Mục đích sử dụng
Biểu mẫu "Sổ theo dõi sản phẩm không phù hợp" (SPKPH) được thiết kế nhằm ghi nhận, kiểm soát và theo dõi toàn bộ các sản phẩm, bán thành phẩm hoặc nguyên vật liệu không đáp ứng yêu cầu chất lượng đã định. Mục đích chính là tạo một hệ thống minh bạch để quản lý các lỗi phát sinh trong quá trình sản xuất, nhập kho hoặc giao hàng. Thông qua sổ này, doanh nghiệp có thể xác định nguyên nhân gốc rễ, triển khai kế hoạch xử lý kịp thời và ngăn ngừa tái diễn. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, giúp đảm bảo mọi sự không phù hợp đều được giải quyết triệt để và có bằng chứng lưu trữ.
Ai điền và khi nào
Biểu mẫu này do nhân viên kiểm soát chất lượng (QC), nhân viên sản xuất hoặc thủ kho trực tiếp phát hiện sự cố điền. Thời điểm điền là ngay khi phát hiện sản phẩm không phù hợp trong quá trình kiểm tra đầu vào, kiểm tra giữa lô sản xuất, kiểm tra thành phẩm hoặc khi nhận được phản hồi từ khách hàng. Ngoài ra, trưởng bộ phận liên quan cũng có thể yêu cầu lập biên bản khi có dấu hiệu bất thường về chất lượng. Mỗi lần phát hiện một lỗi riêng biệt hoặc một lô hàng có cùng dấu hiệu lỗi, cần lập một dòng mới trong sổ. Không gộp chung nhiều sự cố khác nhau vào cùng một báo cáo.
Hướng dẫn điền từng mục
- Báo cáo SPKPH số: Điền mã số duy nhất cho mỗi báo cáo, theo quy tắc đánh số của công ty (ví dụ: SPKPH-2025-001). Mã này giúp tra cứu và liên kết với các tài liệu liên quan sau này.
- Ngày lập: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi phát hiện sự không phù hợp. Định dạng dd/mm/yyyy. Đây là mốc thời gian bắt đầu quy trình xử lý.
- Miêu tả sự không phù hợp: Mô tả chi tiết, cụ thể lỗi phát hiện: tên sản phẩm, mã lô, số lượng, vị trí lỗi, tính chất lỗi (ví dụ: kích thước sai, màu sắc lệch, nứt vỡ, thiếu phụ kiện). Càng rõ ràng càng tốt để người xử lý hiểu đúng vấn đề.
- Kế hoạch xử lý: Ghi rõ phương án xử lý đã được phê duyệt, ví dụ: sửa chữa, phân loại lại, hạ cấp, trả về nhà cung cấp, tiêu hủy. Kèm theo thời gian dự kiến hoàn thành và người chịu trách nhiệm thực hiện.
- Số bản KPH mới: Nhập số lượng sản phẩm không phù hợp thực tế được phát hiện trong lần kiểm tra này. Đơn vị tính phải thống nhất (cái, kg, mét, hộp...).
- Ngày kết thúc: Ghi ngày thực tế hoàn thành toàn bộ kế hoạch xử lý đã đề ra. Nếu chưa xử lý xong, để trống và cập nhật sau khi hoàn tất.
- Ngày kiểm tra: Ghi ngày bộ phận QC hoặc người được ủy quyền kiểm tra lại sản phẩm sau xử lý, xác nhận lỗi đã được khắc phục hoặc sản phẩm đã được loại bỏ đúng quy định.
Lưu ý quan trọng
- Không được tẩy xóa hoặc viết đè lên thông tin đã ghi. Nếu sai, gạch ngang một đường và ký xác nhận bên cạnh, sau đó ghi lại nội dung đúng.
- Mỗi báo cáo chỉ ghi nhận một sự cố không phù hợp duy nhất. Không gộp nhiều lỗi khác nhau vào cùng một dòng để tránh nhầm lẫn khi theo dõi.
- Phần "Kế hoạch xử lý" phải được sự phê duyệt của trưởng bộ phận hoặc người có thẩm quyền trước khi thực hiện. Không tự ý xử lý khi chưa có phê duyệt.
- Lưu giữ sổ theo dõi tại nơi khô ráo, dễ tra cứu. Thời gian lưu trữ tối thiểu theo quy định của công ty (thường là 3-5 năm) để phục vụ đánh giá nội bộ và khách hàng.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu thông tin ở cột "Miêu tả sự không phù hợp", chỉ ghi chung chung như "hàng lỗi" mà không nêu rõ lỗi gì, lô nào, dẫn đến khó xác định nguyên nhân và khó xử lý.
- Nhầm lẫn giữa "Ngày kết thúc" và "Ngày kiểm tra". Nhiều người điền cả hai ngày giống nhau, trong khi thực tế ngày kiểm tra phải sau ngày kết thúc xử lý ít nhất một ngày để có thời gian đánh giá hiệu quả.
- Không cập nhật "Ngày kết thúc" sau khi hoàn thành kế hoạch xử lý, để trống vĩnh viễn, làm mất tính chính xác của sổ theo dõi và gây khó khăn khi kiểm tra đối chiếu.
- Viết tắt không thống nhất hoặc dùng ký hiệu riêng không được giải thích, khiến người khác đọc không hiểu hoặc hiểu sai nội dung báo cáo.
