyên nhân bề mặt. Ví dụ: "Nguyên nhân: Xe nâng không có cảm biến báo khoảng cách, tài xế chưa được đào tạo về quy trình xếp hàng."
5. Hành động khắc phục/phòng ngừa: Đề xuất hành động cụ thể để loại bỏ nguyên nhân. Hành động khắc phục dành cho vấn đề đã xảy ra, hành động phòng ngừa dành cho nguy cơ tiềm ẩn. Ví dụ: "Lắp cảm biến khoảng cách cho xe nâng, tổ chức đào tạo lại quy trình xếp hàng cho toàn bộ tài xế."
6. Ngày dự kiến hoàn thành & Ngày đề xuất: Ngày dự kiến hoàn thành là thời hạn dự kiến để thực hiện xong hành động. Ngày đề xuất là ngày lập phiếu (thường trùng với ngày ở mục Người yêu cầu).
7. Người thực hiện & Người phê duyệt: Người thực hiện là cá nhân/bộ phận chịu trách nhiệm triển khai hành động. Người phê duyệt là trưởng bộ phận hoặc QMR (Quản lý chất lượng) xác nhận tính khả thi của kế hoạch.
8. Kiểm tra: Đạt / Không đạt: Sau khi hành động hoàn thành, người kiểm tra đánh dấu vào ô tương ứng. Đạt nếu hành động hiệu quả, không đạt nếu vấn đề chưa được giải quyết triệt để.
9. Số phiếu Khắc phục phòng ngừa mới: Nếu hành động không đạt, cần lập phiếu KPPN mới, ghi số phiếu mới vào ô này để theo dõi chuỗi xử lý.
10. Ý kiến: Người kiểm tra hoặc QMR ghi nhận xét về kết quả kiểm tra, đề xuất hướng xử lý tiếp theo nếu cần.
11. Người kiểm tra & Ngày: Người thực hiện kiểm tra thực tế sau khi hành động hoàn thành, ghi họ tên và ngày kiểm tra.
12. QMR & Ngày: QMR (Management Representative) ký xác nhận cuối cùng, đóng dấu xác nhận phiếu đã được xử lý hoàn tất và lưu hồ sơ.

Lưu ý quan trọng

• Mọi thông tin trên phiếu phải được ghi bằng bút mực, rõ ràng, không tẩy xóa. Nếu sai, gạch chéo và ghi lại bên cạnh, có ký xác nhận.
• Nguyên nhân phải được phân tích đến gốc rễ, không chấp nhận nguyên nhân chung chung như "do bất cẩn" hay "do máy hỏng".
• Hành động đề xuất phải khả thi, có ngân sách và nguồn lực thực hiện. Tránh đề xuất các hành động mang tính lý thuyết, không thể áp dụng.
• Phiếu phải được chuyển đến người phê duyệt trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày lập. Không để tồn đọng.
• Sau khi hành động hoàn thành, người thực hiện phải thông báo cho người kiểm tra để tiến hành đánh giá hiệu quả trong vòng 5 ngày.

Lỗi thường gặp

• Không ghi số phiếu hoặc ghi sai định dạng, gây khó khăn cho việc tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
• Mô tả sự không phù hợp quá chung chung, thiếu dữ liệu cụ thể như thời gian, địa điểm, sản phẩm, khiến người đọc không hiểu rõ vấn đề.
• Phân tích nguyên nhân chỉ dừng ở bề mặt, không đi sâu tìm nguyên nhân gốc rễ, dẫn đến hành động khắc phục không triệt để.
• Đề xuất hành động khắc phục không có thời hạn hoặc người chịu trách nhiệm rõ ràng, dẫn đến không ai thực hiện.
• Bỏ qua mục "Kiểm tra" hoặc đánh dấu đạt/không đạt mà không có ý kiến nhận xét, làm mất giá trị của phiếu trong việc cải tiến liên tục.