Hướng dẫn điền bảng mô tả công việc Tổng Giám Đốc

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "Bảng mô tả công việc Tổng Giám Đốc" được thiết kế nhằm chuẩn hóa và hệ thống hóa toàn bộ thông tin về vị trí lãnh đạo cao nhất trong công ty cổ phần. Tài liệu này giúp xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Tổng Giám Đốc, từ đó tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động điều hành. Đồng thời, biểu mẫu là công cụ quan trọng để Hội đồng quản trị đánh giá năng lực, hiệu quả công việc và làm căn cứ xây dựng hợp đồng lao động, thang bảng lương phù hợp. Việc điền đầy đủ và chính xác biểu mẫu này còn hỗ trợ quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ kế cận cho vị trí chiến lược này.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Phòng Nhân sự chủ trì soạn thảo dựa trên định hướng của Hội đồng quản trị và ý kiến đóng góp của Tổng Giám Đốc đương nhiệm. Thời điểm điền biểu mẫu thường diễn ra khi thành lập công ty mới, khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, hoặc khi bổ nhiệm Tổng Giám Đốc mới. Ngoài ra, biểu mẫu cần được cập nhật định kỳ hàng năm hoặc khi có sự thay đổi về chiến lược kinh doanh, quy mô hoạt động của công ty. Đối với các công ty đang hoạt động ổn định, việc rà soát và điều chỉnh bảng mô tả công việc này nên được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần để đảm bảo tính phù hợp với thực tiễn.

Hướng dẫn điền từng mục

1. I. Thông tin chung: Mục này gồm 5 trường. Tại trường "Tên chức danh" ghi rõ "Tổng Giám Đốc". "Mã chức danh" để trống nếu chưa có quy định mã số nhân sự. "Đơn vị công tác" ghi tên đầy đủ công ty cổ phần. "Cấp trên trực tiếp" luôn là "Chủ tịch Hội đồng quản trị". "Địa chỉ nơi làm việc" ghi trụ sở chính, thường là TP.HCM hoặc địa phương khác.
2. II. Tóm tắt công việc: Viết 2-3 câu ngắn gọn khái quát vai trò cốt lõi. Ví dụ: "Hoạch định, tổ chức thực hiện và kiểm soát toàn bộ hoạt động của Công ty theo quy chế giao việc của HĐQT. Xây dựng các chiến lược, kế hoạch hành động hàng năm và kế hoạch đầu tư phát triển của Công ty trình HĐQT."
3. III. Nhiệm vụ chính: Liệt kê từ 8-12 nhiệm vụ cụ thể, bắt đầu bằng động từ mạnh như "Thiết lập", "Tổ chức", "Phê duyệt", "Quyết định", "Đề xuất". Mỗi nhiệm vụ cần mô tả rõ phạm vi và đối tượng tác động, ví dụ: "Phê duyệt và báo cáo HĐQT tất cả các quy định, định mức kinh tế, tiêu chuẩn chất lượng, đơn giá, tiền lương."
4. IV. Trách nhiệm: Ghi rõ các trách nhiệm pháp lý và quản trị. Mỗi dòng bắt đầu bằng "Chịu trách nhiệm..." và nêu rõ hậu quả nếu vi phạm. Ví dụ: "Chịu trách nhiệm trước Pháp luật, trước HĐQT các sai sót xảy ra do yếu tố chủ quan, thiếu trách nhiệm trong công tác điều hành quản lý."
5. V. Quyền hạn: Liệt kê các quyền quyết định cụ thể như quyền sử dụng vốn, quyền bổ nhiệm nhân sự, quyền quyết định lương thưởng. Cần phân biệt rõ quyền hạn nào thuộc thẩm quyền của Tổng Giám Đốc và quyền hạn nào phải trình HĐQT phê duyệt.
6. VI. Lề lối làm việc và mối quan hệ: Phần này mô tả nguyên tắc làm việc và bảng quan hệ công tác. Trong bảng, cần đánh dấu "X" vào cột "Nội bộ" hoặc "Bên ngoài", ghi rõ cá nhân/đơn vị có quan hệ, mục đích và thời điểm quan hệ. Ví dụ: với Chủ tịch HĐQT là quan hệ nội bộ hàng ngày để tiếp nhận mệnh lệnh và báo cáo.
7. VII. Phương tiện làm việc: Liệt kê các tài sản, công cụ được giao như giấy phép thành lập, con dấu pháp nhân, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng (bàn ghế, laptop, máy in). Mục này giúp kiểm kê tài sản khi bàn giao công việc.
8. VIII. Tiêu chuẩn chức danh: Gồm 4 nhóm: Trình độ chuyên môn (ví dụ: Thạc sỹ kinh tế, 5 năm kinh nghiệm), Kiến thức (nắm rõ điều lệ công ty, am hiểu quản lý doanh nghiệp), Kỹ năng (tổ chức điều hành, kiểm tra giám sát, giao tiếp đàm phán), Tố chất (chững chạc, công bằng, nhạy bén, quyết đoán).

Lưu ý quan trọng

• Toàn bộ nội dung trong bảng mô tả phải phù hợp với Điều lệ công ty, Luật Doanh nghiệp và các quy định pháp luật hiện hành.
• Không được bỏ sót mục "Trách nhiệm" vì đây là căn cứ pháp lý quan trọng để xử lý khi xảy ra sai phạm trong quản lý.
• Phần "Quyền hạn" cần được HĐQT thông qua và ghi rõ trong quy chế giao việc để tránh tranh chấp thẩm quyền sau này.
• Bảng "Mối quan hệ công tác" phải được cập nhật thường xuyên khi có thay đổi về nhân sự chủ chốt hoặc cơ cấu tổ chức.
• Tiêu chuẩn chức danh cần được xây dựng thực tế, không quá cao hoặc quá thấp so với nhu cầu thị trường lao động để thu hút ứng viên phù hợp.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Nhiệm vụ chính" và "Trách nhiệm": Nhiệm vụ là công việc phải làm, trách nhiệm là hậu quả phải gánh chịu nếu không hoàn thành nhiệm vụ.
• Bỏ sót mục "Mã chức danh" hoặc để trống các trường thông tin chung, gây khó khăn cho việc quản lý hồ sơ nhân sự.
• Viết quyền hạn quá chung chung, không phân định rõ thẩm quyền giữa Tổng Giám Đốc và HĐQT, dễ dẫn đến xung đột quyền lực.
• Không cập nhật bảng quan hệ công tác khi có thay đổi về nhân sự hoặc quy trình làm việc, làm cho tài liệu nhanh chóng lạc hậu.
• Đặt tiêu chuẩn chức danh không khả thi, ví dụ yêu cầu quá nhiều năm kinh nghiệm hoặc bằng cấp không phù hợp với quy mô công ty.
• Quên ký xác nhận của các bên liên quan (Tổng Giám Đốc, Chủ tịch HĐQT) sau khi hoàn thiện bảng mô tả, làm mất giá trị pháp lý của tài liệu.